Tính năng quản lý mua hàng trên Phần mềm BRAVO cung cấp quy trình quản lí thông tin từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như: ghi nhận các yêu cầu mua hàng, báo giá từ nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng, thực hiện việc mua bán và thanh toán cho nhà cung cấp.
1. Vai trò của quản lý mua hàng trong doanh nghiệp
Mua hàng là một hoạt động quan trọng, có thể xuất hiện ở một mức độ nào đó, tại bất kì doanh nghiệp dưới mọi lĩnh vực hoạt động. Mục đích của mua hàng để cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, đặc biệt là với doanh nghiệp chuyên sản xuất hoặc phân phối sản phẩm.
Quản lý mua hàng trong doanh nghiệp là việc xử lý các dòng cung cấp để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng theo dõi thống nhất được toàn bộ quá trình cung ứng. Khi quản lý mua hàng với quy trình kế toán có sự phối hợp hoàn hảo, dữ liệu tài chính sẽ luôn được đảm bảo cập nhật và có độ tin cậy cao nhất.
Trước sự cạnh tranh thương mại ngày càng gay gắt, quản lý mua hàng không chỉ đơn thuần là việc tìm đến một nhà cung cấp, đặt hàng sản phẩm cần mua, mà yêu cầu phải có chiều sâu, đảm bảo tính chuyên nghiệp, gồm: phân tích nhu cầu, xác định nguồn hàng chiến lược, lập kế hoạch mua, tìm hiểu nhà cung cấp, tìm kiếm loại hình thương mại, vận chuyển (nếu có)… Ví như tại các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, chi phí nguyên vật liệu, sản phẩm đầu vào chiếm tỷ trọng tới 55-70% doanh thu.
2. Tính năng quản lý mua hàng của phần mềm BRAVO
Quy trình mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng được hiểu là số hàng cần có để doanh nghiệp hoạt động bình thường, đủ nguyên vật liệu để sản xuất, đủ hàng để bán cho khách. Với phần mềm BRAVO ta sử dụng báo cáo “Nhu cầu vật tư” để biết số lượng cần đặt hàng.
Lưu ý: Tại khung hình bên trái Các công cụ nhập liệu, chương trình cung cấp một số công cụ nhanh giúp người nhập liệu xác định nhu cầu mua hàng:
“Đặt hàng theo hạn mức tồn”: Liệt kê danh sách các vật tư có theo dõi tồn tối thiểu, tồn tối đa, đồng thời đưa ra số lượng tồn kho hiện thời. Từ đó đưa ra gợi ý mua, người dùng có thể dựa vào số gợi ý mua để đưa ra quyết định đặt hàng đối với mặt hàng.
“Xem tồn kho tức thời”: Báo cáo nhanh về số lượng, giá trị tồn kho hiện thời các mặt hàng đặt hàng.
Đề nghị chào hàng
Đề nghị chào hàng là yêu cầu gửi tới nhà cung cấp về thông tin các mặt hàng công ty muốn mua. Người dùng có thể sử dụng chức năng “Lấy chi tiết yêu cầu mua vật tư” để kế thừa các thông tin vật tư từ phiếu Yêu cầu mua hàng.
Báo giá từ nhà cung cấp
Báo giá từ nhà cung cấp là thông tin phản hồi từ nhà cung cấp về yêu cầu chào giá các mặt hàng phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với phần mềm BRAVO ta sử dụng báo cáo “So sánh báo giá nhà cung cấp” để biết giá được chào nhỏ nhất từ các nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng tương ứng.
Chi tiết các thông tin:
Thông tin
Giải thích
Ngày
Ngày ghi trên báo giá.
Số
Số báo giá.
Loại tiền
Loại tiền và tỷ giá (nếu có) khi thanh toán.
Nhà cung cấp
Mã đối tượng đưa ra báo giá.
Địa chỉ
Địa chỉ của nhà cung cấp trên báo giá.
Người đại diện
Tên người đại diện thường xuyên giao dịch.
Người lập
Nhân viên kinh doanh theo dõi báo giá.
Địa điểm giao hàng
Địa điểm dự kiến giao hàng.
Giao dịch
Mã giao dịch của báo giá.
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng của báo giá hiện tại.
Thanh toán
Phương thức thanh toán khi thực hiện.
Phương tiện vận chuyển
Phương thức vận chuyển dự kiến khi thực hiện đơn đặt hàng.
Chi phí vận chuyển
Hình thức trả phí vận chuyển.
Phương thức giao nhận
Phương thức dự kiến giao nhận hàng.
Mặt hàng
Mã vật tư, hàng hóa, thành phẩm mua bán.
Tên hàng hóa, dịch vụ
Tên vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
Đvt
Đơn vị tính.
Số lượng
Số lượng.
Đơn giá
Đơn giá.
Thành tiền
Thành tiền.
Thuế
Mã thuế VAT.
% VAT
Thuế suất VAT.
Tiền thuế
Tiền thuế VAT.
Tổng tiền
Giá trị cần thanh toán bao gồm cả tiền thuế.
Ghi chú
Thông tin cần chú ý (nếu có).
Thời hạn
Ngày dự kiến giao hàng.
Nội dung
Nội dung tóm tắt của báo giá.
Lấy chi tiết yêu cầu mua hàng
Công cụ nhập liệu giúp kế thừa chi tiết các phiếu yêu cầu mua hàng đã được duyệt và có phát sinh trước ngày chứng từ.
Đơn đặt hàng mua (PO)
Sau khi xác định được Yêu cầu mua hàng phục vụ nhu cầu kinh doanh/sản xuất, chúng ta tiến hành đặt mua hàng từ các nhà cung cấp. Mỗi đơn đặt hàng có thể mua nhiều vật tư.
Chi tiết các thông tin:
Thông tin
Giải thích
Ngày
Ngày lập đơn đặt hàng.
Số
Số đơn đặt hàng.
Loại tiền
Loại tiền và tỷ giá (nếu có) khi thanh toán.
Nhà cung cấp
Đối tượng trên đơn đặt hàng.
Địa chỉ
Địa chỉ của nhà cung cấp trên đơn đặt hàng.
Người đại diện
Tên người đại diện bên nhà cung cấp.
Đối tác
Người thường xuyên liên hệ.
Người lập đơn hàng
Nhân viên kinh doanh theo dõi đơn đặt hàng.
Giao dịch
Loại giao dịch của đơn hàng.
Báo giá nhà cung cấp
Đơn đặt hàng được lập từ cơ sở báo giá nào.
Điều khoản thanh toán
Phương thức thanh toán khi thực hiện đơn đặt hàng.
Phương tiện vận chuyển
Phương tiện vận chuyển dự kiến khi thực hiện đơn đặt hàng.
Chi phí vận chuyển
Hình thức trả phí vận chuyển.
Phương thức giao nhận
Phương thức dự kiến giao nhận hàng.
Địa điểm giao hàng
Địa điểm dự kiến giao hàng.
Mã hàng
Mã vật tư, hàng hóa, thành phẩm mua bán.
Tên vật tư, hàng hóa
Tên vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
Đvt
Đơn vị tính.
Dự kiến giao hàng
Ngày dự kiến thực hiện đơn đặt hàng.
Số lượng
Số lượng.
Đơn giá
Đơn giá.
Thành tiền
Thành tiền.
Thuế
Mã thuế VAT.
% VAT
Thuế suất VAT.
Tiền thuế
Tiền thuế VAT.
Kho
Kho nhập hàng về.
Lệnh sản xuất
Lệnh sản xuất cần sử dụng tới vật tư đặt hàng.
Đơn hàng đóng
Tích vào nếu muốn loại trừ đơn hàng đó trên các phiếu nhập mua sau này. Coi như đã hoàn thành đơn hàng hoặc không theo dõi.
Nội dung
Nội dung tóm tắt của đơn hàng.
Lưu ý: Tại khung hình bên trái các công cụ nhập liệu, chương trình cung cấp một số công cụ nhanh giúp người nhập liệu xác định nhu cầu mặt hàng cần mua:
“Đặt hàng theo hạn mức tồn”: Liệt kê danh sách các vật tư có theo dõi tồn tối thiểu, tồn tối đa và số lượng tồn kho hiện thời. Từ đó đưa ra gợi ý mua, người dùng có thể dựa vào số gợi ý mua để đưa ra quyết định đặt hàng đối với mặt hàng.
“Xem tồn kho tức thời”: Báo cáo nhanh về số lượng, giá trị tồn kho hiện thời các mặt hàng đặt hàng.
Ngầm định khi đơn hàng đã được đưa vào sử dụng, thông tin về đơn hàng đã có trên các chứng từ khác thì chương trình sẽ không cho sửa đổi dữ liệu.
Hợp đồng mua
Hợp đồng là cam kết về pháp lý giữa người mua và người bán. Các thông tin trên hợp đồng đa số đều có trên Đơn đặt hàng mua. Ta có thể tham khảo ở Đơn đặt hàng mua.
Ngoài ra, khi nhập Hợp đồng mua cần chú ý đến các thông tin bên tab “Điều khoản thanh toán” để theo dõi trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Lưu ý: Ta có thể sử dụng Công cụ nhập liệu ở bên trái màn hình ấn vào “Lấy chi tiết đơn hàng” để chọn đơn đặt hàng bán tương ứng cho hợp đồng cần lập. Khi đó chương trình sẽ tự động chèn các mặt hàng cần mua tương ứng ở đơn đặt hàng vào hợp đồng mua.
Nhập mua hàng
Một số đặc điểm, chức năng của chứng từ Phiếu nhập mua:
Tất cả các vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ mua về nhập kho phải được cập nhật vào phiếu nhập mua.
Hầu hết trên các chứng từ vật tư thì thông tin về mã kho là rất quan trọng nếu vô tình bỏ trống hay nhập sai sẽ ảnh hưởng đến tính đúng đắn của chức năng “Tính giá vốn”.
Các thông tin chung trên chứng từ:
Thông tin
Giải thích
Ngày
Ngày của nhập mua theo khuôn dạng Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YY). Lưu ý năm phải là năm đang làm việc hiện thời và tháng phải kể từ tháng bắt đầu hạch toán.
Số
Số chứng từ, lưu trữ tối đa 20 ký tự, được tự động cộng lên mỗi khi vào chứng từ mới. Tuy nhiên ta cũng có thể sửa số chứng từ theo ý muốn.
Loại tiền
Loại tiền và tỷ giá phát sinh trên chứng từ. Nếu loại tiền được chọn khác đồng tiền hạch toán (thường dùng VND) các cột tiền hạch toán (VD: Thành tiền VND) quy đổi sẽ được hiển thị để ta tiện theo dõi song song với ngoại tệ.
Trong trường hợp phát sinh bằng tiền VND thì mặc định tỷ giá bằng 1.
Đối tượng
Mã đối tượng của nhà cung cấp.
Họ và tên
Tên cụ thể của người giao hàng. Được lấy mặc định là trường “Đối tác” trong phần khai báo “Đối tượng” tương ứng. Tuy nhiên ta có thể chỉnh lại theo ý muốn.
Địa chỉ
Địa chỉ của nhà cung cấp. Được lấy mặc định là trường “Địa chỉ liên hệ” trong phần khai báo “Đối tượng” tương ứng. Tuy nhiên có thể chỉnh sửa lại theo ý muốn.
Giao dịch
Loại nghiệp vụ của chứng từ, có tác dụng tự động định khoản hoặc cũng có thể dựa vào đó để phân biệt các nghiệp vụ mua hàng khác nhau.
Nội dung
Tóm tắt nội dung của chứng từ.
Tk có
Tài khoản bên có của cặp hạch toán mua hàng, thường là tài khoản công nợ phải trả.
Nhân viên
Người theo dõi phiếu nhập mua.
Bộ phận
Mã bộ phận mua hàng (Nếu có).
Hợp đồng mua
Số hợp đồng mua mà chứng từ thực hiện. Nhập thông tin ở trường này để theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
Đơn hàng mua
Số đơn hàng mua mà chứng từ thực hiện. Nhập thông tin ở trường này để theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng.
Kho
Kho nhập hàng.
Mã hàng
Mã vật tư, hàng hóa mua về.
Tên vật tư, hàng hóa
Tên vật tư, hàng hóa nhập mua.
Đơn vị tính
Đơn vị tính của mặt hàng. Khi mua hàng có sử dụng đơn vị tính khác với đơn vị tính chuẩn đã khai báo, chương trình sẽ căn cứ vào hệ số quy đổi để lên báo cáo tính toán theo đơn vị tính chuẩn.
Tk nợ
Tài khoản bên nợ của cặp hạch toán mua hàng, thường là tài khoản vật tư, hàng hóa.
Số lượng
Số lượng của vật tư hàng hóa nhập mua về.
Đơn giá
Đơn giá của mặt hàng.
Thành tiền
Là số tiền nguyên tệ phát sinh của một nghiệp vụ trên chứng từ. Nếu Mã tiền tệ là loại tiền nào thì thông tin này là giá trị theo loại tiền đó.
Tính giá
Chỉ áp dụng cho phương pháp tính giá vốn NTXT. Tích vào nếu muốn loại trừ phiếu mua hàng này khỏi quá trình tính giá xuất.
Loại thuế
VAT ( %)
Thuế suất GTGT (Nếu có). Ta có thể gõ lại trường giá trị tiền thuế GTGT. Giá trị sau khi gõ phải nằm trong khoảng làm tròn tiền so với số thuế GTGT mà chương trình tự động tính.
Tk nợ GTGT
Tài khoản nợ của định khoản thuế GTGT. Giá trị ngầm định là tài khoản nợ của cặp định khoản doanh thu ở phần trên màn hình.
Tk có GTGT
Tên Đt
Tên đơn vị xuất hóa đơn GTGT. Thông tin này dùng để lên bảng kê thuế GTGT.
Mã số thuế
Mã số thuế của đơn vị xuất hóa đơn.
Ngày / Số / Mẫu số / Seri
Thông tin về Ngày / Số hóa đơn / Mẫu số / Số seri trên chứng từ hóa đơn GTGT.
Hạn thanh toán
Số ngày phải thanh toán tính từ ngày hóa đơn.
Nhiều hóa đơn
Tích vào nếu muốn kê khai nhiều hóa đơn GTGT cùng một chứng từ mua hàng. Khi đó chúng ta phải nhập thông tin hóa đơn vào tab “Chứng từ đi kèm”.
Lưu ý: Trên thực tế có thể xảy ra các tình huống mà chứng từ hóa đơn và hàng hóa, vật tư không về cùng một thời điểm. Căn cứ vào từng tình huống cụ thể để xử lý:
Hàng về trước, hóa đơn về sau: cập nhật chứng từ nhập kho như bình thường, chỉ bỏ qua phần thuế. Khi này giá mua (tạm tính) của hàng hóa sẽ căn cứ vào đơn hàng hoặc hợp đồng. Khi hóa đơn về, ta làm bổ sung thuế.
Hóa đơn về trước, hàng về sau: Khi hóa đơn về, làm phiếu Kế toán khác hạch toán Nợ 151, 133 Có 331. Khi hàng về, ta làm phiếu nhập từ tài khoản 151 (hàng mua đang đi đường). Nếu muốn theo dõi số lượng hàng đang đi đường, ta có thể mở kho hàng đang đi đường. Khi hóa đơn về làm phiếu nhập mua vào kho này và hạch toán nợ tài khoản 151, 133 có tài khoản 331. Khi hàng về làm phiếu điều chuyển từ kho hàng đi đường về kho hàng hóa.
Phiếu nhập khẩu
Về cơ bản, Phiếu nhập khẩu cũng giống như Phiếu nhập mua hàng. Tuy nhiên, ngoài những thông tin về vật tư hàng hóa mua về như mã, tên, số lượng, đơn giá,… phiếu nhập khẩu còn cho phép theo dõi thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế môi trường của những vật tư hàng hóa đó (nếu có).
Thuế nhập khẩu: là số tiền thuế do hải quan tính cho từng loại hàng hóa nhập khẩu. Tài khoản hạch toán thuế nhập khẩu được khai báo trong tham số hệ thống (33332).
Thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có): Tài khoản có sẽ tự động hạch toán và được khai báo trong tham số hệ thống (33312).
Phiếu chi phí mua hàng
Một số đặc điểm, chức năng của chứng từ Phiếu chi phí mua hàng:
Dùng để tập hợp các chi phí như vận chuyển, bốc dỡ, lắp ráp,… các vật tư, hàng hóa nhập kho trong kỳ.
Chi phí tập hợp trên chứng từ này có thể phân bổ cho một hoặc nhiều vật tư, hàng hóa khác nhau, ở một hoặc nhiều phiếu nhập mua khác nhau trong kỳ.
Các bước thực hiện phân bổ chi phí mua hàng
Bước 1: Mở màn hình cập nhật chứng từ.
Bước 2: Cập nhật các thông tin trên đầu phiếu (số chứng từ, ngày chứng từ, đối tượng,…).
Bước 3: Nhấp đúp vào nút “Lấy chi tiết phiếu nhập” tại khung bên trái, chương trình sẽ hiển thị danh sách các phiếu nhập mua đã có tương ứng với đối tượng và ngày chứng từ của phiếu Chi phí mua hàng.
Bước 4: Tích chọn những phiếu nhập mua cần phân bổ chi phí. Sau khi chọn xong, nhấn nút “Close” trên cùng bên phải để chương trình tự động lấy những vật tư, hàng hóa trong các phiếu nhập mua vừa chọn để phân bổ chi phí.
Bước 5: Sau đó lựa chọn phương thức phân bổ theo Giá trị, Số lượng hay Trọng lượng. Nhập số tiền chi phí cần phân bổ vào ô “Tiền phân bổ”. Chi phí phân bổ của mỗi vật tư hàng hóa sẽ dựa theo tỷ lệ Giá trị, Số lượng hay Trọng lượng của các vật tư hàng hóa đó với nhau.
Bước 6: Nhập thêm các thông tin cần thiết khác (nếu có) như thuế VAT, hạn thanh toán.
Bước 7: Lưu dữ liệu (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter) để hoàn tất.
Lưu ý: Trong trường hợp biết chính xác chi phí cần phân bổ cho những vật tư hàng hóa nào, người sử dụng có thể nhập trực tiếp chúng trên chứng từ hạch toán chi phí thay vì sử dụng chức năng phân bổ tự động.
Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
Một số đặc điểm, chức năng của chứng từ Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp:
Sử dụng chứng từ này khi phát hiện hàng mua về kém chất lượng, không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng với nhà cung cấp và muốn xuất trả lại hàng.
Cặp tài khoản hạch toán Nợ/Có sẽ ngược với Phiếu nhập mua hàng.
Tab “Hạch toán” để nhập vật tư xuất trả lại nhà cung cấp. Tab “Hóa đơn” để nhập khi muốn giảm trừ công nợ của chứng từ nhập mua (Nếu chứng từ đó theo dõi tuổi nợ – hạn thanh toán).
Trả tiền nhà cung cấp
Ghi nhận thanh toán nhà cung cấp có thể qua tài khoản ngân hàng (Báo nợ – Ủy nhiệm chi) hoặc tiền mặt (Phiếu chi).
Trong quá trình nhập liệu cần lưu ý đến tài khoản công nợ phải trả, mã đối tượng phải khớp với đối tượng trên phần mua hàng. Để chọn thanh toán cho nhập mua có hạn thanh toán, sau khi nhập đầy đủ dữ liệu trên lưới ta dùng chuột bấm vào nút có dấu [+] ở cột đầu tiên (bên trái cột Giao dịch). Chương trình sẽ tự động tìm kiếm các hóa đơn chưa thanh toán có trùng tài khoản và đối tượng trên dòng đó. Dùng chuột tích chọn vào hóa đơn cần thanh toán sau đó ấn vào dấu [-] và nhập số tiền vào cột Trả tiền.
Tính năng Quản lý mua hàng trên phần mềm BRAVO hỗ trợ quản lý tổng thể quy trình mua hàng tại doanh nghiệp, với loạt hệ thống các báo cáo đi kèm, hỗ trợ cho người dùng trên phần mềm như:
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua
– Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán
– Báo cáo nhu cầu vật tư
– Tổng hợp công nợ phải trả theo hợp đồng
– So sánh thực tế và kế hoạch mua hàng
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng… Bởi vậy, nếu quản lý mua hàng tốt thì các khâu tiếp theo trong quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được thuận lợi, dẫn đến mua và bán tốt hơn.