Chức Năng Insert Object Trong Excel / TOP 7 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 4/2023 # Top View

If not, then without any further ado…!

Let’s have a look over the quick tutorial which is mainly aimed to explain how fix Cannot Insert Object error In Excel. we will demonstrate the complete symptom, causes and resolution of the Cannot Insert Object In Excel 2007/2013/2016/2019.

Why Are The Reasons Behind Inability To Insert A Objects/File In Microsoft Excel?

This problem may be generated because of having some issue in the document you are tying to add. Or the setting you have done on your excel worksheet is somewhere get wrong. Or the security provision applied on your PC is set properly. Let’s discuss them in detail…!

Reason 1# Locked Worksheet or Workbook

Microsoft Excel protection features, present on the Excel ribbon’s review tab. Actually, this will lock the worksheet cells or workbook documents for preserving up its content. After applying such users are unable to insert any object into the Excel document.

Before protecting the worksheet, you can easily unlock some of the specific cells. But this will help you in performing calculations and for entering text not for file insertion. For achieving file insertion capabilities, you need to turn off the protection feature in your Excel workbook.

Reason 2# Administrative Security Policies

Sometime system administrator of PC network also activates various levels of security requirements. This ultimately show affects in how Excel and other Office applications responds to files which you will be receiving through network connections or email attachment. Files which contains macro code, ActiveX controls and other linked assets go through the additional enquiry round when any user tries to access it. At that time Office security features will get active.

To make specific file accessible in your Excel workbook you need to change the system administrator security setting temporarily.

Besides that, you can also approach for the compliant version having controls, macros and removed links from the person who have sended you the document.

Reason 3# Protected PDFs

Excel user can also insert object like PDF file into their MS Excel Worksheet. This gives you the option to crop or resize the PDF File but not to edit it. If during the insertion of PDF file in excel you will get error message then the chances are also that some issue occurred in the Adobe Reader Feature called Protected Mode.

Well this protected mode is mainly used to prevent execution of malicious code from PDF file. And thus, it limits the PDF File to get executed properly.

For changing the level of protectiveness, you need to make changes in the Adobe Reader’s preferences.

Reason 4# Damaged, Corrupt or Incomplete File

The external file which you are trying to insert in the Excel worksheet is may be the damaged one. Or it may contain corrupt resources or not having piece of information necessary for viable documents. At that time the excel application will displays an error message regarding Can’t Insert Object In Excel.

Maybe your external file is damaged by email attachment, storage media issue or from electrical power fluctuation, mainly at the time of saving the file.

Apart from this, if you attempt to access file which another user is still saving or uploading on your network. This will automatically declare the object as corrupted one and it won’t work even if you insert it within your Excel workbook.

To fix this issue, you need to obtain another fresh copy of document from the source. After then perform the file insertion process again.

It is usually seen that “Cannot Insert Object In Excel 2013” is encountered in an ActiveX custom Office solution after the installation of MS14-082 security update.

What Are The Circumstances Under Which Cannot Insert Object In Excel Issue Occurs?

After installing the security update mentioned in Microsoft Security Bulletin MS14-082, Excel user may faces one of the below mentioned symptoms.

While inserting a Forms ActiveX control within a Microsoft Office document,

Or while you are trying to edit the control’s property. You may get the following error messages in an ActiveX custom Office solution:

Visio cannot insert this control because its TypeInfo did not merge correctly. Ensure all parameter types are VBA friendly. Delete TEMP *.exd file if necessary.

Object library invalid or contains references to object definitions that could not be found.

Cannot insert object.

The program used to create this object is Forms. That program is either not installed on your computer or it is not responding. To edit this object, install Forms or ensure that any dialog boxes in Forms are closed.

Note: in the above last error message, the text Forms can be replaced with GUID of control.

Symptom 2

Symptom 3

After saving up your Microsoft Excel workbook which contains ActiveX control on a PC having MS14-082 installed. In that case Excel macro won’t work properly that doesn’t have MS14-082 installed.

Symptom 4

When the recent office update contains a broken ActiveX controls on Excel worksheets. At that time also following symptom will appear:

Unable to change or use properties of any Active controls on Excel worksheets

Excel Error messages “Can’t insert object”

Error 438 when referring to an ActiveX control like a member of Excel worksheet in code

Fixes To Resolve “Cannot Insert Object” In Excel

For fixing up cannot insert object in Excel or the issue mentioned in the above symptoms. you need to install the following updates on the affected PC for entire version of office which you have already installed.

It’s important to install updates for entire office version you have installed to acquire the complete result of fix. In case you are using the combination of Office MSI-installed products and Office 2013 C2R-installed. Then in that case you have to update all products simultaneously.

Resolution 2

At first close all the Office applications.

In the window explorer make a search for *.exd files including the hidden and system folders and files. Once you get all those files and folders, delete them off.

Make sure that you will get the following after making search:

C:usersusernameAppDataLocalTempExcel8.0MSForms.exdC:usersusernameAppDataLocalTempVBEMSForms.exd

Now reboot your PC

After then restart your Office applications and check the controls whether it’s working properly or not.

Note:

Whenever you use the Excel workbook with active control this will recreate the .exd files again. So, it’s not that big issue just delete it again if you find Cannot Insert Object In Excel error again.

Hopefully that will resolve the problem for you.

Remarks:

If you are facing difficulty to get these .exd files, then press Win+R for opening up the Run box. After then type %temp% in the box and then press the Enter button. This will open the Temp folder location and here you make a search for .exd files in the VBE and Excel 8.0.

Wrap Up:

Now you must have got enough idea on how to troubleshoot can’t insert object In Excel issue. So, perform all the suggested solution carefully and easily resolve can’t insert object error in Excel.

Lượt Xem:653

Chức năng INPUTTING trong excel – Nhập các hàm Excel

Cách rõ ràng nhất để nhập một hàm Excel là chỉ cần gõ hàm trực tiếp vào một ô Excel, với các đối số của nó được đặt trong dấu ngoặc đơn.

Tuy nhiên, nếu bạn là người mới bắt đầu hoặc đang viết một công thức phức tạp, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi sử dụng hộp thoại Hàm đối số, giúp bạn nhập các hàm và công thức dễ dàng hơn với các chức năng excel cơ bản

Sử dụng Hộp thoại đối số chức năng

Hộp thoại ‘ Đối số chức năng‘ sẽ tự động bật lên khi bạn chọn một hàm Excel bằng một trong các phương pháp sau:

Nút Chèn chức năng của Excel ở bên trái của thanh công thức

Chọn nút Chèn Hàm ( được biểu thị bằng biểu tượng ƒ χ ) từ phía bên trái của thanh công thức (xem bên phải ), rồi chọn tên hàm từ hộp thoại ‘Chèn Hàm’.

Chọn một hàm từ một trong các danh sách trong nhóm ‘T hư viện Chức năng‘, trên tab Công thức của ruy-băng Excel (xem bên dưới).

Khi bạn chọn một hàm bằng cách sử dụng một trong các phương pháp trên, Excel sẽ tự động hiển thị hộp thoại ‘ Đối số chức năng‘ để hỗ trợ bạn nhập chức năng đã chọn của bạn. Hộp thoại này (được hiển thị bên dưới) cho bạn biết hàm này làm gì và hàm nào mà hàm này yêu cầu.

Hộp thoại đối số hàm chức năng Excel cho hàm if

Các hình ảnh bên phải cho thấy hộp thoại cho Excel chức năng Nếu . Trong ví dụ này, con trỏ hiện đang được định vị trong trường nhập cho đối số hàm đầu tiên, Logical_test và do đó văn bản ở giữa hộp thoại cung cấp mô tả về đối số này.

Khi bạn di chuyển con trỏ đến các trường nhập khác, văn bản ở giữa hộp thoại mô tả dữ liệu / thông tin sẽ được nhập cho đối số đã chọn.

Nếu, như một phần của đối số của bạn, bạn muốn chỉ định một phạm vi trong bảng tính Excel hiện tại hoặc trong một bảng tính mở khác, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng chuột để chọn phạm vi được yêu cầu. Bất kỳ ô hoặc dải ô nào bạn chọn bằng chuột sẽ tự động được chèn vào trường đối số hiện tại.

Nhập các hàm trực tiếp vào một ô

Khi bạn trở nên quen với việc nhập các hàm và công thức Excel, bạn có thể tìm thấy nó nhanh hơn để chèn các hàm bằng cách nhập chúng trực tiếp vào một ô hoặc vào thanh công thức.

Trong trường hợp này, Excel vẫn cung cấp cho bạn các lời nhắc hữu ích, như trong ví dụ bên dưới. Trong ví dụ này, người dùng đã bắt đầu nhập hàm Excel If trực tiếp vào thanh công thức. Có thể thấy rằng, khi người dùng đã gõ vào tên hàm và khung mở, Excel sẽ hiển thị một dấu nhắc nhỏ, hiển thị cú pháp của hàm và chỉ ra các đối số cần chèn vào.

Bạn cũng có thể sử dụng chuột để chọn phạm vi mà bạn muốn tạo thành một phần của bất kỳ hàm hoặc công thức Excel nào. Để thực hiện việc này, hãy đảm bảo con trỏ của bạn ở vị trí (trong công thức), nơi cần tham chiếu ô hoặc phạm vi ô và sau đó chỉ cần sử dụng chuột để chọn phạm vi được yêu cầu. Excel sau đó sẽ tự động chèn một tham chiếu đến phạm vi đã chọn vào hàm của bạn, như được hiển thị trong hình bên dưới.

Có thể sử dụng phương pháp chọn phạm vi ở trên để chọn các ô trong bất kỳ Trang tính nào của bất kỳ Sổ làm việc nào hiện đang mở. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chọn một phạm vi trong sổ làm việc riêng biệt, vì tham chiếu cần bao gồm tên bảng tính, tên trang tính và phạm vi ô, có thể cồng kềnh để nhập và dễ bị lỗi.

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

chúng tôi hướng dẫn các bạn sử dụng hàm PROPER trong excel là công thức tự động viết in hoa chữ cái đầu dòng trong excel.

Khi bạn nghĩ về chức năng Excel, bạn có thể nghĩ về việc thực hiện các phép tính với số. Trong khi đó là sự thật mà bạn có thể sử dụng chức năng để làm được nhiều việc có ích với những con số trong Excel, một số chức năng có thể giúp bạn định dạng văn bản quá. Một ví dụ là PROPER chức năng tự động viết hoachữ cái đầu tiên của mỗi từ trong một câu . Nếu bạn có các tế bào có chứa danh từ riêng, như tên hoặc tiêu đề, bạn có thể sử dụng chức năng PROPER để đảm bảo mọi thứ được vốn một cách chính xác. Các chức năng PROPER hoạt động trong Google Sheets quá.

Ví dụ, giả sử công ty bạn muốn cho ai đó một giải thưởng thành tựu trọn đời. Bạn đã hỏi đồng nghiệp của bạn để vào đề cử của họ cho giải thưởng này vào bảng tính này:

Thật không may, bạn có thể thấy rằng không phải tất cả mọi người đã được cẩn thận để tận dụng những cái tên đầu tiên và cuối cùng của những người mà họ muốn đề cử, vì vậy các bảng tính có vẻ lộn xộn. Bạn có thể đi qua cột và sửa tên bằng tay, nhưng bằng cách sử dụng chức năng PROPER sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Trong ví dụ này, tên của người được đề cử là trong cột A, vì vậy chúng tôi sẽ đặt công thức của chúng tôi trong cột B. Trong ô B2 , chúng tôi sẽ gõ một công thức mà nói với Excel để in hoa tên vào ô A2 , trong đó có các đầu tiên tên trong danh sách của chúng tôi. Công thức sẽ trông như thế này:

Như bạn có thể nhớ từ của chúng tôi đơn giản công thức bài học của chúng tôi Excel công thức hướng dẫn, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn bắt đầu bất kỳ công thức Excel với một dấu bằng. Một khi bạn đã bước vào công thức, nhấn Enter key, và tế bào B2 sẽ hiển thị tên từ A2 có giá trị vốn đúng: Thomas Lynley .

Bây giờ tất cả chúng ta phải làm là nhấp chuột và kéo fill handle thông qua di động A14, và cột B sẽ hiển thị tất cả các tên trong danh sách với các hoa chính xác:

Tuyệt quá! Bây giờ tất cả các tên của người được đề cử giải thưởng được vốn một cách chính xác trong bảng tính. Có một vấn đề, ​​mặc dù: Chúng tôi vẫn còn có các tên uncapitalized gốc ở cột A. Chúng ta không thể xóa cột A vì công thức của chúng tôi trong cột B đề cập đến nó. Thay vào đó, chúng ta có thể sao chép các giá trị từ cột B vào một cột mới bằng cách sử dụng các giá trị Dán tính năng trong Excel.

Bây giờ chúng tôi có một cột để hiển thị tên chỉnh nhưng điều đó không phụ thuộc vào một công thức hoặc tham chiếu ô. Điều này có nghĩa là chúng ta có thể xóa các cột ban đầu của chúng tôi (cột A và cột B). Hiện chúng tôi có nó: một tốt đẹp, bảng tính gọn gàng với tất cả các tên của các ứng cử viên tổng vốn một cách chính xác.

Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:

Mr Thế Anh : 0981 940 117

Email: tvketoan68@gmail.com

Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 1

Table of Contents 1. Đặt vấn đề 2 1.1. Chức năng Settings 3 1.1.1. Whole number: 3 1.1.2. Decimal: 6 1.1.3. List: 7 1.1.4. Date: 9 1.1.5. Text length: 10 1.2. Chức năng Input Message 10 1.3. Chức năng Error Alert 11 1.4. Các ví dụ về Data validation 13 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: 13 1.4.2. Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc: 14 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: 15 2. Kết luận 16 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 2

Hình 1: Chọn vùng cần kiểm soát và thực hiện chức năng Data validation Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 3

1.1. Chức năng Settings Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation.

Hình 2: Cửa sổ Data validation

Hình 3: Các chức năng về điều kiện nhập liệu Trong danh sách thả xuống của Validation criteria (hình 3), có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom. 1.1.1. Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi, sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm

thi, Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập (hình 5). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 4 Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu a. Between (not between): Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 31, các thứ trong tuần, – Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu. – Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu. – Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống. – Clear All: huỷ bỏ Giá trị giới hạn có thể cố định (không thay đổi được) hoặc không cố định (có thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng.

Hình 5: Phạm vi nhập liệu – Giới hạn cố định: là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Trong hình 5, giá trị nhập nhỏ nhất bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 6 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 5 Hình 6: Thông báo lỗi nhập liệu mặc định trong Excel

Hình 7: Chọn giới hạn động trong nhập liệu

Hình 8: Giá trị xác định khi nhập liệu – Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán từ địa chỉ ô nào đó. Điều đó có nghĩa là giá trị giới hạn có thể thay đổi, phụ thuộc quá trình tính toán, cập nhật của công thức. Trong hình 7, giá trị nhập nhỏ nhất bằng giá trị ô Q8 (bằng 200) và lớn nhất bằng ô Q9 (bằng 1500). Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 7 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Phạm vi ứng dụng này phụ thuộc nhiều vào khả năng khai thác Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 6

công thức và sử dụng hàm của bạn. Nếu bạn khai thác công thức và sử dụng hàm tốt, khả năng kiểm soát số liệu sẽ tốt hơn, linh hoạt hơn. Điều đó thể hiện ở phần ví dụ. b. Equal to (not equal to): Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). c. Greater than (Greater than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). Ngược với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Hình 9: Giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu d. Less than (less than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ hơn (hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Trường hợp này ngược lại ở mục c ở trên. 1.1.2. Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân (hình 3). Cách thực hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 7 Hình 10: Giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu 1.1.3. List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có (hình 3). Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập liệu được lấy từ một cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ như nhập 1 phần tử (linh kiện, môn học, người, ) trong danh sách phụ tùng xe máy, ô tô, máy tính, môn học, danh sách thành viên, đã có sẵn. Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt là đối tượng nhập là chuỗi.

Hình 11: Tạo danh sách dữ liệu trực tiếp trong Source a. Danh sách nhập trực tiếp: Bạn gõ danh trực tiếp trong Source (hình 11), mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy. Với danh sách cố định (không sửa đổi) nên sử dụng trường hợp này. Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để hiển thị tiếng Việt. Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN thì sẽ bị lỗi hiển thị chữ tiếng Việt, nhưng nội dung hiển thị trên ô không bị sai (tức là chỉ khó nhìn thôi). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 8

Trong cửa sổ Data validation (hình 11), chức năng In-cell dropdown cho phép khi chọn vào ô sẽ hiện nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó (hình 12).

Hình 12: Danh sách được thả xuống để chọn khi bấm vào nút dropdown b. Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút (hình 13). Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Việc lựa chọn như trường hợp đầu tiên. Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải cùng nằm trong cùng một sheet với những ô cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách này ở sheet khác. Vậy cách khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng (K2:K15) là chúng ta có thể khắc phục nhược điểm này. Khi đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng (hình 14).

Hình 13: Khai báo danh sách từ vùng trong bảng tính Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuong[email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 9 Hình 14: Khai báo danh sách từ tên một vùng Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động dò đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dò tìm sẽ mất nhiều thời gian. 1.1.4. Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng ngày nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong 1 khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

Hình 15: Khai báo phạm vi ngày nhập Ví dụ như trong hình 15, chỉ cho phép nhập ngày trong khoảng từ ngày hôm nay (Today) và cộng thêm 3 ngày nữa. Cần lưu ý về định dạng ngày tháng và cách nhập liệu ngày tháng cho đúng, nếu không Excel luôn báo lỗi nhập liệu. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 10

1.1.5. Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu, ). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1 khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ như trong hình 16, chỉ cho phép nhập mã hàng có chiều dài 6 ký tự.

Hình 16: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự

Hình 17: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự 1.2. Chức năng Input Message Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức năng này thì bạn đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin nhập liệu cho khối ô nào đó, đầu tiên ta bôi đen khối ô đó (C6:C15 trong hình 17). Bước thực hiện như hình 1, 2 và chuyển sang Input Message (hình 17). Cửa sổ Input Message gồm các nội dung sau: Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 11

– Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn. Trường hợp này chọn Bật. – Title: Nội dung tiêu đề hiển thị (hình 18), dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

Hình 18: Thông báo khi chọn ô khi dùng Input message 1.3. Chức năng Error Alert Như chúng ta đã biết, khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ bị thông báo ở hình 6. Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi. Từ hình 2 chuyển sang Error Alert (hình 19), cửa sổ Error Alert gồm các nội dung sau: – Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô. Trường hợp này chọn Bật. – Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin). Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp. + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu này và yêu cầu phải nhập đúng mới được chấp nhận (hình 20). + Warning : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp nhập hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu (hình 21). + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua trường hợp nhập liệu không đúng quy định (hình 22). – Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 12 Hình 19: Cửa sổ Error Alert

Hình 20: Thông báo Stop khi nhập liệu không đúng

Hình 21: Thông báo Warrning khi nhập liệu không đúng Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu một cách khá tổng quát về chức năng Data validation. Chức năng cho phép kiểm soát tốt những dữ liệu nhập, đặc biệt là khi thực hiện với CSDL. Chức năng này giúp Excel trở nên gần gũi hơn với phần mềm Access (chuyên về CSDL). Để hiểu rõ hơn khả năng áp dụng Data validation, chúng ta sẽ đi vào các ví dụ cụ thể ở mục tiếp theo. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 13 Hình 22: Thông báo Information khi nhập liệu không đúng 1.4. Các ví dụ về Data validation 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: Trong nhiều bài toán về kỹ thuật, yêu cầu nhập liệu là số (số thập phân) theo 1 cột với giá trị tăng dần. Nếu sai do không kiểm soát tốt (chẳng hạn giá trị sau nhỏ hơn giá trị trước), quá trình tính toán sẽ bị sai lệch. Có thể sử dụng cách lập trình sự kiện đối với ô nhập (VBA) để kiểm soát nhưng sẽ phức tạp, nhất là khi xử lý với nhiều ô, nhiều khối ô. Khi sử dụng Data validation thì công việc trở nên khá đơn giản. Trong hình 23, vùng D7:D29 yêu cầu sắp xếp theo giá trị tăng dần, giá trị nhỏ nhất tại ô D7. Chú ý khi khai báo công thức trong Validation sử dụng địa chỉ tuyệt đối.

Hình 23: Thiết lập nhập dữ liệu là số tăng dần Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 14

Hình 24: Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 15 Hình 25: Tạo danh sách các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố)

Hình 26: Danh sách nhập liệu các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: Trong một số trường hợp, yêu cầu tổng giá trị nhập trong vùng chỉ tới 1 giới hạn nào đó. Nếu tổng giá trị nhập vượt vùng giới hạn đó thì Excel sẽ báo lỗi. Ví dụ tổng thu nhập của 1 người là 15 triệu/ tháng. Khoản tiền đó sẽ được chi tiêu trong 1 tháng với nhiều loại chi phí (hình 27). Tại trường hợp này, sử dụng Custom trong danh sách của Allow, công thức nhập ở dưới: =SUM($C$5:$C$12)<$C$2 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 16 Hình 27: Sử dụng Custom để quản lý giới hạn nhập liệu Sau đó thiết lập thông báo lỗi trong Error Alert, kiểu Warning. Khi nhập quá giới hạn trên, thông báo sẽ hiện ra và bạn tuỳ chọn cách xử lý (hình 28).

Hình 28: Thông báo lỗi khi chi tiêu vượt quá giới hạn 2. Kết luận – Data validation là chức năng rất hay và linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu nhập trong bảng tính. Khả năng kiểm soát dữ liệu kèm theo thông báo hỗ trợ giúp người sử dụng đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. – Kết hợp sự định dạng, trang trí bảng tính, thiết kế giao diện, khai thác và sử dụng hàm cùng với Data validation sẽ giúp chúng ta có một bảng tính hoàn chỉnh, đẹp, khả năng ứng dụng cao. Đó cũng là xu hướng tất yếu với những ai xây dựng các sản phẩm ứng dụng trong Excel. – Với khả năng này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với CSDL vì có khả năng kiểm soát dữ liệu nhập. Việc khai thác CSDL trong Excel bằng hàm, công thức và các chức năng nâng cao khác đã giúp nhiều người sử dụng Excel làm CSDL. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Tài liệu tham khảo chính và một số nội dung lấy từ: http://www.contextures.com