Yêu Cầu Chức Năng Của Hệ Thống / TOP 8 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Khái niệm ca sử dụng, hay trường hợp sử dụng (Use Case) được Ivan Jacobson đề xuất từ năm 1994 nhằm mô tả các dịch vụ của hệ thống cho khách hàng và xác định mối quan hệ tương tác giữa hệ thống phần mềm với NSD trong nghiệp vụ.

Một cách hình thức hơn, ca sử dụng mô tả tập các hoạt động của hệ thống theo quan điểm của các tác nhân (Actor). Nó mô tả các yêu cầu của hệ thống và trả lời cho câu hỏi:

Hệ thống phải làm cái gì (What ?).

Ca sử dụng mô tả một quá trình từ bắt đầu cho đến khi kết thúc, gồm dãy các thao tác, các giao dịch cần thiết để sản sinh ra cái gì đó (giá trị, thông tin) theo yêu cầu của một tổ chức, của tác nhân, v.v.

Ca sử dụng được ký hiệu là:

Ký hiệu của ca sử dụng

Trong đó, ” Hoạt động ” là các chức năng, nhiệm vụ hay gọi chung là dịch vụ của hệ thống và nó thường được mô tả bằng các động từ, hay mệnh đề động từ đơn,

Bán hàng, thanh toán, khởi động hệ thống, v.v.

Những ca sử dụng phức tạp sẽ được mô tả chi tiết thông qua các kịch bản.

Mục tiêu của ca sử dụng trong cả quá trình phát triển phần mềm:

Mô tả các yêu cầu chức năng của hệ thống, là kết quả của quá trình khảo sát, nghiên cứu các yêu cầu của bài toán và những thoả thuận giữa khách hàng, NSD hệ thống với người phát triển phần mềm.

Làm cơ sở để người phân tích viên hiểu, người thiết kế xây dựng các kiến trúc, người lập trình cài đặt các chức năng của hệ thống,

Cung cấp các cơ sở để kiểm duyệt, thử nghiệm hệ thống.

Các ca sử dụng đóng vai trò rất quan trọng trong cả quá trình phát triển phần mềm, tất cả các pha phân tích, thiết kế sau này đều dựa vào các ca sử dụng. Như vậy, quá trình được hướng dẫn bởi ca sử dụng là một cách hữu hiệu để mô hình hoá hệ thống với UML. Hình 3-2 chỉ cho chúng ta thấy ai sẽ cần đến ca sử dụng và cần để làm gì. Người sử dụng phải nêu được các yêu cầu của hệ thống, phân tích viên phải hiểu được các công việc của hệ thống, người thiết kế (kiến trúc sư) phải kiến trúc sư phải đưa ra được các thành phần để thực hiện các ca sử dụng, người lập trình thực hiện cài đặt chúng và cuối cùng nhân viên kiểm tra hệ thống dựa vào những ca sử dụng đó.

Vai trò của ca sử dụng trong quá trình phát triển phân mềm

Tác nhân ngoài, hay gọi ngắn gọn là tác nhân là những thực thể bên ngoài có tương tác với hệ thống, bao gồm người, vật, thiết bị hay các hệ thống khác có trao đổi thông tin với hệ thống. Nói cách khác, tác nhân đại diện cho người hay một bộ phận của tổ chức mong muốn nhận được các thông tin (dữ liệu) hoặc các câu trả lời từ những ca sử dụng tương ứng.

Khách mua hàng, người bán hàng là hai tác nhân của HBH.

Ký hiệu của tác nhân là hình nhân cùng với tên gọi như hình 3.

Ký hiệu tác nhân Khách hàng

Tên gọi của tác nhân được mô tả bằng các danh từ (chung) và thường phải nêu được vai trò của nó đối với hệ thống.

Tác nhân trao đổi với hệ thống thông qua việc tương tác, sử dụng các dịch vụ của hệ thống là các ca sử dụng bằng cách trao đổi các thông điệp. Như vậy, tác nhân sẽ cung cấp hoặc sử dụng các thông tin của hệ thống thông qua các ca sử dụng.

Tác nhân Khách hàng tương tác với ca sử dụng Thanh toán

Thông thường trong mỗi hệ thống, khách hàng, NSD, người quản lý, người phụ vụ, v.v. có thể xem như là các tác nhân của hệ thống đó. Chúng ta cũng dễ nhận thấy, một ca sử dụng thì phải được khởi động bởi, hay phục vụ cho một hay nhiều tác nhân.

Xác định các tác nhân

Tác nhân là một bộ phận bên ngoài hệ thống nhưng cộng tác chặt chẽ với hệ thống. Nó chính là đối tượng mà hệ thống phục vụ hoặc cần có để cung cấp dữ liệu. Do đó, nhiệm vụ trước tiên của người phân tích là xác định các tác nhân.

Một trong các kỹ thuật hỗ trợ để xác định các tác nhân là dựa trên các câu trả lời những câu hỏi sau:

Ai sẽ sử dụng các chức năng chính của hệ thống?

Ai cần sự hỗ trợ của hệ thống để thực hiện các công việc hàng ngày?

Ai quản trị, bảo dưỡng để đảm bảo cho hệ thống hoạt động thường xuyên?

Hệ thống quản lý, sử dụng những thiết bị nào?

Hệ thống cần tương tác với những bộ phận, hệ thống nào khác?

Ai hay cái gì quan tâm đến kết quả xử lý của hệ thống?

Xác định các ca sử dụng

Bước tiếp theo là xác định các ca sử dụng dựa trên những tài liệu đặc tả các yêu cầu, thông qua các tác nhân, v.v. Có hai phương pháp chính hỗ trợ giúp ta xác định các ca sử dụng:

1. Phương pháp thứ nhất là dựa vào các tác nhân:

b. Với mỗi tác nhân, tìm những tiến trình (chức năng) được khởi đầu, hay giúp các tác nhân thực hiện, giao tiếp / tương tác với hệ thống.

2. Phương pháp thứ hai để tìm các ca sử dụng là dựa vào các sự kiện.

a.Xác định những sự kiện bên ngoài có tác động đến hệ thống hay hệ thống phải trả lời.

Tương tự như trên, hãy trả lời những câu hỏi sau đây để tìm ra các ca sử dụng:

1. Nhiệm vụ chính của các tác nhân là gì?

2. Tác nhân cần phải đọc, ghi, sửa đổi, cập nhật, hay lưu trữ thông tin hay không?

3. Những thay đổi bên ngoài hệ thống thì tác nhân có cần phải thông báo cho hệ thống hay không?

4. Những tác nhân nào cần được thông báo về những thay đổi của hệ thống?

5. Hệ thống cần có những đầu vào/ra nào?, từ đâu và đến đâu?

Dựa vào các phương pháp nêu trên, chúng ta hãy xác định các tác nhân và các ca

sử dụng của hệ thống HBH.

1. Danh sách các tác nhân của HBH:

+ Khách hàng (Customer): là những người được hệ HBH phục vụ, là khách hàng.

+ Người bán hàng (Cashier): những người cần sử dụng chức năng bán hàng của hệ thống để thực hiện nhiệm vụ của mình.

+ Người quản lý (Manager): những người được phép khởi động (Start Up) hay kết thúc cả hệ thống (Shut Down) tại các điểm bán hàng đầu cuối.

+ Người quản trị hệ thống (System Administrator): có thể bổ sung, thay đổi những NSD.

2. Danh sách các ca sử dụng của HBH

3. Đăng nhập hệ thống (Log In): Người bán hàng cần sử dụng để nhập vào hệ thống và sử dụng nó để bán hàng.

4. Khởi động (Start Up), Đóng hệ thống (Shut Down): Người quản lý thực hiện để khởi động hay kết thúc hoạt động của hệ thống.

5. Bổ sung NSD mới (Add New Users), Loại bỏ NSD (Remove User): Người quản trị hệ thống có thể bổ sung thêm người sử dụng mới hay loại bỏ những NSD không còn cần sử dụng hệ thống.

Sau khi xác định được các tác nhân và các ca sử dụng thì phải đặt lại tên cho chúng. Tên của các tác nhân và ca sử dụng phải đơn giản, rõ nghĩa và phù hợp với lĩnh vực của bài toán ứng dụng.

Tên của tác nhân phải là danh từ chung và biểu hiện được vai trò của nó trong các mối quan hệ với hệ thống.

Tên của ca sử dụng phải bắt đầu bằng động từ, là mệnh đề đơn, ngắn gọn và mô tả đúng nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện.

Tóm lại, danh sách các tác nhân và ca sử dụng trong hệ HBH được xác định như sau:

Người bán hàng (Cashier)

Đăng nhập hệ thống (Log In)Thu tiền bán hàng (Cash Out)

Khách hàng (Customer)

Mua hàng (Buy Items)Thu tiền, thanh toán (Refund Items)

Người quản lý (Manager) Hay gian hàng trưởng

Khởi động hệ thống (Start Up) để ngườibán hàng có thể sử dụng để bán hàng.Đóng hệ thống khi hết giờ (Shut Down)

Quản trị hệ thống(System Adminitrator)

Bổ sung NSD (Add New Users) Loại bỏ NSD (Delete User)

Các chức năng mua hàng và bán hànglà tương ứng với khách hàng hay người bán, nhưng trong hệ HBH ta có thể sử dụng một tên gọi chung là bán hàng. Tương tự, Thu tiền bán hàng và Thu tiền có thể đồng nhất là Thu tiền hoặc Thanh toán.

Để hiểu rõ hơn về tiến trình xử lý các yêu cầu của hệ thống, ta nên xây dựng các đặc tả cho các ca sử dụng.

Mẫu ( Format) đặc tả ca sử dụng có dạng:

Ca sử dụng: Tên của ca sử dụng bắt đầu bằng động từ.

Mô tả: Mô tả tóm tắt tiến trình xử lý công việc cần thực hiện.

Đặc tả một số ca sử dụng trong HBH

1. Ca sử dụng: Mua hay bán hàng

Tác nhân: Khách hàng, người bán hàng

Mô tả: Khách hàng sau khi đã chọn đủ các mặt hàng cần mua để ở trong giỏ hàng thì đưa hàng đến quầy thu tiền. Người bán hàng lần lượt ghi nhận các mặt hàng trong giỏ hàng của khách và thu tiền. Sau khi thanh toán xong khách hàng được mang số hàng đã mua đi ra khỏi cửa hàng.

Tham chiếu tới: Các chức năng R1.1, R1.2,2 R1.3, R1.6, R1.7, R1.8, R2.1, R2.2, R2.3.

Tác nhân: Khách hàng, người bán hàng.

Mô tả: Khách hàng có thể trả tiền theo 3 phương thức:

1. Trả tiền mặt

2. Trả bằng thẻ tín dụng

3. Trả bằng séc

Người bán nhận tiền mặt, thẻ tín dụng, tiền séc rồi thanh toán tiền thừa cho khách hàng sau khi thẻ tín dụng, séc đã được kiểm duyệt.

Tham chiếu tới: Các chức năng R1.1, R1.2,2 R1.3, R1.9, R2.1, R2.2, R2.3. Tương tự mô tả tiếp các ca sử dụng còn lại.

Như trong đặc tả ca sử dụng ” Thanh toán” ta thấy nó lại được phân làm ba trường hợp: Thanh toán tiền mặt, Thanh toán bằng thẻ tín dụng và Thanh toán bằng séc. Do đó, để hiểu rõ hơn các hoạt động của hệ thống chúng ta có thể bổ sung thêm ba ca sử dụng mới: Thanh toán tiền mặt, Thanh toán bằng thẻ tín dụng và Thanh toán bằng séc. Để thanh toán được bằng thẻ tín dụng và bằng séc thì thẻ tín dụng, séc phải được kiểm duyệt bởi các tác nhân:

+ Bộ phận kiểm duyệt thẻ tín dụng: giúp hệ thống kiểm tra thẻ tín dụng.

+ Bộ phận kiểm duyệt : giúp hệ thống kiểm tra séc.

Ngoài những đặc tả nêu trên, ta còn có thể xây dựng các kịch bản hành động để mô tả các sự kiện xảy ra trong hệ thống. Mỗi kịch bản có thể mô tả theo hai luồng: luồng thực hiện của các tác nhân và luồng tương ứng với hệ thống.

Đối với ca sử dụng “Bán hàng” có kịch bản (luồng công việc chính) thực hiện như sau:

Nếu khách hàng không trả đủ tiền, hoặc khi thẻ tín dụng, séc không hợp lệ thì huỷ bỏ phiên giao dịch đó.Sau đó xây dựng những kịch bản (luồng công việc) khác hoặc những kịch bản con (luồng công việc phụ) để hiểu và nắm bắt được mọi yêu cầu của hệ thống.

Kịch bản con “Thanh toán bằng thẻ tín dụng”

Ngày 3/10, tại Hà Nội, Bộ Tư pháp tổ chức Hội nghị góp ý dự thảo Báo cáo của Ban Cán sự Đảng Chính phủ tổng kết Nghị quyết số 48-NQ/TW về chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020.

Trình bày tóm tắt dự thảo Báo cáo, Vụ trưởng Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật (Bộ Tư pháp) Nguyễn Hồng Tuyến cho biết: Sau gần 15 năm, việc thực hiện Chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật nói chung của các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương nói riêng đã đạt được nhiều thành công quan trọng, ở cả khía cạnh xây dựng thể chế và tổ chức thi hành pháp luật.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp Lê Thành Long phát biểu tại Hội nghị. Ảnh: TH.

Trong giai đoạn 2005 – 2019, hệ thống pháp luật của nước ta không ngừng được hoàn thiện. Công tác xây dựng và hoàn thiện trên các lĩnh vực cơ bản được thể chế hóa kịp thời, đầy đủ, đúng đắn đường lối, chủ trương của Đảng, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội và hội nhập quốc tế của đất nước. Hệ thống pháp luật, chính sách kinh tế đã được xây dựng tương đối đồng bộ, cơ bản phù hợp với cơ chế thị trường định hướng XHCN….

Tuy nhiên, hệ thống pháp luật chưa thực sự đồng bộ, thống nhất, vẫn còn cồng kềnh với nhiều hình thức văn bản, với nhiều cơ quan có thẩm quyền ban hành, còn có dự án luật chồng chéo, mâu thuẫn. Tích thích ứng của hệ thống pháp luật chưa thực sự đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội. Công tác tổ chức thi hành pháp luật vẫn là khâu yếu, chưa kịp thời đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền XHCN; chế tài pháp lý chưa thực sự nghiêm khắc, vẫn còn hiện tượng “nhờn” luật trên một số lĩnh vực. Công tác phổ biến, tuyên truyền giáo dục pháp luật hiệu quả chưa cao..

Để tiếp tục phục vụ xây dựng Nhà nước pháp quyền, phục vụ hội nhập quốc tế, gắn kết chặt chẽ giữa xây dựng pháp luật và tổ chức thi hành pháp luật… , dự thảo Báo cáo đưa ra kiến nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành Nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương về xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam, tổ chức thi hành pháp luật và cải cách tư pháp giai đoạn 2021 – 2030, tầm nhìn đến năm 2045; tiếp tục đổi mới nội dung và phương thức lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước pháp quyền nói chung, trong từng lĩnh vực lập pháp, hành pháp và tư pháp nói riêng.

Tại Hội nghị, Thứ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Phạm Anh Tuấn chỉ ra vẫn còn bất cập cần đánh giá thêm như: thể chế không theo kịp sự thay đổi nhanh chóng của thế giới; nhiều quy định thiếu thực tế lại chậm đổi mới, dẫn đến một số văn bản ra đời không theo kịp yêu cầu của cuộc sống…

Theo ông Phạm Anh Tuấn, cách mạng 4.0 hiện làm thay đổi tất cả từ quản lý nhà nước đến các lĩnh vực trong đời sống nhưng trong dự thảo báo cáo còn mờ nhạt. Trên cơ sở đó đề nghị, trong thời gian tới một mặt phải hoàn thiện pháp luật, còn mặt khác là phải làm mới, tập trung vào pháp luật cho Chính phủ điện tử (chia sẻ dữ liệu, kết nối, dùng chung), kinh tế số (điều chỉnh được toàn bộ ngành nghề mới).

Phó Vụ trưởng Vụ Pháp luật hình sự – hành chính (Bộ Tư pháp) Nguyễn Thị Hạnh cũng cho rằng cần đơn giản hóa hệ thống pháp luật, tránh tình trạng “lạm phát” văn bản quy phạm pháp luật.

Ghi nhận các ý kiến đóng góp vào dự thảo Báo cáo, Bộ trưởng Bộ Tư pháp Lê Thành Long yêu cầu khi đánh giá Báo cáo phải bám sát mục đích, nội dung, định hướng chung và định hướng cụ thể, có lập luận rõ ràng.

Về các kiến nghị, Bộ trưởng nhận thấy các ý kiến cơ bản nhất trí nếu có thể được thì “nâng tầm” cơ quan ban hành là Nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương. Về phạm vi, Bộ trưởng cho hay, đã có 2 Nghị quyết riêng về xây dựng, hoàn thiện pháp luật và về cải cách tư pháp, song tới đây cần nhìn hệ thống pháp luật với tư cách là một chỉnh thể thống nhất, từ xây dựng, hoàn thiện pháp luật đến tổ chức thi hành pháp luật và gắn với cải cách pháp luật, cải cách tư pháp…/.

– Quản trị tài chính: Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng, kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp. Phân tích đa chiều về hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân sách, hợp nhất các báo cáo từ các đơn vị thành viên, các giao dịch nội bộ và giao dịch ngoại tệ. Tất cả các báo cáo tài chính đều theo tiêu chuẩn VAS và IAS. Ngoài ra các chức năng quản trị tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác như quản trị sản xuất, nhân sự tiền lương, kho, công nợ phải thu phải trả….

– Quản trị sản xuất: Chức năng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất. Căn cứ vào các số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng. Hệ thống bắt đầu từ việc xây dựng cấu trúc sản phẩm (BOM: Bill of Material), tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, máy và nhân công từ các định mức sản xuất do đơn vị thiết lập. Dựa trên các yếu tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc để thiết lập kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng. Tất cả các số liệu theo thời gian thực cho phép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời. Hệ thống cũng tính tới các công đoạn làm việc đồng thời, Các gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quan phát sinh trong quá trình sản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra.

– Quản trị kho: Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát sinh với các tiêu thức tình giá tuỳ chọn theo kiểu LIFO, FIFO, giá bình quân hay giá chuẩn. Với hệ thống tham số hoá được ứng dụng trong các hệ thống kiểm soát giá bán, chiết khấu, thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giúp Doanh nghiệp linh động điều chỉnh các tiêu thức giá bán, thưởng bán hàng, chiết khấu phù hợp với từng đối tượng sản phẩm, khách hàng theo mọi thời điểm khác nhau. Ngoài ra với các lớp thông số về kích thước trọng lượng, thông tin về mã vật tư hàng hoá…sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vận chuyển và theo dõi quản lý bảo hành vật tư hàng hoá trong kho.

– Quản trị bán hàng và công nợ phải thu: Chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độ thanh toán, tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của Doanh nghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chương trình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng. Phát hành hoá đơn và chuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng. Từ các số liệu bán hàng, tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phân tích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính.

– Quản trị mua hàng và công nợ phải trả: Chức năng này cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dự kiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng. Sau khi kết thúc nhận hàng căn cứ vào các hoá đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõi kiểm soát thanh toán phải trả sau khi kết giao dịch.

Chức năng này cũng cho phép tính toán, xử lý phân đoạn các khoản chi phí trả cho quá trình đặt hàng như vận chuyển ứng với các tiêu thức mua (FOB, CIF, Ex-work.vv.., các chi phí quản lý khác) của từng nhà cung cấp. Điều này cho phép tính toán lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity). Đồng thời cũng tính các mức tồn kho an toàn giúp xây dựng các lượng đặt hàng lặp lại (Re-Order) trong quá trình sản xuất.

Chức năng này cũng cho phép quản lý chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhiều tiêu chí đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chính.

– Quản trị sửa chữa: hệ thống máy móc thiết bị của doanh nghiệp may rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh nên hệ thống cần quản lý chặc chẽ được năng lực máy móc thiết bị, các kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để các phòng ban khác biết được lập ra các kế hoạch sản xuất phù hợp.

– Hệ thống cảnh báo thông minh: Cho phép thiết lập các chỉ tiêu cảnh báo tại các bộ phận – Chuyển vào nhà kho dữ liệu. Gửi message tới các nhân viên, các cán bộ quản lý qua Mobile với hệ thống GMS. Ngoài ra khi xử lý thao tác dữ liệu ở mỗi chức năng cụ thể đều xây dựng các cảnh báo riêng phù hợp với từng trường hợp đảm bảo thao tác xử lý chuẩn nhất. Hệ thống cũng cần phát hiện các sai sót do xử lý dữ liệu để cảnh báo cho nhân viên xử lý.

I. Những chức năng chính của hệ thống DMS.

1. Chức năng giám sát lộ trình bán hàng.

+ Định vị vị trí nhân viên mọi lúc mọi nơi.

– Phần mềm DMS sẽ giúp cho các nhà quản lý, giám sát bán hàng. Định vị được vị trí nhân viên bán hàng tại thời điểm hiện tại để biết nhân viên đang làm gì?. Ở đâu? Tránh tình trạng trốn việc của các nhân viên bán hàng như hiện nay.

+ Giám sát lộ trình bán hàng của nhân viên.

2. Chức năng của hệ thống DMS quản lý bán hàng.

+ Quản lý nhân viên bán hàng chặt chẽ.

– Sơ đồ nhân viên được tổ chức trên cây đơn vị một cách chi tiết và rõ ràng. Hỗ trợ các tính năng điều chuyển nhân viên, xây dựng tuyến bán hàng cho nhân viên. Cách tính doanh thu cho nhân viên theo các mốc quy định bằng những thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian.

+ Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

– Hệ thống cập nhật dữ liệu nhanh chóng, xác định vị trí khách hàng trên bản đồ để quản lý và chăm sóc. Phần mềm DMS với các tính năng ưu việt phân chia và quản lý khách hàng theo từng nhóm thuộc tính riêng đặc trưng giúp cho việc tìm kiếm thông tin khách hàng vô cùng đơn giản.

+ Quản lý sản phẩm không giới hạn.

– DMS  sẽ mang đến cho Doanh nghiệp giải pháp quản lý hàng hoá một cách có hệ thống. Thông qua các việc phân chia theo ngành hàng, nhãn hàng, khối lượng. Ngoài ra còn có thêm một số tính năng nâng cao trong việc quản lý theo. Các tiêu chuẩn của riêng Doanh nghiệp như: thành phần, hương vị…

+ Theo dõi quản lý kho hàng hóa.

– Hỗ trợ chủ Doanh nghiệp và kế toán nắm bắt hàng tồn, bổ sung hàng hóa kịp thời, cảnh báo khi số lượng hàng nhập/ xuất vượt mức cho phép của từng mặt hàng. Bên cạnh đó việc điều chỉnh hàng tồn kho giữa các nhà phân phối vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

+ Quản lý các chương trình khuyến mãi.

– Giải pháp DMS cung cấp chức năng xây dựng các chương trình khuyến mãi có sẵn trên hệ thống, giúp nhà quản trị điều chỉnh thời gian để thực hiện chương trình, điều chỉnh mức giá khuyến mãi theo ý muốn. Áp dụng nhiều chương trình cùng lúc mà không chồng chéo, sai lệch thông tin.

+ Thiết lập KPI/ Kế hoạch bán hàng.

– Thiết lập kế hoạch bán hàng cho từng đơn vị, cá nhân, phân bổ chỉ tiêu kinh doanh và quản lý kết quả thực hiện cho từng đơn vị, quản lý kế hoạch giúp cho nhà quản trị, giám sát bán hàng và kế toán có thể theo dõi tiến độ thực hiện trong bất cứ thời gian nào.

3. Báo cáo điều hành nhân viên DMS là gì.

+ Báo cáo giám sát.

– Cung cấp các mẫu báo cáo về giám sát phục vụ cho việc theo dõi và đánh giá năng lực và nỗ lực làm việc thực tế của nhân viên

+ Báo cáo doanh số.

– Thay bằng các hình thức thủ công, rườm rà, phức tạp chỉ với các thao tác đơn giản, giải pháp DMS sẽ hỗ trợ xuất ra các mẫu báo cáo doanh thu một cách chính xác nhất, tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho Doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các mẫu báo cáo doanh thu rất đa dạng và được tính theo từng đối tượng lựa chọn.

+ Báo cáo kho.

– Tính năng báo cáo và quản lý kho giúp cho kế toán quản lý kho hiệu quả hơn, nhằm theo dõi những tác động làm thay đổi tồn kho.

4. Bám sát thị trường cũng là chức năng chính của hệ thống DMS.

+ Cập nhật thông tin tức thời.

Với việc cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác từ đội ngũ nhân viên bán hàng, theo dõi được đơn hàng, kết quả bán hàng, doanh thu, hàng tồn kho bất kỳ thời điểm nào. Từ đó sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn khách quan về sự thay đổi và biến động trên thị trường để đưa ra những định hướng kinh doanh cho Doanh nghiệp một cách chính xác và kịp thời.

+ Nhận phản ánh từ khách hàng nhanh chóng.

Giải pháp DMS có thể tiếp nhận thông tin khách hàng và phản hồi ngay lập tức về cho giám sát, kế toán, nhà quản lý để giải quyết cho khách hàng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.