Các Chức Năng Của Data Trong Excel / TOP 9 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 1

Table of Contents 1. Đặt vấn đề 2 1.1. Chức năng Settings 3 1.1.1. Whole number: 3 1.1.2. Decimal: 6 1.1.3. List: 7 1.1.4. Date: 9 1.1.5. Text length: 10 1.2. Chức năng Input Message 10 1.3. Chức năng Error Alert 11 1.4. Các ví dụ về Data validation 13 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: 13 1.4.2. Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc: 14 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: 15 2. Kết luận 16 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 2

Hình 1: Chọn vùng cần kiểm soát và thực hiện chức năng Data validation Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 3

1.1. Chức năng Settings Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation.

Hình 2: Cửa sổ Data validation

Hình 3: Các chức năng về điều kiện nhập liệu Trong danh sách thả xuống của Validation criteria (hình 3), có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom. 1.1.1. Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi, sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm

thi, Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập (hình 5). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 4 Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu a. Between (not between): Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 31, các thứ trong tuần, – Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu. – Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu. – Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống. – Clear All: huỷ bỏ Giá trị giới hạn có thể cố định (không thay đổi được) hoặc không cố định (có thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng.

Hình 5: Phạm vi nhập liệu – Giới hạn cố định: là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Trong hình 5, giá trị nhập nhỏ nhất bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 6 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 5 Hình 6: Thông báo lỗi nhập liệu mặc định trong Excel

Hình 7: Chọn giới hạn động trong nhập liệu

Hình 8: Giá trị xác định khi nhập liệu – Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán từ địa chỉ ô nào đó. Điều đó có nghĩa là giá trị giới hạn có thể thay đổi, phụ thuộc quá trình tính toán, cập nhật của công thức. Trong hình 7, giá trị nhập nhỏ nhất bằng giá trị ô Q8 (bằng 200) và lớn nhất bằng ô Q9 (bằng 1500). Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 7 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Phạm vi ứng dụng này phụ thuộc nhiều vào khả năng khai thác Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 6

công thức và sử dụng hàm của bạn. Nếu bạn khai thác công thức và sử dụng hàm tốt, khả năng kiểm soát số liệu sẽ tốt hơn, linh hoạt hơn. Điều đó thể hiện ở phần ví dụ. b. Equal to (not equal to): Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). c. Greater than (Greater than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). Ngược với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Hình 9: Giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu d. Less than (less than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ hơn (hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Trường hợp này ngược lại ở mục c ở trên. 1.1.2. Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân (hình 3). Cách thực hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 7 Hình 10: Giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu 1.1.3. List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có (hình 3). Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập liệu được lấy từ một cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ như nhập 1 phần tử (linh kiện, môn học, người, ) trong danh sách phụ tùng xe máy, ô tô, máy tính, môn học, danh sách thành viên, đã có sẵn. Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt là đối tượng nhập là chuỗi.

Hình 11: Tạo danh sách dữ liệu trực tiếp trong Source a. Danh sách nhập trực tiếp: Bạn gõ danh trực tiếp trong Source (hình 11), mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy. Với danh sách cố định (không sửa đổi) nên sử dụng trường hợp này. Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để hiển thị tiếng Việt. Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN thì sẽ bị lỗi hiển thị chữ tiếng Việt, nhưng nội dung hiển thị trên ô không bị sai (tức là chỉ khó nhìn thôi). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 8

Trong cửa sổ Data validation (hình 11), chức năng In-cell dropdown cho phép khi chọn vào ô sẽ hiện nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó (hình 12).

Hình 12: Danh sách được thả xuống để chọn khi bấm vào nút dropdown b. Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút (hình 13). Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Việc lựa chọn như trường hợp đầu tiên. Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải cùng nằm trong cùng một sheet với những ô cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách này ở sheet khác. Vậy cách khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng (K2:K15) là chúng ta có thể khắc phục nhược điểm này. Khi đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng (hình 14).

Hình 13: Khai báo danh sách từ vùng trong bảng tính Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuong[email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 9 Hình 14: Khai báo danh sách từ tên một vùng Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động dò đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dò tìm sẽ mất nhiều thời gian. 1.1.4. Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng ngày nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong 1 khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

Hình 15: Khai báo phạm vi ngày nhập Ví dụ như trong hình 15, chỉ cho phép nhập ngày trong khoảng từ ngày hôm nay (Today) và cộng thêm 3 ngày nữa. Cần lưu ý về định dạng ngày tháng và cách nhập liệu ngày tháng cho đúng, nếu không Excel luôn báo lỗi nhập liệu. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 10

1.1.5. Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu, ). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1 khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ như trong hình 16, chỉ cho phép nhập mã hàng có chiều dài 6 ký tự.

Hình 16: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự

Hình 17: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự 1.2. Chức năng Input Message Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức năng này thì bạn đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin nhập liệu cho khối ô nào đó, đầu tiên ta bôi đen khối ô đó (C6:C15 trong hình 17). Bước thực hiện như hình 1, 2 và chuyển sang Input Message (hình 17). Cửa sổ Input Message gồm các nội dung sau: Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 11

– Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn. Trường hợp này chọn Bật. – Title: Nội dung tiêu đề hiển thị (hình 18), dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

Hình 18: Thông báo khi chọn ô khi dùng Input message 1.3. Chức năng Error Alert Như chúng ta đã biết, khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ bị thông báo ở hình 6. Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi. Từ hình 2 chuyển sang Error Alert (hình 19), cửa sổ Error Alert gồm các nội dung sau: – Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô. Trường hợp này chọn Bật. – Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin). Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp. + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu này và yêu cầu phải nhập đúng mới được chấp nhận (hình 20). + Warning : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp nhập hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu (hình 21). + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua trường hợp nhập liệu không đúng quy định (hình 22). – Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 12 Hình 19: Cửa sổ Error Alert

Hình 20: Thông báo Stop khi nhập liệu không đúng

Hình 21: Thông báo Warrning khi nhập liệu không đúng Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu một cách khá tổng quát về chức năng Data validation. Chức năng cho phép kiểm soát tốt những dữ liệu nhập, đặc biệt là khi thực hiện với CSDL. Chức năng này giúp Excel trở nên gần gũi hơn với phần mềm Access (chuyên về CSDL). Để hiểu rõ hơn khả năng áp dụng Data validation, chúng ta sẽ đi vào các ví dụ cụ thể ở mục tiếp theo. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 13 Hình 22: Thông báo Information khi nhập liệu không đúng 1.4. Các ví dụ về Data validation 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: Trong nhiều bài toán về kỹ thuật, yêu cầu nhập liệu là số (số thập phân) theo 1 cột với giá trị tăng dần. Nếu sai do không kiểm soát tốt (chẳng hạn giá trị sau nhỏ hơn giá trị trước), quá trình tính toán sẽ bị sai lệch. Có thể sử dụng cách lập trình sự kiện đối với ô nhập (VBA) để kiểm soát nhưng sẽ phức tạp, nhất là khi xử lý với nhiều ô, nhiều khối ô. Khi sử dụng Data validation thì công việc trở nên khá đơn giản. Trong hình 23, vùng D7:D29 yêu cầu sắp xếp theo giá trị tăng dần, giá trị nhỏ nhất tại ô D7. Chú ý khi khai báo công thức trong Validation sử dụng địa chỉ tuyệt đối.

Hình 23: Thiết lập nhập dữ liệu là số tăng dần Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 14

Hình 24: Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 15 Hình 25: Tạo danh sách các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố)

Hình 26: Danh sách nhập liệu các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: Trong một số trường hợp, yêu cầu tổng giá trị nhập trong vùng chỉ tới 1 giới hạn nào đó. Nếu tổng giá trị nhập vượt vùng giới hạn đó thì Excel sẽ báo lỗi. Ví dụ tổng thu nhập của 1 người là 15 triệu/ tháng. Khoản tiền đó sẽ được chi tiêu trong 1 tháng với nhiều loại chi phí (hình 27). Tại trường hợp này, sử dụng Custom trong danh sách của Allow, công thức nhập ở dưới: =SUM($C$5:$C$12)<$C$2 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 16 Hình 27: Sử dụng Custom để quản lý giới hạn nhập liệu Sau đó thiết lập thông báo lỗi trong Error Alert, kiểu Warning. Khi nhập quá giới hạn trên, thông báo sẽ hiện ra và bạn tuỳ chọn cách xử lý (hình 28).

Hình 28: Thông báo lỗi khi chi tiêu vượt quá giới hạn 2. Kết luận – Data validation là chức năng rất hay và linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu nhập trong bảng tính. Khả năng kiểm soát dữ liệu kèm theo thông báo hỗ trợ giúp người sử dụng đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. – Kết hợp sự định dạng, trang trí bảng tính, thiết kế giao diện, khai thác và sử dụng hàm cùng với Data validation sẽ giúp chúng ta có một bảng tính hoàn chỉnh, đẹp, khả năng ứng dụng cao. Đó cũng là xu hướng tất yếu với những ai xây dựng các sản phẩm ứng dụng trong Excel. – Với khả năng này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với CSDL vì có khả năng kiểm soát dữ liệu nhập. Việc khai thác CSDL trong Excel bằng hàm, công thức và các chức năng nâng cao khác đã giúp nhiều người sử dụng Excel làm CSDL. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Tài liệu tham khảo chính và một số nội dung lấy từ: http://www.contextures.com

Bước 1: Mở Add-in Analysis ToolPak

Bước 2: Tạo chỉ tiêu phân tích trong Analysis ToolPak

Chọn vùng B2:M2 trong bảng dữ liệu ban đầu, vào tab Data, chọn chức năng Data Analysis

Trong cửa sổ Data Analysis, chọn mục Moving Average (đường trung bình, đường xu hướng) rồi bấm ok

Thiết lập các chỉ tiêu trong Moving Average như sau:

Chúng ta thu được kết quả như sau:

Số kỳ từ 0 đến 4 (ứng với thứ tự từ 1 đến 5) có lỗi #N/A bởi chúng ta phân tích theo Interval = 6, do đó tại thời điểm số kỳ <6 thì sẽ chưa đủ cơ sở phân tích nên báo lỗi. Lỗi này chúng ta có thể hiểu được nên có thể chấp nhận nó.

Bước 3: Biểu diễn chỉ tiêu phân tích vào biểu đồ

Trong mục Chart data range: Sửa nội dung chọn thành =Sheet1!$A$2:$M$3 (lấy thêm cả dòng 3, cho đối tượng số kỳ = 6)

Khi đó ta có biểu đồ như sau:

Khi thay đổi giá trị Period (số kỳ) ở mục Moving Average, chúng ta có thể thấy đường xu hướng biểu diễn trung bình giữa các kỳ sẽ thay đổi theo.

Khi số kỳ là 6 thì tương ứng với đường xu hướng tạo ra bởi chức năng Data Analysis

Như vậy chúng ta có thể theo dõi được xu hướng thay đổi theo từng kỳ. Và với chức năng Data Analysis chúng ta có thể hiểu được Excel đã tính các chỉ tiêu này như thế nào để có thể biểu diễn được các chỉ tiêu xu hướng.

Số kỳ càng nhỏ thì chúng ta sẽ có xu hướng càng sát với số liệu ban đầu (biên độ đi lên, đi xuống nhiều và thay đổi thường xuyên, mang tính cục bộ và giai đoạn ngắn)

Số kỳ càng lớn thì chúng ta càng nắm được xu hướng chung của toàn bộ quá trình là đang đi lên hay đi xuống (biên độ thay đổi ít, mang tính tổng thể toàn bộ quá trình)

Khi phân tích, chúng ta nên phân tích cho 1 vài đường xu hướng, với số kỳ dao động từ nhỏ đến lớn (ví dụ khoảng 3 xu hướng, cho số kỳ là 2, 4. 6) để có thể có thêm căn cứ xét đoán xem xu hướng biến động thế nào

Để làm việc tốt với biểu đồ, chúng ta cần nắm rõ các công cụ để điều khiển biểu đồ: định dạng, dữ liệu nguồn, các dạng biểu đồ phù hợp với mục tiêu…

Để hỗ trợ tốt hơn việc phân tích biểu đồ chúng ta cần kết hợp với các kỹ thuật phân tích và xử lý dữ liệu, khi đó chúng ta sẽ có thể tạo thêm được các dữ liệu hỗ trợ giúp việc phân tích trở nên dễ dàng hơn.

Để dữ liệu đó có thể được giới hạn trong một phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài xác định. Khi đó chức năng Data Validation sẽ giúp nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót. Các bước thực hiện:

Chọn vùng dữ liệu dữ liệu cần kiểm soát.

Tab : cho phép thiết lập về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào yêu cầu kiểm soát mà chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào vào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, phải chọn trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn: Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.

Whole number: chức năng này chỉ cho phép nhập dữ liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi,… sẽ bị báo lỗi. Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép thiết lập phạm vi giá trị nhập.

Between (not between): chỉ cho phép nhập giá trị trong một phạm vi xác định (hoặc ngoài phạm vi xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, tháng trong năm từ 1 đến 12… trong đó:

Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập dữ liệu.

Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập dữ liệu.

Ignore blank: bỏ qua ô trống (không xét điều kiện nhập dữ liệu khi ô trống).

Clear All: huỷ bỏ tất cả.

Equal to (not equal to): chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value và có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức.

Greater than (Greater than or equal to): chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn chỉ định. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum và có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức. Ngược lại với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Decimal: chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân. Cách thực hiện tương tự đối với Whole number.

List: chỉ cho phép nhập dữ liệu từ một danh sách sẵn có. Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác.

Danh sách nhập trực tiếp: gõ danh sách trực tiếp trong Source, mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy.

Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: chọn vùng danh sách trên bảng tính, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Với cách này, vùng danh sách phải cùng nằm cùng sheet với những ô cần nhập. Nếu muốn sử dụng vùng danh sách ở sheet khác thì phải đặt tên cho vùng đó, khi đó Source sẽ hiển thị tên vùng.

Hạn chế của chức năng List là không tự động tìm đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc tìm sẽ mất nhiều thời gian.

Date: chức năng này chỉ cho phép nhập giá trị ngày, việc điều khiển miền giá trị nhập giống như đối với Whole number.

Text length: Cho phép nhập dữ liệu là chuỗi có độ dài xác định, việc thiết lập chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number.

Tab Input Message: cho phép hiển thị thông tin nhập dữ liệu khi di chuyển chuột vào ô, từ đó định hướng cho công việc nhập dữ liệu.

Show input message when cell is selected: bật /tắt chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn.

Title: tiêu đề của thông báo.

Input message: nội dung thông báo.

Tab Error Alert: khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu người dùng nhập liệu không đúng quy định thì Excel sẽ bị thông báo.

Show error alert after invalid data is selected: bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô.

Style: kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin).

Title: tiêu đề hộp thông báo.

Error message: nội dung thông báo.

Các thao tác với Worksheet

Chèn thêm worksheet vào workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Xóa worksheet khỏi workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa trên thanh sheet tab, chọn Delete, xác nhận xóa chọn Delete.

Sắp xếp worksheet trên workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Chọn tên sheet cần sắp xếp, drag đến vị trí mới.

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ giới thiệu với bạn cách để tạo 1 hôp thoại xổ xuống cho chức năng Data Validation trong Excel. Ta cũng sẽ tìm hiểu về một số kỹ thuật nâng cao để hiển thị danh sách nhiều lựa chọn Data Validation thông qua hàm Indirect.

Cách để tạo hộp thoại Data Validation xổ xuống trong Excel

Bước 1: Bôi đen một ô tính hoặc vùng dữ liệu cần tạo hộp thoại Data Validation xổ xuống

Bước 3: Trong tab Settings, chọn List

Bước 4: Tiếp đến bạn điền danh sách các dữ liệu cần kiểm duyệt, ngăn cách nhau bởi dấu phẩy vào sau đó bấm OK

Đối với thông báo dữ liệu cần nhập:

Điền vào phần Title nội dung khái quát của thông báo

Điền vào phần Input message nội dung thông báo đầy đủ về loại dữ liệu mà người dùng sẽ lựa chọn để nhập vào

Chọn vào biểu tượng cảnh báo và điền nội dung khái quát của lỗi cũng như nội dung lỗi đầy đủ vào các mục Title và Short Description.

Sau đó bấm OK

Cách để tạo hộp thoại Data Validation xổ xuống cho vùng dữ liệu/vùng dữ liệu đã được đặt tên

Đôi khi không phải lúc nào bạn cũng có thể tạo thủ công hộp thoại dữ liệu xổ xuống trong ô dữ liệu nguồn. Nếu trong quá trình nhập liệu sau này mà bạn cần phải thay đổi hay cập nhập thì việc này sẽ trở nên tương đối khó chịu.

Thay vì đó, bạn nên liên kết đến 1 dải ô mới để dễ dàng cập nhật những thay đổi về nội dung dữ liệu

Bước 1: Chọn 1 ô tính cần tạo hộp kiểm Data Validation

Bước 2: Điền các giá trị của hộp kiểm vào 1 cột khác

Bước 1: Chọn dải ô dữ liệu cần tham chiếu

Cách tạo hộp thoại xổ xuống Data Validation có điều kiện ràng buộc

Phần này ta sẽ tìm hiểu cách để tạo 1 hộp thoại linh động với hàm Indirect

Ví dụ tiếp theo ta có dữ liệu được chia thành 2 loại: Đồ điện tử và Sách

Bố trí bảng tham chiếu:

Bước 1: Bố trí bảng tham chiếu dưới dạng như sau. Tiêu đề các mục nhỏ hơn cần được bố trí sang phải dưới dạng tiêu đề chính

Bước 3: Làm tương tự với mục Electronics và Books

Bạn vừa hoàn tất việc tạo hộp thoại xổ xuống đầu tiên, tiếp theo ta cần tạo thêm 1 hộp thoại nữa

Làm tương tự đối với Books

Ghi chú cần lưu ý

Phương pháp trên có một số hạn chế như sau:

Tên vùng dữ liệu mà bạn đặt không được chứa ký tự khoảng trắng ở trong. Chẳng hạn, bạn không nên đặt tên dưới dạng “Mobile Phones” mà thay vào đó phải là “Mobile_Phones”

Bạn cũng không nên đặt tên dưới dạng FY15, FY16, Q116, Q216, v.v. bởi vì Excel sẽ mặc định rằng chúng là dải ô tính thông thường.

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp thủ thuật Excel hay

Khi đó bạn có thể thấy được toàn bộ những ô tính Excel chứa hộp thoại xổ xuống Data Validation.

Cách xóa hộp kiểm Data Validation trong Excel

Bước 2: Thêm dữ liệu theo hàng dung để tham chiếu

Do tính chất của một hộp thoại độc lập nên ta cần phải đi vòng để thực hiện được yêu cầu này:

Bước 1: Sau khi thiết lập xong cho hộp thoại hỗn hợp Combo box, chọn 1 giá trị bất kì trong danh sách xổ xuống

Bước 2: Bạn sẽ thấy có 1 dãy số trong ô liên kết

Bước 3: Quay lại ô tính chứa dữ liệu tham chiếu và thêm dãy số trên vào đối tượng cần tham chiếu

Bước 4: Chọn 1 ô gần với form và thực hiện việc tham chiếu bằng Vlookup thông qua dãy số trên

Bước 5: Sử dụng công thức Vlookup trong thanh công thức.

Học lập trình VBA trong Excel ở đâu?