Chức Năng Nhiệm Vụ Của Trưởng Phòng Hành Chính / TOP 5 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Vai trò của Trưởng phòng hành chính

Khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng, mọi người thường hay nghĩ đến sự nhàm chán và thường không được xem trọng. Thế nhưng trách nhiệm của mỗi nhân viên bộ phận hành chính khá đa dạng và phải đảm đương nhiều công việc cũng như hoạt động khác nhau. Nhờ có bộ phận hành chính mà mọi việc trong văn phòng diễn ra suôn sẻ và nhịp nhàng.

Chức năng của trưởng phòng hành chính

Chức năng tổ chức: công việc của Trưởng phòng hành chính là tổ chức thực hiện các công việc hành chính trong công ty. Đảm bảo nhân viên trong công ty tuân thủ đúng quy trình thủ tục hành chính đã được phê duyệt.

Chức năng giám sát: không chỉ phân công công việc cho nhân viên bộ phận hành chính mà Trưởng phòng hành chính còn phải thường xuyên theo dõi, giám sát công việc trong ngày của nhân viên. Nhờ vậy có thể kịp thời phát hiện sai sót mà điều chỉnh cho hợp lý.

Nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính

Trong công ty Trưởng phòng hành chính thường đảm nhận các nhiệm vụ sau:

Tổ chức và phối hợp với các bộ phận khác xây dựng và thực hiện kế hoạch công việc theo tháng, quý, năm.

Tham mưu cho Ban Giám đốc công tác tổ chức, đào tạo, đánh giá, đề bạt, sắp xếp, bố trí, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.

Thực hiện đúng các chế độ, chính sách đối với nhân viên.

Tham mưu cho việc xây dựng ngân sách tài chính cần thiết cho việc quản lý của các bộ phận.

Lên kế hoạch mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho công việc. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, sửa chữa khi trang thiết bị xảy ra hư hỏng.

Hướng dẫn và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng hàng năm đối với toàn bộ nhân viên trong công ty.

Hướng dẫn việc sắp xếp, lưu trữ thông tin, tài liệu khoa học và hợp lý. Tuân thủ theo chế độ thống kê và báo cáo theo định kỳ hay đột xuất theo nhu cầu của Ban Giám đốc.

Tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị của công ty.

Quản lý công văn, tài liệu, con dấu và quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty.

Giám sát việc đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

Phối hợp cùng với ban quản trị công đoàn trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể đội ngũ nhân viên trong công ty.

Phân công công việc và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ công việc của nhân viên trong bộ phận.

Giám sát cách thức thực hiện công việc của nhân viên bộ phận, có điều chỉnh thích hợp khi phát hiện sai quy trình.

Đào tạo và hướng dẫn các chính sách, quy định cho toàn thể nhân viên.

Tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự, phát triển nguồn nhân lực và xây dựng văn hóa Công ty.

Chủ trì việc xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, văn bản thống nhất cho toàn công ty.

Xây dựng quy chế, hệ thống đánh giá nhân sự (KPI) và chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá nhân sự.

Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.

Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

HRchannels – Great Solution. Great People!

HRchannels – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080

Email: sales@hrchannels.com / tuyendung@hrchannels.com

Website: www.hrchannels.com

Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội

Nguồn ảnh: internet

Chức trách, nhiệm vụ của Trưởng phòng Phòng Tài chính – Kế toán thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự là gì? Xin chào Ban biên tập Thư Ký Luật. Tôi có một thắc mắc mong được ban biên tập giúp đỡ. Chức trách, nhiệm vụ của Trưởng phòng Phòng Tài chính – Kế toán thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự được quy định như thế nào? Văn bản nào quy định điều này? Mong nhận được câu trả lời từ Ban biên tập. Tôi xin chân thành cám ơn Ban biên tập Thư Ký Luật!

Minh Thy (thy*****@gmail.com)

Chức trách, nhiệm vụ của Trưởng phòng Phòng Tài chính – Kế toán thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự được quy định tại Khoản 1 Điều 15 Thông tư 02/2017/TT-BTP hướng dẫn nội dung quản lý công, viên chức, người lao động thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự như sau:

Trưởng phòng Phòng Tài chính – Kế toán là người đứng đầu, có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định; chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và trước pháp luật đối với các hoạt động của Phòng. Trưởng phòng Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:– Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Phòng;– Phân công công việc đối với các Phó Trưởng phòng và công chức thuộc Phòng; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ được giao đối với các công chức thuộc quyền quản lý;– Tổ chức phối hợp công tác với các phòng chuyên môn hoặc tương đương thuộc Cục, các Chi cục Thi hành án dân sự trên địa bàn;– Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị đối với công chức thuộc Phòng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Thủ trưởng đơn vị và theo quy định của pháp luật.– Tham mưu cho lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự trong công tác tài chính, kế toán của Cục và các Chi cục Thi hành án dân sự trực thuộc theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự và theo quy định của pháp luật.

Trân trọng!

Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp. Vậy, vai trò, nhiệm vụ, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp được nhìn nhận như thế nào? Hiểu về cơ bản, phòng hành chính nhân sự sẽ đảm nhận 11 nhiệm vụ, cụ thể là:

1. Họach định nguồn nhân lực

Chiến lược,chính sách * Theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực. * Thống kê nhu cầu nhân sự. * Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (3 tháng/lần) trên cơ sở những qui trình sản xuất đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác. * Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty.Tư vấn, tham mưu cho Chi nhánh/các phòng ban/phân xưởng Đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lựcKiểm soát

* Các chiến lược, chính sách, kế hoạch đã đề ra. * Tình hình biến động nhân sự tại công ty.

2. Tuyển dụng:

Chiến lược, chính sách,tác nghiệp * Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. * Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới. * Xác định nguồn tuyển dụng. * Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. * Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. * Tiến hành phỏng vấn ứng viên. * Lập chương trình hội nhập và- công ty cho nhân viên mới. * Tổng kết công tác tuyển dụng. * Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty. * Cho nhân viên mới ký kết hợp đồng lao động. * Đăng ký lao động Theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.

3. Đào tạo

Chiến lược, chính sách * Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới. * Hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng Nhân sự.Thực hiện, phối hợp với các Ban, Khối/ Khu vực và các đơn vị thành viên * Xác định nhu cầu và nội dung chương trình Đào tạo. * Xây dựng kế họach Đào tạo (1 lần/quý). * Chuẩn bị nguồn lực (tài chánh, phòng ốc,…) để Đào tạo nhân viên (đối với những chương trình đơn vị tự tổ chức Đào tạo). * Tổ chức cho nhân viên đi Đào tạo.Tư vấn, tham mưu cho CBQL các đơn vị thành viên Tham mưu cho Giám Đốc về các chương trình, dự án Đào tạo trong công ty.Kiểm soát * Kiểm soát quy trình, các chương trình Đào tạo trong công ty. * Đánh giá hiệu quả Đào tạo.

4. Đánh giá thành tích CBNV

Tư vấn, tham mưu cho CBQL các đơn vị thành viên * Tham mưu cho Giám Đốc về quy trình đánh giá thành tích nhân viên. * Hướng dẫn các phòng ban cách thức triển khai thực hiện quy trình đánh giá CBNV ở từng bộ phận.Kiểm sát * Kiểm soát biểu mẫu, việc thực hiện đánh giá CBNV trong công ty. * Kiểm soát các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên ở từng phòng ban.

5. Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH

6. Xử lý quan hệ lao động

Chiến lược,chính sách * Giải quyết tranh chấp lao động. * Giám sát và lập biên bản những nhân viên vi phạm nội quy, quy chế công ty. * Giải quyết các trường hợp nhân viên xin nghỉ việc. * Thiết lập các chính sách về quan hệ lao động trong toàn hệ thống. * Xây dựng quy chế làm việc trong công ty, mối quan hệ giữa các phòng ban để các hoạt động trong công ty được liên tục, ổn định.Thực hiện, phối hợp với các phòng ban phân xưởng/chi nhánh * Thi hành kỷ luật (bồi thường, tạm đình chỉ công tác, buộc thôi việc…) những nhân viên vi phạm kỷ luật. * Giải đáp các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên. * Tuyên truyền cho nhân viên về những quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động Theo quy định pháp luật hiện hành và của công ty.Tư vấn, tham mưu Tham mưu cho Giám đốc trong công tác đề bạt, thuyên chuyển CBNV trong công ty.Kiểm soát Giám sát việc thi hành kỷ luật nhân viên, giải quyết chế độ cho nhân viên xin nghỉ việc và việc thực hiện các quy định, nội quy, quy chế trong công ty.

7. Hành chánh

8. Văn thư lưu trữ

9. Vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động

Chiến lược,chính sách * Phối hợp với các trưởng bộ phận lập kế hoạch kiểm tra để phát hiện các yếu tố nguy hiểm (vượt quá giới hạn cho phép) cho môi trường lao động. * Nghiên cứu việc tổ chức lao động và nghỉ ngơi hợp lý. * Nghiên cứu các biện pháp đề phòng tình trạng mệt mỏi trong lao động, hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố tác hại nghề nghiệp trong quá trình lao động. Đánh giá hiệu quả của các biện pháp đó. * Tổ chức tuyển nhân viên mới. * Quản lý, Theo dõi tình trạng sức khỏe CBNV và khám sức khẻ- định kỳ nhằm phát hiện sớm bệnh nghề nghiệp ở người lao động. * Tổ chức giám định khả năng lao động khi nhân viên bị tai nạn lao động, mắc bệnh nghề nghiệp và các bệnh mãn tính khác.

Thực hiện, phối hợp với các phòng ban phân xưởng/chi nhánh * Triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động. * Phát hiện những yếu tố ảnh hưởng đến môi trường lao động, chú ý đến những yếu tố chủ yếu. * Đánh giá sự gây hại, an toàn và rủi ro. * Triển khai các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh, chế độ vệ sinh, chế độ BHLĐ. * Phối hợp với phòng phòng ban/phân xưởng triển khai diễn tập PCCC trong đơn vị.Tư vấn, tham mưu : Tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng và điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách về việc đảm bảo các điều kiện về vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.Kiểm soát Đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.

10. Tham mưu

Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực và trong các lĩnh vực sau: tuyển dụng , Đào tạo, đánh giá nhân viên, khen thưởng, kỷ luật và quan hệ lao động.

11. Quản lý bộ phận

* Quản lý chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động của phòng hành chánh nhân sự. * Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn công tác đối với các phòng ban/chi nhánh. * Xây dựng các quy trình, các biểu mẫu thống nhất dùng trong công tác quản lý nhân sự. * Phân công công việc cho nhân viên trong phòng. * Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ công việc của nhân viên trong phòng. * Chấm công cho nhân viên trong phòng. * Hội ý với nhân viên trong phòng để giải quyết các công việc đột xuất. * Tổ chức xây dựng và Hoàn thiện các chế độ chính sách , nội quy quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn từng hệ thống: quy định làm việc an toàn lao động và vệ sinh lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ của Công ty, các quy định khen thưởng, kỷ luật… đảm bảo phù hợp môi trường VHDN và luật pháp VN. * Lập kế hoạch và dự trù ngân sách cho các hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

Như vậy, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Chính vì thế mà người làm hành chính nhân sự nên cần được đào tạo thường xuyên để thay đối phương pháp quản trị nhân sự sao cho phù hợp với xu hướng chung của các doanh nghiệp khác, giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại.

Nguồn: Blog Nhân sự

Phòng hành chính nhân sự là một trong các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bất kể công ty lớn hay nhỏ đều quan tâm đến việc xây dựng bộ phận hành chính nhân sự. Vì thế trên thị trường lao động, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận này khá cao.

Chức năng của phòng hành chính nhân sự

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

1. Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp

Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự.

Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình phúc lợi, khen thưởng hàng năm.

Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.

Cung cấp và quản lý các thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website doanh nghiệp và các trang tuyển dụng trực tuyến để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

2. Quản lý các công tác hành chính

Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.

Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.

3. Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp

Hàng năm xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp truyền thông phù hợp với từng đối tượng mục tiêu. Phát triển, quản lý các công cụ truyền thông (website, poster, banner, brochure, folder…) và thực hiện việc truyền thông rõ ràng, nhất quán.

Xây dựng và quản trị bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu, duy trì việc phát triển thương hiệu. Xử lý các rủi ro xảy ra trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu. Định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

4. Quản lý các vấn đề pháp lý

5. Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Hàng năm cần xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách, kế hoạch công việc của phòng. Tiến hành tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng hợp lý để hoàn thành kế hoạch hoạt động đã đặt ra.

Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này để liên tục cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

HRchannels – Great Solution. Great People!

HRchannels – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080

Email: sales@hrchannels.com / tuyendung@hrchannels.com

Website: www.hrchannels.com

Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội

Nguồn ảnh: internet