Chức Năng Data Table Trong Excel / Top 10 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 10/2023 # Top Trend

Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 1

Table of Contents 1. Đặt vấn đề 2 1.1. Chức năng Settings 3 1.1.1. Whole number: 3 1.1.2. Decimal: 6 1.1.3. List: 7 1.1.4. Date: 9 1.1.5. Text length: 10 1.2. Chức năng Input Message 10 1.3. Chức năng Error Alert 11 1.4. Các ví dụ về Data validation 13 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: 13 1.4.2. Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc: 14 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: 15 2. Kết luận 16 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 2

Hình 1: Chọn vùng cần kiểm soát và thực hiện chức năng Data validation Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 3

1.1. Chức năng Settings Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation.

Hình 2: Cửa sổ Data validation

Hình 3: Các chức năng về điều kiện nhập liệu Trong danh sách thả xuống của Validation criteria (hình 3), có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom. 1.1.1. Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi, sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm

thi, Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập (hình 5). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 4 Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu a. Between (not between): Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 31, các thứ trong tuần, – Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu. – Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu. – Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống. – Clear All: huỷ bỏ Giá trị giới hạn có thể cố định (không thay đổi được) hoặc không cố định (có thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng.

Hình 5: Phạm vi nhập liệu – Giới hạn cố định: là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Trong hình 5, giá trị nhập nhỏ nhất bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 6 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 5 Hình 6: Thông báo lỗi nhập liệu mặc định trong Excel

Hình 7: Chọn giới hạn động trong nhập liệu

Hình 8: Giá trị xác định khi nhập liệu – Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán từ địa chỉ ô nào đó. Điều đó có nghĩa là giá trị giới hạn có thể thay đổi, phụ thuộc quá trình tính toán, cập nhật của công thức. Trong hình 7, giá trị nhập nhỏ nhất bằng giá trị ô Q8 (bằng 200) và lớn nhất bằng ô Q9 (bằng 1500). Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 7 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Phạm vi ứng dụng này phụ thuộc nhiều vào khả năng khai thác Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 6

công thức và sử dụng hàm của bạn. Nếu bạn khai thác công thức và sử dụng hàm tốt, khả năng kiểm soát số liệu sẽ tốt hơn, linh hoạt hơn. Điều đó thể hiện ở phần ví dụ. b. Equal to (not equal to): Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). c. Greater than (Greater than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). Ngược với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Hình 9: Giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu d. Less than (less than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ hơn (hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Trường hợp này ngược lại ở mục c ở trên. 1.1.2. Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân (hình 3). Cách thực hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 7 Hình 10: Giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu 1.1.3. List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có (hình 3). Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập liệu được lấy từ một cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ như nhập 1 phần tử (linh kiện, môn học, người, ) trong danh sách phụ tùng xe máy, ô tô, máy tính, môn học, danh sách thành viên, đã có sẵn. Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt là đối tượng nhập là chuỗi.

Hình 11: Tạo danh sách dữ liệu trực tiếp trong Source a. Danh sách nhập trực tiếp: Bạn gõ danh trực tiếp trong Source (hình 11), mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy. Với danh sách cố định (không sửa đổi) nên sử dụng trường hợp này. Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để hiển thị tiếng Việt. Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN thì sẽ bị lỗi hiển thị chữ tiếng Việt, nhưng nội dung hiển thị trên ô không bị sai (tức là chỉ khó nhìn thôi). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 8

Trong cửa sổ Data validation (hình 11), chức năng In-cell dropdown cho phép khi chọn vào ô sẽ hiện nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó (hình 12).

Hình 12: Danh sách được thả xuống để chọn khi bấm vào nút dropdown b. Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút (hình 13). Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Việc lựa chọn như trường hợp đầu tiên. Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải cùng nằm trong cùng một sheet với những ô cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách này ở sheet khác. Vậy cách khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng (K2:K15) là chúng ta có thể khắc phục nhược điểm này. Khi đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng (hình 14).

Hình 13: Khai báo danh sách từ vùng trong bảng tính Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuong[email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 9 Hình 14: Khai báo danh sách từ tên một vùng Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động dò đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dò tìm sẽ mất nhiều thời gian. 1.1.4. Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng ngày nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong 1 khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

Hình 15: Khai báo phạm vi ngày nhập Ví dụ như trong hình 15, chỉ cho phép nhập ngày trong khoảng từ ngày hôm nay (Today) và cộng thêm 3 ngày nữa. Cần lưu ý về định dạng ngày tháng và cách nhập liệu ngày tháng cho đúng, nếu không Excel luôn báo lỗi nhập liệu. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 10

1.1.5. Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu, ). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1 khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ như trong hình 16, chỉ cho phép nhập mã hàng có chiều dài 6 ký tự.

Hình 16: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự

Hình 17: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự 1.2. Chức năng Input Message Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức năng này thì bạn đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin nhập liệu cho khối ô nào đó, đầu tiên ta bôi đen khối ô đó (C6:C15 trong hình 17). Bước thực hiện như hình 1, 2 và chuyển sang Input Message (hình 17). Cửa sổ Input Message gồm các nội dung sau: Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 11

– Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn. Trường hợp này chọn Bật. – Title: Nội dung tiêu đề hiển thị (hình 18), dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

Hình 18: Thông báo khi chọn ô khi dùng Input message 1.3. Chức năng Error Alert Như chúng ta đã biết, khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ bị thông báo ở hình 6. Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi. Từ hình 2 chuyển sang Error Alert (hình 19), cửa sổ Error Alert gồm các nội dung sau: – Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô. Trường hợp này chọn Bật. – Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin). Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp. + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu này và yêu cầu phải nhập đúng mới được chấp nhận (hình 20). + Warning : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp nhập hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu (hình 21). + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua trường hợp nhập liệu không đúng quy định (hình 22). – Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 12 Hình 19: Cửa sổ Error Alert

Hình 20: Thông báo Stop khi nhập liệu không đúng

Hình 21: Thông báo Warrning khi nhập liệu không đúng Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu một cách khá tổng quát về chức năng Data validation. Chức năng cho phép kiểm soát tốt những dữ liệu nhập, đặc biệt là khi thực hiện với CSDL. Chức năng này giúp Excel trở nên gần gũi hơn với phần mềm Access (chuyên về CSDL). Để hiểu rõ hơn khả năng áp dụng Data validation, chúng ta sẽ đi vào các ví dụ cụ thể ở mục tiếp theo. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 13 Hình 22: Thông báo Information khi nhập liệu không đúng 1.4. Các ví dụ về Data validation 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: Trong nhiều bài toán về kỹ thuật, yêu cầu nhập liệu là số (số thập phân) theo 1 cột với giá trị tăng dần. Nếu sai do không kiểm soát tốt (chẳng hạn giá trị sau nhỏ hơn giá trị trước), quá trình tính toán sẽ bị sai lệch. Có thể sử dụng cách lập trình sự kiện đối với ô nhập (VBA) để kiểm soát nhưng sẽ phức tạp, nhất là khi xử lý với nhiều ô, nhiều khối ô. Khi sử dụng Data validation thì công việc trở nên khá đơn giản. Trong hình 23, vùng D7:D29 yêu cầu sắp xếp theo giá trị tăng dần, giá trị nhỏ nhất tại ô D7. Chú ý khi khai báo công thức trong Validation sử dụng địa chỉ tuyệt đối.

Hình 23: Thiết lập nhập dữ liệu là số tăng dần Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 14

Hình 24: Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 15 Hình 25: Tạo danh sách các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố)

Hình 26: Danh sách nhập liệu các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: Trong một số trường hợp, yêu cầu tổng giá trị nhập trong vùng chỉ tới 1 giới hạn nào đó. Nếu tổng giá trị nhập vượt vùng giới hạn đó thì Excel sẽ báo lỗi. Ví dụ tổng thu nhập của 1 người là 15 triệu/ tháng. Khoản tiền đó sẽ được chi tiêu trong 1 tháng với nhiều loại chi phí (hình 27). Tại trường hợp này, sử dụng Custom trong danh sách của Allow, công thức nhập ở dưới: =SUM($C$5:$C$12)<$C$2 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 16 Hình 27: Sử dụng Custom để quản lý giới hạn nhập liệu Sau đó thiết lập thông báo lỗi trong Error Alert, kiểu Warning. Khi nhập quá giới hạn trên, thông báo sẽ hiện ra và bạn tuỳ chọn cách xử lý (hình 28).

Hình 28: Thông báo lỗi khi chi tiêu vượt quá giới hạn 2. Kết luận – Data validation là chức năng rất hay và linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu nhập trong bảng tính. Khả năng kiểm soát dữ liệu kèm theo thông báo hỗ trợ giúp người sử dụng đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. – Kết hợp sự định dạng, trang trí bảng tính, thiết kế giao diện, khai thác và sử dụng hàm cùng với Data validation sẽ giúp chúng ta có một bảng tính hoàn chỉnh, đẹp, khả năng ứng dụng cao. Đó cũng là xu hướng tất yếu với những ai xây dựng các sản phẩm ứng dụng trong Excel. – Với khả năng này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với CSDL vì có khả năng kiểm soát dữ liệu nhập. Việc khai thác CSDL trong Excel bằng hàm, công thức và các chức năng nâng cao khác đã giúp nhiều người sử dụng Excel làm CSDL. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Tài liệu tham khảo chính và một số nội dung lấy từ: http://www.contextures.com

I. Data table dùng để làm gì?

– Data table là công cụ có thể dùng để thống kê, hoặc tính toán sự thay đổi biến động của một giá trị (một biến phụ thuộc) này khi một hoặc hai giá trị nào đó thay đổi (1 hoặc 2 biến độc lập thay đổi).

Ví dụ: Bạn có thể tính toán Số tiền bạn tiết kiệm được (biến phục thuộc) = Thu nhập hàng tháng của bạn (biến độc lập) – Chi phí sinh hoạt hàng tháng (biến độc lập) .

Hay, bạn có thể tính Lợi nhuận của doanh nghiệp = Doanh thu – Chi phí.

II. Cách Sử dụng Data Table để tính biến động

1. Cách sử dụng Data Table 1 biến để tính biến động

– Khi sử dụng data table chúng ta cần biết khái niệm các ô như: Ô truy xuất biến số theo hàng, Ô truy xuất biến số theo cột. Ô tham chiếu kết quả.

* Để thực hiện yêu cầu trên, ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tạo bảng data table với biến thu nhập sắp xếp theo hàng (D8:H8); nhập k ết quả cần biết (số tiền tiết kiệm) vào ô tham chiếu kết quả C9: =C5;

Bước 2: Quét chọn bảng data table từ địa chỉ C8:H9, chọn thẻ Data → vùng Data tools chọn What if analysis → chọn Data table như các thao tác từ 1 đến 3 ở hình sau:

Bước 3: Bảng data table xuất hiện, vì thu nhập thay đổi được sắp xếp theo hàng nên ta chọn truy xuất ở mục Row input cell với địa chỉ ô C3, mục Columns input cell bỏ trống, nhấn OK theo như hình sau.

Sau các thao tác trên ta được kết quả như hình sau:

⇒ Cách xử lý của Data table như sau: Đầu tiên Data table sẽ lấy giá trị 10 trong ô D8 trong bảng thu nhập thay đổi cho vào ô thu nhập hàng tháng C3, sau đó lấy kết quả số tiền tiết kiệm hàng tháng trong ô C5 chép vào ô tham chiếu kết quả C9, sau đó ghi kết quả này vào bảng data table tại ô D9. Tiếp tục lặp lại quá trình như trên với các giá trị thu nhập khác.

b. Data table 1 biến sắp xếp theo cột

– Bây giờ, Giả sử thu nhập hàng tháng của bạn cố định 11 triệu, chí phí hàng tháng thay đổi từ 4 đến 8 triệu, tính số tiền bạn tiết kiệm được hàng tháng.

Ta được kết quả như sau:

2. Cách sử dụng Data table 2 biến tính biến động

– Bây giờ giả sử thu nhập thay đổi từ 10-14 triệu, chi phí biến đổi từ 4-8 triệu, vậy số tiền tiết kiệm tương ứng là bao nhiêu?

– Thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tạo bảng data table với biến thu nhập sắp xếp theo hàng (D8:H8); nhập kết quả cần biết (số tiền tiết kiệm) vào ô tham chiếu kết quả C8: =C5;

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong cột Row input cell và column input cell, nhấn OK ta được kết quả như bảng sau

III. Cách sử dụng data table để thống kê dữ liệu

1. Sử dụng data table 1 biến để thống kê dữ liệu

– Yêu cầu: Thống kê số lượng theo loại VT, và thống kê thành tiền theo loại VT

* Trong bài này, ta sẽ kết hợp sử dụng sumif và data table 1 biến để thống kê, các bước thực hiện như sau, các bạn có thể xem

Bước 2: Quét chọn vùng dữ liệu từ I10:J12 rồi chọn thẻ data → what if analysis → data table, vì loại VT sắp xếp theo cột nên ta nhập dữ liệu trong ô Column input cell là I10 như hình sau

* Tương tự như vậy, ta thực hiện thống kê thành tiền theo Loại VT

– Đầu tiên, ta cũng nhập công thức trong ô E16: =SUMIF($C$5:$C$12,E15,$G$5:$G$12) ; sau đó quét vùng dữ liệu E15:G16, chọn thẻ data → what if analysis → data table, vì loại VT sắp xếp theo hàng nên ta nhập dữ liệu trong ô Row input cell là E15 như hình sau

2. Sử dụng data table 2 biến để thống kê dữ liệu

* Lưu ý: chúng ta hoàn toàn có thể dùng lênh Sumifs để thay thế data table 2 biến ở trên bằng cách dùng lệnh như sau: =SUMIFS($E$5:$E$12,$B$5:$B$12,$D14,$C$5:$C$12,E$13) sau đó fill kết quả theo chiều hàng và cột ta được kết quả là hình dưới, tương tự data table 2 biến.

Chắc hẳn những ai đã sử dụng Excel ít nhất cũng từng nghe qua cụm từ Pivot table, vậy Pivot table là gì? Ngay sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu.

Bạn có thể hiểu một cách cơ bản Pivot table là một trong số những tính năng cực kỳ hữu ích và mạnh mẽ bậc nhất của ứng dụng Microsoft excel, nó có khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu, trích lọc một cách dễ dàng, thuận tiện và cực kỳ nhanh chóng. Kết quả thu được từ Pivot Table có thể tiếp tục được sử dụng để có thể hạch toán ra những chỉ tiêu mới nhằm phục vụ cho nhiều ý tưởng khác nhau.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ PivotTable này để có thể tóm tắt, phân tích, hay khám phá cũng như trình bày dữ liệu một cách tổng thể hơn. Tính năng PivotChart sẽ giúp bổ sung cho PivotTable bằng cách cho thêm những phần trực quan hóa vào bên trong dữ liệu tóm tắt của PivotTable, nó cũng sẽ cho phép bạn dễ dàng nhìn thấy những so sánh, mẫu hình cũng như xu hướng.

➤ Tìm việc làm nhanh chóng, đa ngành nghề với chúng tôi

Cả hai tính năng là PivotTable và PivotChart đều cho bạn khả năng đưa ra những quyết định có đủ thông tin về nguồn dữ liệu quan trọng với doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có quyền được kết nối với những dữ liệu từ ngoài, chẳng hạn như với bảng SQL Server, cube SQL Server Analysis Services.

Thậm chí là cả Azure Marketplace, tệp đều chó phép ghép nối nguồn Dữ liệu Office (.odc), tệp XML, hay những dữ liệu Access và tệp văn bản để xây dựng PivotTable hoặc dùng ngay PivotTable hiện sở hữu để có thể tạo bảng mới.

Chức năng của PivotTable trong Excel là gì?

PivotTable vẫn luôn được xem là một cách thức tương tác để có thể nhanh chóng tóm tắt được lượng dữ liệu khổng lồ. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng PivotTable vào mục đích phân tích từng chi tiết dữ liệu số để từ đó trả lời được cho các câu hỏi bên ngoài dự kiến về nguồn dữ liệu của bạn.

Hiện tại PivotTable được tinh chỉnh một cách đặc biệt nhằm phục vụ cho những mục đích thiết kế như:

Truy vấn lượng dữ liệu nhiều với nhiều phương pháp cực kỳ thân thiện với người sử dụng. Tính tổng phụ cũng như tổng hợp nguồn dữ liệu số, tóm tắt cơ sở dữ liệu với nhiều thể loại và cả những thể loại con, tạo cách tính toán cũng như một công thức tùy chỉnh.

Mở rộng hoặc tóm gọn các nguồn dữ liệu để có thể tập trung cho kết quả của bạn và đưa ra phân một cách chi tiết từ những dữ liệu tóm tắt với vùng mà hiện tại bạn đang quan tâm.

Chuyển cột thành hàng hoặc hàng thành cột, bạn cũng có thể xoay vòng để có thể nhìn một cách tổng quan những tóm tắt khác nhau của cơ sở dữ liệu nguồn.

Chọn lọc sau đó sắp xếp thành từng nhóm, đưa ra định dạng hoàn toàn có điều kiện cho các tập dữ liệu con với tính hữu ích và thú vị nhất để hướng bạn chỉ tập trung tới những nguồn thông tin mình muốn.

Giúp bạn trình bày bản báo cáo trực tuyến hoặc bản in được gọn gàng khoa học hơn, bằng tinh chỉnh sao cho ngắn gọn, dễ hiểu từ đó tăng phần hấp dẫn và đi kèm cùng với chú thích.

➤ Bổ sung ngay những Kỹ năng văn phòng hữu ích dành cho công việc của bạn

Cách sử dụng Pivot table cơ bản

Giải thích bảng Create Pivottable như sau:

+ Slelect A Table or range: vùng dữ liệu cần tạo báo cáo pivottable

+ New worksheet: hiển thị pivottable tại một sheet mới trên file excel

+ Existing Worksheet: chọn vị trí hiển thị trên chính sheet hiện hành

Bạn sẽ thấy bảng Pivot Table hiện ra khi thực hiện bạn cần tính tổng số tiền bán được thành sản phẩm và thực hiện các bước cơ bản như:

Kéo cột SP vào trong Row Labels.

Kéo cột tháng vào Column Labels.

Kéo số tiền vào Valunes Ares.

Kéo cột khu vực vào trong Report Filter

Đây chính là những kết quả sau khi bạn đã hoàn thành được những bước cơ bản:

Nếu bạn muốn lọc riêng phần doanh thu cần phải chọn biểu tượng như dưới hình:

Thay đổi cách tính toán theo yêu cầu ở tab Summarize Value by

Sau đó nhấn OK, kết quả hiện ra bên dưới sản phẩm Apple (táo) có 16 hóa đơn trên tổng số 28 hóa đơn

Mời bạn xem video hướng dẫn chi tiết:

Lượt Xem:1499

Mẹo sử dụng Pivot Tables trong Excel

Bảng Excel Pivot tập hợp tất cả dữ liệu trong bảng tính (hoặc một phạm vi bảng tính) và trình bày tóm tắt dữ liệu này trong bảng, cho phép bạn xem nhanh thông tin như:

Tổng của một cột dữ liệu, được chia thành các loại dữ liệu.

Ví dụ sau cho thấy cách tạo Bảng tổng hợp từ bảng tính đơn giản bên dưới, trong đó có doanh số bán hàng của công ty cho năm 2023.

Làm thế nào để tạo một bảng Excel Pivot đơn giản

Để tạo Bảng tổng hợp từ bảng tính ví dụ trên:

Bước 1: Chọn dữ liệu được bao gồm trong bảng tổng hợp

Bạn có thể chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu được bao gồm trong Bảng tổng hợp hoặc bạn có thể chỉ cần chọn một ô đơn lẻ bên trong bảng dữ liệu của mình.

(Lưu ý rằng bạn chọn một ô, Excel sẽ cố gắng xác định và sử dụng toàn bộ phạm vi dữ liệu trong bảng tổng hợp của bạn).

Bước 2: Nhấp vào nút Pivot Table

Bấm vào nút Pivot Table, nằm trong nhóm ‘Bảng’, trên tab ‘Chèn’ của ruy-băng Excel.

Tạo Hộp thoại Pivot Table

Bước 4: Chỉ định nội dung và cấu trúc của bảng tổng hợp

Danh sách trường bảng Excel Pivot

Excel sẽ trình bày cho bạn một đường viền của bảng tổng hợp trên trang tính của bạn và ở phía bên phải bảng tính của bạn, bạn sẽ thấy ngăn tác vụ có gắn nhãn ‘Danh sách Trường Pivot Table‘ (hoặc ‘Trường PivotTable‘, tùy thuộc vào phiên bản của bạn Excel). Bạn sẽ sử dụng ngăn tác vụ này để xác định cách cấu trúc bảng Pivot.

Trong ví dụ này, ban đầu chúng tôi muốn nhóm dữ liệu theo ngày, để tìm ra tháng nào có số lượng bán hàng lớn nhất. Để làm điều này:

Trong ngăn tác vụ ‘ Danh sách Trường Pivot Table‘, hãy kéo trường ‘Ngày’ vào vùng ‘Nhãn Hàng’ (hoặc ‘Hàng’).

(Điều này cho bảng tổng hợp mà chúng tôi muốn các hàng của chúng tôi được nhóm theo ngày) .

Một lần nữa, chọn trường ‘Ngày’ và lần này, kéo nó vào vùng ‘Giá trị’.

(Bảng tổng hợp sẽ mặc định hiển thị số lượng các mục nhập ngày tháng, tức là số hàng chứa mỗi ngày)

Bước 5 – Nhóm bảng tổng hợp (nếu cần)

Bạn sẽ nhận thấy rằng bảng tổng hợp hiện được điền bằng các ngày trong cột bên tay trái và số đếm của mỗi ngày (tức là số lượng mục nhập cho mỗi ngày) trong cột thứ hai của bảng, như được hiển thị bên dưới (bên trái) .

Bảng tổng hợp trong Excel 2010

Nhóm các tháng kết quả trong bảng tổng hợp được hiển thị bên phải . Từ điều này, chúng tôi có thể thấy rõ rằng tháng có số lượng bán hàng lớn nhất là tháng 3, với doanh thu 624.

Các chi tiết khác về nhóm bảng tổng hợp được cung cấp trong hướng dẫn bảng tổng hợp (phần 3) .

Tạo Bảng Pivot 2 chiều trong Excel

Kéo trường ‘ Chi tiết mục‘ vào vùng ‘Nhãn cột’ (hoặc ‘Cột’) của ngăn tác vụ. Bạn sẽ nhận thấy rằng Chi tiết mặt hàng được chèn ngay trên đầu bảng tổng hợp của bạn, dẫn đến bảng tổng hợp cuối cùng được hiển thị bên dưới.

Từ bảng tổng hợp cuối cùng, giờ đây bạn có thể dễ dàng thấy số lượng bán hàng hàng tháng cho từng loại mục riêng lẻ.

‘Bảng Pivot được đề xuất’ trong Excel 2013

Nếu bạn đang sử dụng một trong các phiên bản Excel mới nhất (Excel 2013 hoặc mới hơn), tab chèn của bạn cũng sẽ có tùy chọn để tạo ‘ Bảng Pivot được khuyến nghị’. Tùy chọn này trình bày cho bạn các định dạng bảng tổng hợp được đề xuất, dựa trên dữ liệu của bạn. Một ví dụ về điều này có sẵn trên trang web Microsoft Office .

Các bài viết mới Các tin cũ hơn

Bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước một để tạo ra một pivot table cấp cao trong Excel. Lưu ý rằng những chỉ dẫn trong bài viết chỉ áp dụng được với phiên bản Excel hiện hành (2007 và lớn hơn).

Ở ví dụ bên dưới có sử dụng bảng tính, trong đó bao gồm doanh số bán hàng của một công ty trong quý I năm 2023. Bảng tính ghi lại ngày bán hàng (date), hóa đơn tương ứng (invoice ref), tổng hóa đơn, tên người bán hàng (sales rep.), và khu vực bán hàng (region).

Trong ví dụ là một pivot table biểu diễn tổng doanh thu từng tháng trong năm, được chia nhỏ theo khu vực và người bán hàng. Quá trình tạo ra pivot table này được thực hiện theo các bước như sau:

Chọn một ô bất kì hoặc chọn toàn bộ dải dữ liệu trong pivot table. Lưu ý: Nếu bạn chỉ chọn một ô duy nhất, Excek sẽ tự động xác định và chọn cả dải dữ liệu cho pivot table của bạn.

Nhấn chuột vào nút Pivot Table trong nhãn ‘Insert‘ trên thanh công cụ.

Kéo ‘Date‘ (ngày) vào vùng ‘Row Labels‘ (hoặc ‘Rows’) (Dãy nhãn hoặc dãy)

Kéo ‘Amount‘ (số lượng) vào vùng ‘Σ Values‘ (giá trị)

Kéo ‘Region‘ vào vùng ‘Column Labels‘ (or ‘Columns’) (Cột nhãn hoặc cột)

Kéo ‘Sales Rep.‘ vào vùng ‘Column Labels‘ (or ‘Columns’)

Nhấn chuột phải vào bất kì ngày nào trong cột bên trái trong pivot table.

Chọn ‘Group…‘ (Nhóm…) cho ngày sẽ xuất hiện.

Hộp thoại ‘Grouping‘ cho các ngày sẽ xuất hiện. Chọn ‘Months‘ (Tháng) (lưu ý rằng bạn cũng có thể nhóm các ngày và giờ theo các khoảng thời gian khác như quý,…

Chọn ‘Ok‘.

Ví dụ, trong pivot table phía trên, bạn chỉ có thể quan sát dữ liệu doanh thu của khu vực phía Bắc hoặc phía Nam. Để quan sát được dữ liệu doanh thu vùng phía Bắc (North), quay trở lại bảng tác vụ ‘ Pivot Table Field List‘ và kéo mục ‘ Region‘ vào vùng ‘ Report Filter ‘ (hoặc ‘Filters’) (Bộ lọc báo cáo hoặc bộ lọc).

Tìm hiểu ngay: lớp học Excel kế toán tại Hà Nội