Lượt Xem:7992
Các công thức và hàm Excel cơ bản với các ví dụ
Hướng dẫn này nhằm mục đích dạy cho bạn các yếu tố cần thiết của các hàm Excel và hiển thị cách sử dụng các công thức cơ bản trong Excel.
Khái niệm cơ bản về công thức Excel
Trước khi cung cấp danh sách công thức Excel cơ bản, hãy xác định các thuật ngữ chính chỉ để đảm bảo chúng ta đang ở trên cùng một trang. Vậy, chúng ta gọi công thức Excel và hàm Excel là gì?
Công thức là biểu thức tính toán giá trị của ô.
Ví dụ, =A2+A2+A3+A4là một công thức cho biết thêm các giá trị trong các ô từ A2 đến A4.
Hàm là một công thức được xác định trước đã có sẵn trong Excel. Các hàm thực hiện các phép tính cụ thể theo một thứ tự cụ thể dựa trên các giá trị được chỉ định, được gọi là các đối số hoặc các tham số.
Ví dụ: thay vì chỉ định từng giá trị được tổng hợp như trong công thức trên, bạn có thể sử dụng hàm SUM để thêm một dải ô: =SUM(A2:A4)
Bạn có thể tìm tất cả các hàm Excel có sẵn trong Thư viện hàm trên tab Công thức
Có tồn tại hơn 400 hàm trong Excel và số đang tăng theo phiên bản lên phiên bản. Tất nhiên, đó là bên cạnh không thể ghi nhớ tất cả chúng, và bạn thực sự không cần phải. Trình hướng dẫn chức năng sẽ giúp bạn tìm thấy hàm phù hợp nhất cho một nhiệm vụ cụ thể, trong khi Công thức Excel Intellisense sẽ nhắc cú pháp và đối số của hàm ngay sau khi bạn nhập tên của hàm trước bởi một dấu bằng trong ô:
Tiền boa. Bạn không nhất thiết phải gõ tên hàm trong tất cả các mũ, Microsoft Excel sẽ tự động viết hoa nó sau khi bạn nhập công thức và nhấn phím Enter để hoàn thành nó.
10 chức năng cơ bản của Excel bạn chắc chắn phải biết
SUM
Hàm Excel đầu tiên bạn cần làm quen thuộc là hàm thực hiện phép tính số học cơ bản của phép cộng:
SUM ( number1 , [number2], …)
Trong cú pháp của tất cả các hàm Excel, một đối số được đính kèm trong [dấu ngoặc vuông] là tùy chọn, các đối số khác được yêu cầu. Có nghĩa là, công thức Tổng của bạn nên bao gồm ít nhất 1 số, tham chiếu đến một ô hoặc một dải ô. Ví dụ:
=SUM(A2:A6) – thêm các giá trị trong các ô từ A2 đến A6.
=SUM(A2, A6) – thêm các giá trị vào các ô A2 và A6.
=SUM(A2:A6)/5 – thêm các giá trị trong các ô từ A2 đến A6, sau đó chia tổng cho 5.
Tiền boa. Cách nhanh nhất để tổng hợp một cột hoặc hàng số là chọn một ô bên cạnh các số bạn muốn tính tổng (ô ngay bên dưới giá trị cuối cùng trong cột hoặc bên phải của số cuối cùng trong hàng) và bấm các AutoSum nút trên Trang chủ tab, trong Biên tập nhóm. Excel sẽ tự động chèn một công thức SUM cho bạn.
Ví dụ về công thức Excel Sum – công thức tính tổng cột, hàng, chỉ các ô được lọc (hiển thị) hoặc tổng trên các trang tính.
Excel AutoSum – cách nhanh nhất để tổng hợp một cột hoặc một dãy số.
SUMIF trong Excel – ví dụ công thức để tổng hợp các ô có điều kiện.
Hàm SUMIFS trong Excel – ví dụ công thức để tổng hợp các ô dựa trên nhiều tiêu chí.
TRUNG BÌNH CỘNG
Hàm AVERAGE của Excel thực hiện chính xác tên của nó, nghĩa là tìm số trung bình hoặc số học của các số. Cú pháp của nó tương tự như cú pháp của SUM:
AVERAGE (số 1, [số2],…)
Xem xét kỹ hơn công thức cuối cùng từ phần trước ( =SUM(A2:A6)/5), nó thực sự làm gì? Tổng các giá trị trong các ô từ A2 đến A6 và sau đó chia kết quả cho 5. Và bạn gọi thêm một nhóm các số và sau đó chia tổng số cho các số đó? Yep, trung bình!
Vì vậy, thay vì nhập =SUM(A2:A6)/5, bạn có thể chỉ cần đặt=AVERAGE(A2:A6)
LỚN NHẤT NHỎ NHẤT
Công thức MAX và MIN trong Excel nhận được giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một tập các số, tương ứng. Đối với tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, các công thức sẽ đơn giản như sau:
IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Ví dụ, câu lệnh IF sau đây chỉ thị cho Excel kiểm tra giá trị trong A2 và trả về “OK” nếu nó lớn hơn hoặc bằng 3, “Không OK” nếu nó nhỏ hơn 3:
TRIM
Nếu công thức Excel chính xác của bạn chỉ trả về một loạt lỗi, một trong những điều đầu tiên cần kiểm tra là khoảng trống trong ô được tham chiếu trong công thức của bạn (Bạn có thể ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu hàng đầu, dấu và ở giữa không được chú ý trong tờ của bạn chỉ cho đến khi có điều gì đó sai!).
Có một số cách để loại bỏ không gian không mong muốn trong Excel, với hàm TRIM là hàm dễ nhất:
Ví dụ: để cắt thêm khoảng trắng trong cột A, hãy nhập công thức sau vào ô A1 và sau đó sao chép nó xuống cột:
Nó sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trống thừa trong các ô nhưng một ký tự khoảng trắng giữa các từ:
LEN
Bất cứ khi nào bạn muốn biết số ký tự trong một ô nào đó, LEN là hàm để sử dụng:
Cần tìm ra số lượng ký tự trong ô A2? Chỉ cần gõ =LEN(A2)vào ô khác.
Xin lưu ý rằng hàm Excel LEN đếm hoàn toàn tất cả các ký tự bao gồm cả dấu cách :
Bạn muốn nhận tổng số ký tự trong một phạm vi hoặc ô hoặc chỉ đếm các ký tự cụ thể? Vui lòng xem các tài nguyên sau.
VÀ VÀ HOẶC
Đây là hai hàm logic phổ biến nhất để kiểm tra nhiều tiêu chí. Sự khác biệt là cách họ làm điều này:
VÀ trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng, FALSE nếu không.
HOẶC trả về TRUE nếu có bất kỳ điều kiện nào được đáp ứng, FALSE nếu không.
Trong khi hiếm khi được sử dụng trên riêng của họ, các chức năng này rất tiện dụng như là một phần của công thức lớn hơn.
Ví dụ: để kiểm tra số lượng trong 2 cột và trả về “Tốt” nếu cả hai giá trị lớn hơn 0, bạn sử dụng công thức IF sau đây với câu lệnh AND được nhúng:
Nếu bạn hài lòng với chỉ một giá trị lớn hơn 0 (A2 hoặc B2), thì hãy sử dụng câu lệnh OR:
CONCATENATE
Trong trường hợp bạn muốn lấy giá trị từ hai hoặc nhiều ô và kết hợp chúng thành một ô, hãy sử dụng toán tử nối (&) hoặc hàm CONCATENATE:
CONCATENATE (text1, [text2],…)
Ví dụ: để kết hợp các giá trị từ các ô A2 và B2, chỉ cần nhập công thức sau vào ô khác:
Để tách các giá trị được kết hợp với một dấu cách, hãy nhập ký tự dấu cách (“”) vào danh sách đối số:
=CONCATENATE(A2, ” “, B2)
TODAY & NGAY
Để xem ngày và giờ hiện tại bất cứ khi nào bạn mở trang tính của mình mà không phải cập nhật hàng ngày theo cách thủ công, hãy sử dụng:
=TODAY() để chèn ngày hôm nay vào ô.
=NOW() để chèn ngày giờ hiện tại vào ô.
Vẻ đẹp của các chức năng này là chúng không yêu cầu bất kỳ đối số nào cả, bạn nhập các công thức chính xác như được viết ở trên.
Sử dụng các hàm TODAY và NOW trong Excel
Cách chèn ngày hôm nay trong Excel – các cách khác nhau để nhập ngày giờ hiện tại trong Excel: dưới dạng dấu thời gian không thể thay đổi hoặc ngày và thời gian có thể cập nhật tự động.
Các hàm ngày tháng Excel với các ví dụ công thức – các công thức để chuyển đổi ngày thành văn bản và ngược lại, trích xuất một ngày, tháng hoặc năm từ một ngày, tính toán sự khác biệt giữa hai ngày và nhiều hơn nữa.
Mẹo công thức Excel và cách thực hiện
Bây giờ bạn đã quen thuộc với các công thức Excel cơ bản, các mẹo này sẽ cung cấp cho bạn một số hướng dẫn về cách sử dụng chúng hiệu quả nhất và tránh các lỗi công thức phổ biến.
Sao chép cùng một công thức vào các ô khác thay vì nhập lại nó
Một khi bạn đã gõ một công thức vào một ô, không cần phải gõ lại nó nhiều lần. Đơn giản chỉ cần sao chép công thức vào các ô liền kề bằng cách kéo tay cầm điền (một hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô). Để sao chép công thức vào toàn bộ cột, hãy đặt con trỏ chuột vào thanh công cụ điền và nhấp đúp vào dấu cộng.
Chú thích. Sau khi sao chép công thức, hãy đảm bảo rằng tất cả các tham chiếu ô đều chính xác. Tham chiếu ô có thể thay đổi tùy thuộc vào việc chúng là tuyệt đối (không thay đổi) hoặc tương đối (thay đổi).
Để biết hướng dẫn từng bước chi tiết, vui lòng xem Cách sao chép công thức trong Excel .
Cách xóa công thức, nhưng giữ giá trị được tính
Chọn tất cả các ô có công thức của bạn.
Nhấn Ctrl + C để sao chép các ô đã chọn.
Để biết các bước chi tiết với ảnh chụp màn hình, vui lòng xem Cách thay thế công thức bằng các giá trị của chúng trong Excel .
Bao gồm các giá trị văn bản trong dấu ngoặc kép, nhưng không phải là số
Bất kỳ văn bản nào có trong công thức Excel của bạn đều phải được đính kèm trong “dấu ngoặc kép”. Tuy nhiên, bạn không bao giờ nên làm điều đó với các con số, trừ khi bạn muốn Excel coi chúng là các giá trị văn bản.
Ví dụ: để kiểm tra giá trị trong ô B2 và trả về 1 cho “Đã qua”, 0 nếu không, bạn đặt công thức sau, như trong C2:
Sao chép công thức xuống các ô khác và bạn sẽ có cột 1 và 0 có thể được tính mà không bị cản trở.
Bây giờ, hãy xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn báo giá gấp đôi các con số:
Ngay từ cái nhìn đầu tiên, đầu ra là bình thường – cùng một cột của 1 và 0. Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn, bạn sẽ nhận thấy rằng các giá trị kết quả được căn chỉnh trái trong các ô theo mặc định, có nghĩa là các giá trị này là các chuỗi văn bản, chứ không phải các số! Nếu sau này ai đó sẽ cố gắng tính toán số 1 và 0, họ có thể sẽ kéo tóc ra để cố gắng tìm ra lý do tại sao công thức Sum hoặc Count chính xác 100% không trả về gì ngoài 0.
Không định dạng số trong công thức Excel
Hãy nhớ quy tắc đơn giản này: các số được cung cấp cho công thức Excel của bạn phải được nhập mà không có bất kỳ định dạng nào như dấu tách thập phân hoặc ký hiệu đô la. Ở Bắc Mỹ và một số quốc gia khác, dấu phẩy là dấu tách đối số mặc định và ký hiệu đô la ($) được sử dụng để tạo tham chiếu ô tuyệt đối. Sử dụng các ký tự đó trong số có thể chỉ làm cho Excel của bạn bị điên 🙂 Vì vậy, thay vì gõ $ 2,000, chỉ cần gõ 2000, và sau đó định dạng giá trị đầu ra theo ý thích của bạn bằng cách thiết lập một định dạng số Excel tùy chỉnh .
Khớp tất cả các dấu ngoặc mở và đóng trong công thức của bạn
Khi kết hợp một công thức Excel phức tạp với một hoặc nhiều hàm lồng nhau, bạn sẽ phải sử dụng nhiều hơn một bộ ngoặc đơn để xác định thứ tự các phép tính. Trong các công thức như vậy, hãy chắc chắn ghép các dấu ngoặc đơn đúng cách để có một dấu đóng ngoặc cho mỗi dấu ngoặc đơn mở. Để làm cho công việc dễ dàng hơn cho bạn, Excel làm tròn cặp ngoặc đơn bằng các màu khác nhau khi bạn nhập hoặc chỉnh sửa công thức.
Đảm bảo Tùy chọn tính toán được đặt thành Tự động
Nếu điều này không giúp được bạn, hãy xem các bước khắc phục sự cố sau: Công thức Excel không hoạt động: các bản sửa lỗi và giải pháp .
Các bài viết mới
Không có tin nào
Các tin cũ hơn