Chức Năng Macro Trong Word / Top 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Phauthuatthankinh.edu.vn

Tạo Và Sử Dụng Các Macro Tự Động Trong Word 2010

Nhiều người có thể không biết gì về lợi ích của macro khi chạy tự động trong Word 2010. Đó là các lệnh Word được lưu trữ trong một tập tin và thực hiện khi sử dụng, giống như một chương trình nhỏ.Ví dụ, nếu bạn tạo rất nhiều kịch bản tài liệu công việc nào đó, bạn có thể tạo cho mình một macro.

Macro là lệnh thực thi một kịch bản công việc đó. Tạo macro chính là việc ghi lại một tập các thao tác xử lý của người dùng (Record Macro) sau đó lưu lại thành một bộ lệnh và đặt trong một ” MacroName“. Ngôn ngữ ghi lại (thể hiện công việc trong macro) trong MS Office là VB (không phải VB.NET). Khi cần thực thi công việc giống như việc đã làm thì chỉ cần chạy MacroName (bấm phím ALT+F8) đó để thực hiện lại một kịch bản. Các macro tự động cung cấp từ được đưa ra bởi hoàn cảnh khác nhau, được liệt kê theo tên, đó là:

AutoNew – Khi bạn tạo một tài liệu mới

Autoclose – Bất cứ khi nào bạn đóng một tài liệu

AutoExec – Bất cứ khi nào bạn bắt đầu Word

AutoExit – Bất cứ khi nào bạn thoát khỏi Word

AutoOpen – Bất cứ khi nào bạn mở một tài liệu mới

Để sử dụng các macro, trước tiên bạn phải tạo ra chúng và chúng được tạo ra theo cùng một cách như bất kỳ macro khác trong Word, bằng cách ghi lại các hành động mà bạn muốn để macro thực hiện.

Để bắt đầu, nhấp vào tab View trên giao diện chính của Word 2010, Sau đó, bấm vào nút sổ xuống của mục Macros bên phải.

Nhấp vào mục Record Macro để bắt đầu tạo macro của bạn.

Trước khi bạn có thể bắt đầu, ở giao diện Record Macro bạn đặt tên cho Macro tự động tại mục Macro name. Nếu bạn muốn macro mới của bạn chạy bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu mới thì đặt tên cho nó là AutoNew và chọn nút Button hình chiếc búa trong khung Assign macro to. Điều này ra lệnh với Word để chỉ định macro vào một nút trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access Toolbar, bởi vì sau đó bạn có thể chạy macro vào các thời điểm khác.

Tiếp theo, bạn sẽ nhận được giao diện của Customize the Quick Access Toolbar. Đó là giao diện cho phép bạn gán macro mà bạn đang tạo ra, sau đó nhấp đúp chuột vào mục Normal.NewMacros.AutoNew macro của bạn để gán rồi nhấn nút Ok.

Tiếp theo bạn trở lại tài liệu Word, lúc này con trỏ sẽ giống như một băng cassette, có nghĩa là nó sẽ ghi lại những hành động của bạn.

Khi bạn thực hiện xong, nhấn lại nút sổ xuống ở mục Macros ban đầu tại tab View một lần nữa, chọn mục Stop Recording, để kết thúc việc tạo macro.

Bây giờ, hãy thử lại bằng cách nhấp vào biểu tượng New Document (hoặc File, New và Blank Document) để bắt đầu một tài liệu mới.

Khi Word sẽ mở ra các tài liệu mới nó sẽ tự động chạy macro, bạn sẽ thấy nội dung tạo ra sẽ được định dạng và các tiêu đề được thêm vào trong mục bạn đã tạo khi thiết lập macro.

Trong thiết lập tương tự, bạn có thể sử dụng các macro tự động khác để chạy tự động khi bạn bắt đầu, thoát hoặc mở một tài liệu mới để làm công việc của bạn dễ dàng hơn trong Word.

Giới Thiệu Về Macro Trong Excel (Windows)

Macro – trình tự động mô phỏng tác vụ người dùng trong Excel

Macro là một chuỗi tự động được nhập vào, mô phỏng thao tác gõ phím hoặc thao tác với chuột của người dùng. Một macro thường được sử dụng để thay thế một loạt các hành động lặp đi lặp lại và phổ biến trong việc xử lý bảng tính. Chẳng hạn bạn có thể ghi một định dạng và sau đó lặp lại ở bất cứ đâu bằng một thao tác chạy bộ ghi.

Ghi macro trong Windows

Macro trong Windows

Một macro sẽ ghi lại toàn bộ những bước thao tác và thể hiện qua code Visual Basic for Applications (VBA). Những bước thao tác này có thể bao gồm nhập chữ hoặc số, chọn ô, chọn lệnh trong thanh ribbon hay trong menu, định dạng ô, định dạng cột/hàng, import dữ liệu từ nguồn ngoài như Access… VBA là một phần tử của bộ ngôn ngữ lập trình Visual Basic được tích hợp vào hầu hết các ứng dụng Office. Mặc dù VBA cung cấp cho bạn khả năng tự động hóa các thao tác đối với các ứng dụng Office, đôi khi ta không cần thiết phải sử dụng đến nếu trình ghi Macro có thể thực hiện điều đó hộ bạn.

Macro và các công cụ VBA có thể tìm thấy trong thẻ Developer. Về mặc định thẻ này bị ẩn đi, bạn có thể tham khảo cách hiện thẻ tại

Một số tip hữu dụng sau đây về macro mà bạn nên biết:

Khi bạn ghi một bản ghi để làm một số tác vụ, Excel sẽ chỉ chạy tác vụ đó trong vùng được xác định sẵn. Điều này có nghĩa là nếu bạn thêm hàng/cột vào trong vùng đã ghi, macro sẽ không chạy thao tác cho vùng mới thêm vào.

Nếu bạn muốn xử lý một tác vụ dài, hãy chia thành những bản ghi nhỏ hơn thay vì một bản ghi lớn.

Macro không chỉ áp dụng trong phạm vi Excel. Bạn có thể tạo một bản ghi liên kết tới các ứng dụng Office khác có hỗ trợ VBA. Chẳng hạn như ghi một macro để tạo bảng trong Excel, sau đó đưa vào Outlook để gửi tới địa chỉ trong bảng.

Để ghi ta làm như sau:

Trong thẻ Developer, nhóm Code, chọn Record Macro

Để liên kết với một tổ hợp phím tắt, trong mục Shortcut key, dùng bất cứ phím nào theo ý muốn. Và khi phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định, chẳng hạn như Ctrl + Z, bạn sẽ mất đi tính năng Ctrl + Z có sẵn trong Excel (Undo).

Tại Store macro in, chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi.

Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi.

Để ngừng việc ghi, vào lại thẻ Developer, nhóm Code và chọn Stop Recording.

Làm việc với Macro trong Excel

Tìm hiểu thêm về VBA qua những bài viết sau:

Khóa VBA101 – VBA cho người mới Form nhập liệu cơ bản với VBA

Chức Năng Tracks Change, Comments Trong Microsoft Word

Chức năng Tracks Change cho phép bạn lưu lại một bản “nháp” những gì bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức năng Track Change, bạn sẽ thấy được rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa như thế nào.

Chức năng Tracks Change cũng như Comment thường không được mọi người quan tâm sử dụng vì cho rằng cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan niệm này đang dần được thay đổi khi trong những phiên bản Word mới (XP, 2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợi và dễ sử dụng hơn.

Bật và tắt chế độ Tracks Change

Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm.

Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày.

Ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản.

Chèn lời bình vào văn bản

: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert

Ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy định dạng như sau:

Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó.

Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng.

Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi.

Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau ( Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất với bạn.

Ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web Layout và dạng Reading Layout.

Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.

Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện.

Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons)

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.

+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản+ Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua.

Kết luận

Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn, xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần ” Tracks changes and Comment” với những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có những sự lựa chọn riêng của bạn. Chúc thành công.

Hướng Dẫn Cách Tự Học Vba Hiệu Quả Với Chức Năng Record Macro

Đối với nhiều người trong chúng ta, VBA là một kiến thức khá mới. VBA là Visual Basic Application – ngôn ngữ lập trình đi kèm với các phần mềm của Microsoft. VBA có tính ứng dụng rất cao, giúp tự động hóa, giảm các thao tác tay, tăng hiệu quả hoạt động của các phần mềm như Excel, Word, PowerPoint… Nhưng việc tiếp cận VBA với nhiều bạn gặp khó, bởi chúng ta phải tìm hiểu một ngôn ngữ mới, học một tư duy mới là tư duy lập trình.

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ giới thiệu với các bạn một cách rất hiệu quả để có thể tự học VBA, đó là sử dụng chức năng Record Macro trong Excel.

Macros là gì?

Macros – hay nói cụ thể hơn là Excel Macros (trong phạm vi bài viết tìm hiểu về VBA trong Excel) là những chương trình nhỏ giúp lặp đi lặp lại các thao tác từ đơn giản tới phức tạp trong Excel một cách tự động.

Macros có thể bao gồm 1 hoặc nhiều câu lệnh nằm trong 1 thủ tục gọi là Sub.

Mỗi 1 Sub sẽ được bắt đầu với từ khóa Sub và kết thúc với từ khóa End Sub

Cách tạo ra 1 macro bằng Record Macro

Chúng ta có thể tạo ra 1 macro với cách rất đơn giản là thực hiện việc Record Macro.

Record Macro có nghĩa là ghi lại thao tác của người dùng, chuyển hóa thao tác đó thành 1 thủ tục (sub) để biến nó thành 1 Macro.

Các bước để thực hiện Record Macro như sau:

Bước 1: Mở thẻ Developer

Thẻ Developer là một thẻ đặc biệt trong Excel mà phục vụ cho những nhà phát triển, những người muốn áp dụng VBA vào Excel để khiến Excel làm việc hiệu quả hơn. Bản thân thẻ này đã có trong thanh công cụ của Excel, tuy nhiên ở chế độ mặc định thì nó không được hiển thị lên. Do đó muốn sử dụng thẻ này, chúng ta phải mở nó ra.

Cách thực hiện: Mời các bạn đọc ở bài viết:

Cách hiện thẻ Developer để ghi Macro hoặc viết code VBA trong Excel

Bước 2: Bấm nút Record Macro

Tại thẻ Developer, chúng ta chọn tới nút Record Macro như hình sau:

Macro name: tên của Macro được tạo bởi việc Record Macro

Shortcut key: phím tắt cho Macro được tạo

Store macro in: nơi lưu trữ macro trong các Project của VBA

Description: mô tả về macro, ghi chú

Bước 3: Những lưu ý khi kết thúc lệnh Record Macro

Khi đã bước vào tiến trình ghi Macro, chúng ta cần hết sức chú ý:

Bất kỳ thao tác nào của chúng ta cũng sẽ được ghi lại thành đoạn code của Macro trong VBA (dù có làm việc với Excel hay không). Do đó cần hết sức hạn chế các thao tác thừa: lăn chuột, chọn/di chuyển quá nhiều ô, nhiều sheet…

Những thao tác phức tạp sẽ cho ra những câu lệnh phức tạp. Do đó cố gắng sử dụng những thao tác đơn giản nhất, chính xác nhất nếu bạn mới học VBA.

Luôn nhớ bấm nút Stop Recording khi muốn dừng việc ghi Macro. Nút Stop Recording ở tại chính vị trí nút Record Macro khi ở chế độ ghi Macro:

Macro vừa ghi được sẽ nằm trong môi trường VBA. Do đó chúng ta cần mở môi trường này ra thì mới có thể xem được nội dung của Macro.

Trong thẻ Developer, các bạn bấm vào mục Visual Basic (hay phím tắt là Alt + F11)

Khi bấm vào Module1 thì thấy Sub Macro1. Đây chính là tên của Macro vừa ghi lại bởi Record Macro.

Với người mới học ngôn ngữ lập trình VBA, việc nhớ cách viết các câu lệnh khá là khó. Điều chúng ta băn khoăn nhất chính là không hiểu được cách viết 1 câu lệnh thế nào cho đúng, tiếp đó là cách diễn tả 1 mong muốn thành câu lệnh trong macro.

Cả 2 thắc mắc này đều có thể giải quyết thông qua việc sử dụng Record Macro. Chúng ta chưa cần phải biết viết code hay tự viết, bởi Excel sẽ làm điều đó giúp chúng ta. Chúng ta chỉ cần biết cách điều khiển Excel làm việc đó, và biết sử dụng kết quả thu được.

Những nguyên tắc khi tự học VBA thông qua Record Macro (không phải bắt buộc, nhưng nên tuân thủ)

Nguyên tắc 1: Biết rõ mục đích, thao tác cần thực hiện.

Việc này giúp hạn chế thao tác thừa, đồng thời giúp việc đọc hiểu code thông qua các thao tác vừa thực hiện được tốt hơn.

Nguyên tắc 2: Ghi lại các thao tác bằng tiếng việt trước cho từng đoạn lệnh.

Việc này giúp quá trình đọc, biên dịch lại các code được dễ dàng, dễ hiểu hơn khi đối chiếu tiếng việt với code

Nguyên tắc 3: Xóa bỏ những đoạn code thừa, không cần thiết

Trong quá trình record macro không thể tránh khỏi việc có những thao tác thừa. Do đó khi áp dụng nguyên tắc 1 và nguyên tắc 2, chúng ta có thể lọc ra được những đoạn code nào là thừa, không cần thiết. Khi đã lọc được rồi chúng ta nên xóa bỏ những đoạn code thừa, tránh gây nhầm lẫn trong quá trình chạy, xử lý code sau này.

Nguyên tắc 4: Lưu lại macro đã học được

Sau mỗi lần học VBA thông qua record macro, chúng ta lại thu được 1 macro làm một nhiệm vụ cụ thể. Những việc này có thể lặp đi lặp lại rất nhiều lần trong quá trình chúng ta học VBA, áp dụng VBA vào excel. Do đó cần lưu lại các macro đã học để có thể sử dụng lại bất cứ khi nào, tránh mất thời gian thực hiện lại. Việc này sẽ giúp chúng ta tăng tốc độ học, biết được những đoạn code nào là mới, code nào đã biết… để bổ sung thêm vào danh sách macro ngày một nhiều hơn.

Việc lập trình bao gồm 2 mảng chính:

Như vậy khi chúng ta biết cách sử dụng record macro và học VBA thông qua thao tác này, tức là chúng ta đã biết được gần 1 nửa những gì cần phải học, phải làm. Do đó với những ai đang có định hướng tìm hiểu VBA từ con số 0, chúng ta nên bắt đầu với việc học cách sử dụng record macro trong Excel luôn và ngay. Bạn sẽ thấy học VBA không khó như bạn vẫn nghĩ.

Tự động lọc danh sách không trùng với Advanced Filter VBA cực kỳ đơn giản Hướng dẫn cách lọc dữ liệu vào Báo cáo chi tiết trong Excel bằng VBA Tự động tô màu dòng của ô được chọn trong bảng bằng VBA