Chức Năng Archive Trong Outlook / TOP 11 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 5/2023 # Top View

Khi sử dụng Microsoft Outlook. Với số lượng email tăng dần mỗi ngày. Chắc chắn nhu cầu quản lý và sắp xếp các thư mục archive rất quan trọng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đổi tên thư mục này để sắp xếp đâu nhỉ. Bài viết hướng dẫn cách đổi tên thư mục Archive trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn thực hiện điều đó với chỉ 3 bước đơn giản.

Nếu sử dụng Outlook thì tất cả email sẽ được lưu vào một file tổng có đuôi là .pst và có cấu trúc phân theo dạng cây thư mục nào ở phía bên trái của sổ chương trình Microsoft Outlook. Theo mặt định tên thư mục Outlook archive sẽ có tên ” My Outlook Data File”. Trong ví dụ bạn có thể thấy có 2 thư mục archive với tên “my outlook data file (1)” and “my outlook data file (2)”.

Kể từ Outlook 2010 trở về sau, tên mặc định của file .pst mới sẽ là “My Outlook Data File”. Tuy nhiên với những phiên bản trước đó nó có tên là “Personal Folders”. Thêm một điều nữa là nếu bạn sử dụng chức năng AutoArchive nó sẽ lấy tên mặc định là của file pst là “Archive”

Vũ i Tờ’s BLog

Đổi tên thư mục Archive trong Outlook

Bước 1: mở cửa sổ thuộc tính thư mục archive

Tên của thư mục archive sẽ nàm ở hộp thoại phía dưới thẻ Gereral. Ở đây là “My Outlook Data File (1)” . Bạn sẽ không làm gì được ở đây đâu vì nó là khu vực không cho chỉnh sửa.

Bấm chọn nút ” Advanced ” ở dưới

Bây giờ thì bạn có thể đổi được bất cứ tên gì bạn muốn trong ô Name. Trong ví dụ mình gõ Sales2018. Tiếp theo bấm chọn Apply và Ok để đóng của sổ

Tới đây là bạn đã xong việc đổi tên hiển thị thư mục Archive ở phía cột phải chương trình outlook rồi đó. Phần dưới là cách bạn đổi tên file .pst của phần archive nếu bạn vẫn muốn đổi tên nó nhưng mình không khuyến khích thay đổi tên nó đâu.

Đổi tên file .pst của thư mục archive

Đổi tên file .pst bạn muốn trong thư mục sau: C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlook. Ở ví dụ này mình đổi tên nó thành Sales2018.pst

Bấm OK, mở cửa sổ duyệt đến nơi chứa file bạn mới đổi tên. Chọn Open

Ngay cả khi công ty của bạn sử dụng ứng dụng email khách độc quyền hoặc đã có một hệ thống khác để nhắn tin, bạn có thể tìm thấy một số chức năng trong Microsoft Outlook có lợi cho doanh nghiệp. Outlook là phần ứng dụng email của Microsoft Office Suite và mặc dù nó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thứ từ thư email đến lời mời họp, nó hoạt động tương tự như các chương trình Suite khác. Khám phá những tính năng mà Outlook cung cấp cho doanh nghiệp của bạn và bạn sẽ sớm nhận được thông báo.

Giao tiếp

Cơ quan

Mặc dù lịch có thể là điều đầu tiên xuất hiện trong đầu khi suy nghĩ các cách để tổ chức, Outlook cung cấp một số chức năng để được tổ chức. Nó có một lịch có thể cấu hình cao, được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút Lịch Lịch ở phía dưới bên trái của không gian làm việc. Bạn có thể định cấu hình chế độ xem lịch để hiển thị chi tiết hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, cũng như các cuộc họp phối hợp màu sắc. Một cách khác Outlook cho phép bạn duy trì tổ chức kỹ thuật số là danh sách liên hệ của nó. Nút Danh bạ của Liên lạc trực tuyến ngay bên dưới nút Lịch Lịch, và cho phép bạn giữ được nhiều hay ít trong hồ sơ nếu muốn. Thêm danh thiếp kỹ thuật số hoặc nhập thông tin bằng tay. Mặc dù Outlook đi kèm với một số thư mục email theo mặc định, chẳng hạn như mục Sent Sent và các mục đã lưu, bạn có thể thêm, xóa và sắp xếp chúng phù hợp nhất với bạn. Tạo thư mục để lưu trữ email bạn cần giải quyết, câu hỏi từ cấp dưới, cuộc họp ngắn của đối thủ cạnh tranh và bất cứ điều gì khác loại bỏ sự lộn xộn khỏi cửa sổ thư email chính của bạn.

Theo dõi

Có vẻ như một khi bạn gửi email ra ether, bạn không bao giờ biết liệu nó có đạt được mục tiêu dự định hay không. Một chức năng mà Outlook cung cấp là xác nhận. Sau khi bạn đã mở một email mới bằng cách nhấp vào nút Tin nhắn mới của New hoặc hoặc của Thư Mail, hãy nhấp vào tab Tùy chọn của Tùy chọn trên trên Cửa sổ Chưa có tiêu đề – Tin nhắn. Hai chức năng là theo ý của bạn ở đây. Kiểm tra hộp thư Yêu cầu một hộp nhận Biên lai trên dải băng để biết khi nào tin nhắn của bạn đã đến hộp thư email của người nhận. Kiểm tra hộp Yêu cầu một hộp nhận Biên lai đã đọc để được thông báo khi người nhận thực sự mở email. Mặc dù các chức năng này không được đảm bảo – người nhận có thể đặt tùy chọn không gửi biên nhận đã đọc – chúng có thể chứng minh hữu ích. Nếu theo dõi là phổ biến hoặc quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, bạn có thể định cấu hình Outlook để theo dõi tất cả các tin nhắn trong phần Xử lý tin nhắn.

Làm việc theo nhóm

Nhiều chức năng Outlook cho phép bạn cộng tác với nhân viên, người giám sát và đồng nghiệp khác. Thiết lập các cuộc họp bằng tính năng mời họp của Outlook. Bạn sẽ không chỉ thông báo ngay cho những người được mời rằng họ sẽ được yêu cầu tham gia, mà bạn có thể theo dõi ai chấp nhận hoặc từ chối, cũng như kiểm tra lịch trình của khách trước để lên kế hoạch tối ưu. Bạn cũng có thể tận dụng chức năng Chia sẻ Lịch của tôi. Điều này cho phép bạn, sau khi cả hai bên đồng ý chia sẻ, xem lịch làm việc của nhân viên, xem khi nào họ sẽ ở trong và ngoài văn phòng, kiểm tra các cuộc hẹn và hơn thế nữa. Tận dụng tính năng Yêu cầu nhiệm vụ, được tìm thấy trong menu New New trên dải băng, để phân công công việc.

Cách tạo tạo Rule trong Outlook sẽ giúp bạn sắp xếp, lọc, chuyển bức thư nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nếu bạn chưa biết tạo Rule trong Outlook thì tham khảo ngay bài viết sau.

Nếu bạn đã quen sử dụng Outlook, chắc hẳn bạn đã quen với cách dùng của công cụ quản lý hòm thư tuyệt vời này. Outlook cho phép bạn đồng bộ và thực hiện gửi/nhận hàng ngàn email từ các dịch vụ hòm thư trực tuyến. Ngoài ra, bạn có thể tạo Rule trong Outlook để thiết lập tự động chắt lọc những email được gửi từ một hòm thư cụ thể nào đó vào thư mục riêng để dễ dàng quản lý chúng hơn.

HƯỚNG DẪN TẠO RULE TRONG OUTLOOK, LỌC EMAIL TRONG OUTLOOK

Bước 1: Trên hòm thư của bạn trong Outlook kích chuột phải vào email được gửi từ hòm thư mà bạn muốn lọc chọn Creat Rule…

Bước 2: Tại đây Outlook sẽ nhận diện người gửi ở ô From + người gửi đầu tiên, các bạn tích vào ô này sau đó chọn Select Folder để tạo một thư mục phân loại.

Bước 3: Trên hộp thoại Creat New Folder bạn đặt tên cho thư mục phân loại đó sau đó chọn một thư mục phía dưới làm thư mục cha sau đó nhấn OK.

Bước 4: Bạn sẽ thấy thư mục bạn vừa tạo được hiển thị dưới thư mục cha trong cửa sổ Rules and Alerts và nhấn OK.

Bước 5: Quay trở lại cửa sổ tạo Rule trong Outlook, bạn kiểm tra lại các thiết lập trong cửa sổ này và nhấn OK.

Bước 6: Sau khi tạo rule trong Outlook xong sẽ xuất hiện một hộp thoại thông báo ” The rule … has been created. ” bạn tích vào ô Run this rule now on messages already in the current folder sau đó bấm OK và chờ cho một lát để Outlook chuyển tất cả các email từ hòm thư bạn đã thiết lập vào thư mục mới.

Bước 7: Vào thư mục mới để kiểm tra, bạn sẽ thấy tất cả các email từ một địa chỉ người gửi đã được chuyển hết vào đây, tất nhiên nhưng email sau này cũng sẽ được chuyển vào đây.

➤

Xem video cách cài đặt nhiều mail trên Outlook 2010

➤  ➤ 

Trường hợp 1:

bạn cài nhiều tài khoản mail trên outlook và bạn muốn quản lý mail đến của mỗi email trong 1 thư mục riêng. Ví dụ: tôi có 2 email: support@web24.vn và payment@web24.vn và tôi muốn nếu khách hàng gởi mail vào support thì mail đó sẽ tự động vào thư mục (folder) support, khách hàng gởi vào mail payment@web24.vn thì mail đó sẽ tự động vào thư mục payment. Trong trường hợp này với Outlook 2003 bạn phải dùng Rules để đẩy mail vào, nhưng với Outlook 2010, mọi việc rất đơn giản.

     

Bước 4:

Kết quả cuối cùng, bạn chỉ cần làm tương tự như vậy cho các account còn lại.

 

Trường hợp 2:

bạn thường xuyên lên hệ với 1 hay 1 vài khách hàng, bạn muốn quản lý tất cả mail họ gởi cho bạn trong 1 Folder để dễ dàng xem lại khi cần. Đây là yêu cầu rất thường hay xảy ra cho các bạn thường xuyên dùng mail. Với trường hợp này, các bạn thực hiện như sau:

Bước 1:

Tạo Folder trong Inbox như đã hướng dẫn bên trên. Ở đây tôi  ví dụ với email

bạn thường xuyên lên hệ với 1 hay 1 vài khách hàng, bạn muốn quản lý tất cả mail họ gởi cho bạn trong 1 Folder để dễ dàng xem lại khi cần. Đây là yêu cầu rất thường hay xảy ra cho các bạn thường xuyên dùng mail. Với trường hợp này, các bạn thực hiện như sau:Tạo Folder trong Inbox như đã hướng dẫn bên trên. Ở đây tôi ví dụ với email sales1@web24.vn và tôi quản lí các mail của người này gởi đến tôi trong thư mục Sales trong Inbox.

 

Step 1: Se-lect a template: là bước cho phép bạn chọn cách tương tác với mail đó như thế nào: di chuyển mail đến của ai đó vào Folder hay đánh dấu để tiện theo dõi (follow-up),…

Khu vực step 2, bạn chọn vào liên kết  people or public group. Dòng này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn địa chỉ mail bạn muốn quản lý mail đến, trong ví dụ này tôi dùng mail Kết quả khi chọn email như hình bên dưới.Tiếp theo bạn nhấn vào liên kết Specified, mục này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn Folder nào để khi mail của email vừa chọn gởi đến sẽ di chuyên vào. Trong ví dụ này, toi đã tạo Folder Sales trong Inbox và tôi muốn chỉ định mail  

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới. Tiếp theo bạn nhấn vào liên kết Specified, mục này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn Folder nào để khi mail của email vừa chọn gởi đến sẽ di chuyên vào. Trong ví dụ này, toi đã tạo Folder Sales trong Inbox và tôi muốn chỉ định mail sales1@web24.vn sẽ di chuyển vào đó khi gởi cho tôi.

   

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới

Nếu bạn chưa có mail nào gởi đến từ đại chỉ cần quản lý thì đến giai đoạn này, bạn chỉ cần nhấn nút Finish để hoàn thành mà không cần quan tâm các bước sau. Trong trường hợp có một số mail từ email bạn muốn quản lý đã nằm sẵn rải rác trong inbox, thay vì bạn phải Move từng mail thủ công bằng tay, bạn có thể dùng chức năng sau.

Bạn nhấn Next 3 lần sẽ xuất hiện màn hình bên dưới. Bạn đánh dấu vào ô Run this Rules now on messages already in “Inbox”, điều này có nghĩa là bạn ra lênh cho nó copy các mail được gởi đến từ email bạn cần quản lý đang nằm trong Inbox vào thư mục bạn đã chỉ định. Sau đó nhấn nút Finish, Rules sẽ tự động copy các mail nằm trong Inbox vào thư mục chỉ định.

 

Sau khi hoàn thành, kết quả như hình bên dưới. Bạn làm tương tự như vậy cho các Rules khác nếu có.