PHẦN MỀM ERP LÀ GÌ?
Enterprise Resource Planning viết tắt là ERP có nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” là một giải pháp phần mềm ra đời khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Để thực sự hiểu ERP đừng quá chú trọng toàn bộ nghĩa của nó. Hãy tạm quên đi phần “hoạch định” hay “nguồn lực” nó không có ý nghĩa gì nhiều và hãy chú ý vào phần “doanh nghiệp” vì đó mới là tham vọng thực sự của ERP.
ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến giữa những năm 1990 nó được áp dụng cho hầu hết các mảng của doanh nghiệp chứ không chỉ riêng mảng sản xuất.
Phần mềm ERP tạo ra quy trình làm việc tự động của một công ty và cho phép thành lập hệ thống công ty phức tạp với các chuỗi văn phòng khác nhau với đầy đủ các chức năng như kế toán, bán hàng, hàng tồn kho, nguồn nhân lực, lập kế hoạch, và rất rất nhiều những thứ khác…
Thường thì trong doanh nghiệp mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau, và khi dùng riêng lẻ như vậy việc kết nối dữ liệu với nhau rất khó, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu lớn và các phần mềm không tương thích với nhau. Bởi vậy mà sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên khó khăn, tốn kém và mất thời gian. Còn ERP là sự tổng hợp của tất cả các chức năng và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để mọi phòng ban, mọi người đều có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu với nhau.
Hãy thử tưởng tượng một quá trình đặt hàng, khách hàng order và đơn hàng sẽ chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (mặt hàng, số lượng, giá tiền, phí shop, thông tin người đặt,… rồi mới chuyển qua kho, giao hàng và thanh toán. Quy trình này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ, thậm chí còn thất lạc đơn hàng. Việc nhập đơn hàng thủ công từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, đặc biệt là với những hệ thống hoạt động trên nhiều khu vực địa lý. Mà không phải nhân viên nào cũng kiểm tra được trạng thái đơn hàng bởi không có đủ quyền truy cập vào mọi phần mềm.
Sự xuất hiện của phần mềm ERP với mục đích thay thế tất cả hệ thống đơn lẻ này, chỉ cần dùng một phần mềm để quản lý. Các dữ liệu đều tập trung ở một nguồn, không bị phân tán. Khi cần nhân viên có quyền hạn sẽ xem được các thông tin như ý muốn và đặc biệt là người quản lý có thể nắm tình hình doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải chờ đợi hàng tá báo cáo trong một thời gian dài.
VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM ERP TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Nói đến giải pháp mà phần mềm ERP mang lại thì không phải ai cũng hiểu hết. Vậy ERP mang lại hiệu quả to lớn như thế nào? Vai trò của phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp là gì?
Kiểm soát thông tin khách hàng
Vì dữ liệu ERP đồng bộ và tập trung ở một nơi nên mọi nhân viên đều có thể truy cập, xem thông tin khách hàng, những người có quyền hạn cao hơn có thể thay đổi thông tin, đảm bảo tất cả được cập nhật xuyên suốt giữa các bộ phận khác nhau.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
ERP như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất từ việc chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi hoàn thành thành phẩm, quản lý đầu ra, đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Chỉ với một hệ thống nên công ty sẽ tiết kiệm thời gian, công sức, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem mọi thông số trong một giao diện hợp nhất, từ khu vực này sang khu vực khác.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, từ đó doanh nghiệp có thể lên kế hoạch phân bổ nhân sự phù hợp với nhu cầu từng dự án. Thậm chí, nó còn có thể tự kiểm tra xem nhân viên nào làm tốt, có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án mà người quản lý không cần mất nhiều thời gian cho giai đoạn này.
Kiểm tra thông tin tài chính
Kiểm tra lượng tồn kho
Khi sử dụng phần mềm ERP bạn có thể kiểm soát trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn bao nhiêu. Việc này giúp các công ty cân bằng được lượng vật liệu chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết mới nhập thêm, giúp tối ưu chi phí, giảm lượng nhân công cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự
Thời gian làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc của từng nhân viên đã làm bao nhiêu, ngay cả khi người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực làm việc khác nhau vẫn có thể theo dõi sát sao bằng ERP. Qua đó, việc đánh giá công việc, tính lương, các phúc lợi sẽ nhanh chóng, chính xác và nhân viên cũng hài lòng hơn khi công ty trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP còn có một nền tảng cho phép mọi người trong cùng hệ thống chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như mạng xã hội Facebook vậy. Ông giám đốc có thể dễ dàng chat với thủ kho để xem mặt hàng A còn bao nhiêu, thủ kho tra thông tin trong giao diện website rồi nói ngay cho giám đốc. Không chỉ vậy, ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…
KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN TRIỂN KHAI ERP?
Để đánh giá một doanh nghiệp có cần triển khai phần mềm ERP hay không cần xem doanh nghiệp đã ở một trong những tình huống sau:
Bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, sai sót bắt đầu xảy ra ở khâu nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin hoá đơn… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm/ dịch vụ.
Bị cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống, các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, tối ưu hoá quy trình được ưu tiên xem xét.
Mở rộng quy mô công ty ra các địa điểm khác nhau và không thể kiểm soát tập trung dữ liệu
Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang thực hiện tái cấu trúc
Nếu được triển khai đúng cách sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt điều hành, hiệu quả kinh tế và hiệu quả cụ thể đến từng bộ phận trong doanh nghiệp.
PHÂN LOẠI HỆ THỐNG PHẦN MỀM ERP Ở VIỆT NAM
Trên thị trường hiện nay đang có 3 loại phần mềm ERP cơ bản là:
Phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm ERP đóng gói là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu phát triển.
Phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.
LỜI KẾT
Việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Đặc biệt là khi ERP được thiết kế phù hợp với cả doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý hoạt động mà còn tăng tính hiệu quả trong công việc. Với những lợi ích mà ERP mang lại, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ ràng để chủ động tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp.
Nguồn: Quantriphanphoi.com
Sưu tầm: Lệ Hồng – P. DVKH