Bạn đang xem bài viết Ma Trận Raci – Công Cụ Hiệu Quả Để Phân Định Trách Nhiệm Trong Dự Án được cập nhật mới nhất trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Dự án thành công là những dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, hạng mục. Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề phát sinh như:
Trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc đơn vị.
Nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai làm.
Quy trình phê duyệt hoặc ra quyết định không rõ ràng.
Đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm.
Vậy làm thế nào để hạn chế các vấn đề phát sinh như trên?
Ma trận RACI là một kỹ thuật nhằm làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị.
Phương án tổ chức phân công này chia ra 4 “nhóm người” theo lần lượt các chữ cái:
R.A.C.I
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt cái dự án, kế hoạch đó.
C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên A duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm.
Phương pháp lập:
Bước 2: Xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào công việc/ dự án, liệt kê chúng dọc theo phía trên của ma trận.
Bước 3: Hoàn thành các ô của ma trận, xác định những người có trách nhiệm, người thực hiện, người cần được hỏi ý kiến, tư vấn và người phải được thông báo cho mỗi công việc.
Lưu ý: Đảm bảo mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất 1 người thực hiện (R) và không có công việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm (A).
Như chia sẻ ở trên, với ma trận này bạn có thể tùy chỉnh thêm một số thông tin như yêu cầu kết quả công việc, các quy trình phải thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá KPI.
Ngoài ra, bí mật cuối cùng của RACI sẽ được tiết lộ ở phần công việc cuối cùng, khi chúng ta tổng kết xem mỗi người có mấy chữ A, mấy chữ R. Nếu ai mà có nhiều chữ R quá thì thử kiểm tra lại xem họ có đang bị quá tải không. Nếu có ai đó mà ít chữ R quá thì xem xem họ có đang rảnh rang quá không. Nhưng đừng máy móc, đôi khi một chữ R phải làm hết ngày này qua ngày khác còn có chữ làm một thoáng là xong.
Làm Rõ Trách Nhiệm Với Ma Trận Raci
Một số biến thể: ARCI, RASCI, RASIC, RACI-V và CAIRO
Làm việc theo nhóm được xem là một cách hiệu quả để hoàn thành mục tiêu công việc. Đội nhóm làm việc tốt cùng nhau sẽ tạo ra kết quả ấn tượng là điều không có gì phải nghi ngờ. Thật không may, điều ngược lại cũng đúng và rất phổ biến: Nhóm không hoạt động tốt thì kết quả sẽ không được như mong muốn.
Khi nhiều người làm việc trong cùng một dự án, thật dễ dàng để giả định ai khác đang đảm nhận một chi tiết hoặc nhiệm vụ cụ thể. Tình trạng chỉ tay và đổ lỗi cho nhau khi kết quả công việc không tốt hoặc không hoàn thành nhiệm vụ rất dễ xảy ra.
Nhiều yếu tố đóng góp vào sự kém hiệu quả của nhóm, trừ khi trách nhiệm và trách nhiệm giải trình rõ ràng, nếu không sẽ có nguy cơ phát sinh vấn đề. Với những dự án phức tạp, nhạy cảm về mặt thời gian hoặc nhiệm vụ quan trọng hay trong trường hợp mọi người né tránh trách nhiệm, thường thì cần phải dành thời gian suy nghĩ vai trò của bạn và các thành viên trong nhóm trong mọi nhiệm vụ mà nhóm thực hiện.
Nếu không có sự rõ ràng, bạn sẽ thấy nhiều khoảng trống, sự chồng chéo và nhầm lẫn xảy ra. Làm việc nhóm sẽ gây bực bội, không hiệu quả và ít có khả năng mang lại kết quả tốt. Trong những tình huống này, việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rất cần thiết.
Ma trận RACI là một hệ thống mang đến cấu trúc và sự rõ ràng, giúp bạn phân công vai trò của mọi người trong nhóm. Đây là hệ thống lưới đơn giản mà bạn có thể sử dụng để làm rõ trách nhiệm của mọi người và đảm bảo tất cả mọi việc nhóm cần làm đều được chú ý.
Giải thích RACI
Sử dụng ma trận RACI, bạn cần liệt kê tất cả nhiệm vụ, cột mốc và quyết định, sau đó làm rõ ai là người người chịu trách nhiệm, có trách nhiệm giải trình và khi thích hợp, ai cần phải được tư vấn hoặc thông báo.
Responsible – là những người “thực hiện” công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể cùng chịu trách nhiệm.
Accountable – là người “sở hữu/ làm chủ” công việc. Người này phải ký kết hoặc phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định đã hoàn tất. Người này giao nhiệm vụ cho những người Responsible. Chỉ có duy nhất một Accounttable quy định cho mỗi nhiệm vụ, kết quả chuyển giao.
Consulted – là những người được hỏi ý kiến, cung cấp đầu vào trước khi công việc được thực hiện và ký kết. Những người này ở “trong vòng lặp” và tham gia tích cực.
Informed – những người này cần biết về những việc đang xảy ra. Họ cần cập nhật tiến độ hoặc quyết định, nhưng không cần phải được tư vấn chính thức, cũng như đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ hoặc quyết định.
Những phiên bản khác ARCI
Một số người thích dùng từ viết tắt ARCI, phản ánh tầm quan trọng của ” Trách nhiệm giải trình”.
RASCI hoặc RASIC
Yếu tố thứ năm, ” Supportive/ Hỗ trợ”, đôi khi được đặt vào giữa, tạo ra RASCI. Hỗ trợ đề cập đến những người cung cấp nguồn lực và giúp đỡ những người chịu trách nhiệm về công việc.
RACI-V
Trong một số trường hợp, một vai trò khác được thêm vào, đó là ” Verifies/ Xác minh.” Vai trò này đưa ra kiểm tra cần thiết, đảm bảo công việc được thực hiện theo những tiêu chuẩn định trước.
Sử dụng công cụ
Để hoàn thành ma trận RACI:
1. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ, hoạt động và quyết định mà nhóm cần thực hiện. Tốt hơn là bạn nên đưa cả nhóm vào, giúp bạn theo dõi những nhiệm vụ cốt lõi phải được hoàn thành nếu dự án thành công.
2. Liệt kê tất cả chức năng của mọi người trong nhóm. Đôi khi điều này có nghĩa là bạn cần liệt kê từng thành viên trong nhóm. Nhưng nếu một số chức năng được thực hiện bởi nhiều người, bạn nên liệt kê chức năng thì tốt hơn.
3. Sau đó tạo ma trận (xem hình 1) từ hai danh sách đã thực hiện. Liệt kê nhiệm vụ, hoạt động và quyết định dưới dạng tiêu đề hàng trong cột bên tay trái và chức năng/vai trò làm tiêu đề cột.
Hình 1: Ví dụ về ma trận RACI
Cho biết ai là người chịu trách nhiệm, có 4. Bây giờ, phác họa RACI cho mỗi nhiệm vụ được liệt kê. trách nhiệm giải trình, ai tư vấn và thông báo.
5. Kiểm tra RACI với từng nhiệm vụ: Kiểm tra cẩn thận, vì đây là bước đảm bảo mọi thứ được thực hiện!
Đối với mỗi nhiệm vụ (hàng):
Phải có một (và chỉ một) người chịu trách nhiệm giải trình
Phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm
Tư vấn’ và ‘thông báo’ tùy chọn trên mỗi hàng.
Ngoài ra, đảm bảo tất cả những người tham gia thực sự cần thiết. Có thể “Quá nhiều gia vị có thể làm hỏng nước dùng”. Quá nhiều người tham gia, ngay cả khi vai trò của họ là ‘tư vấn’ và ‘thông báo’ có thể khiến công việc không hiệu quả và trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.
6. Kiểm tra đảm bảo tất cả mọi thứ được thực hiện, bước tiếp theo của phân tích ma trận RACI giúp đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng!
Bạn làm điều này bằng cách phân tích vai trò mà mỗi chức năng thực hiện. Điều này có nghĩa là tìm kiếm theo chiều dọc tại vị trí R, A, C và I được gán và hỏi những câu hỏi sau:
Có người nào hoặc chức năng nào có quá nhiều trách nhiệm? Nếu có, có thể có rủi ro về chất lượng công việc không đảm bảo hoặc không thể hoàn thành.
Có ai có quá nhiều hoặc đảm nhận tất cả trách nhiệm giải trình? Nếu có, cần xem lại việc thiết kế của công việc của mọi người. Người này có thực sự giám sát và bao quát được tất cả những nhiệm vụ này? Ủy thác một số trách nhiệm giải trình (sau đó kiểm tra và cân bằng) cho những người khác trong nhóm?
Có người nào hoặc chức năng nào tham gia vào mọi nhiệm vụ? Điều này là không cần thiết và bạn nên xem xét lại cách phân công nhiệm vụ và ưu tiên.
Bước cuối cùng là truyền thông 7. Khi hoàn tất việc kiểm tra bước 5 và 6, bạn đã kiểm tra tính đầy đủ và toàn vẹn của các vai trò và chức năng trong nhóm.ma trận RACI cho tất cả thành viên trong nhóm và cập nhật khi mọi thứ thay đổi.
Những điểm chính
Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc theo nhóm là đảm bảo mọi thứ đều được thực hiện tốt và hoàn hảo. Bằng cách áp dụng ma trận RACI, bạn có thể lập luận và kiểm tra xem ai chịu trách nhiệm và có trách nhiệm giải trình với từng nhiệm vụ nhóm, đồng thời kiểm tra tính toàn vẹn trong vai trò của mỗi người. Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ thiếu sót, chồng chéo và lẫn lộn, điều hành nhóm hiệu quả hơn.
Một khi hiểu được vai trò của mọi người, chịu trách nhiệm và trách nhiệm giải trình, bước tiếp theo là suy nghĩ lên lịch trình cho mọi người để dự án có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.
Bạn Biết Gì Về Ma Trận Raci?
MA TRẬN RACI – CÔNG CỤ HIỆU QUẢ ĐỂ PHÂN ĐỊNH TRÁCH NHIỆM TRONG DỰ ÁN HAY CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN TRONG MỘT DOANH NGHIỆP
Một điều hiển nhiên là dự án thành công là những dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, hạng mục. Và một doanh nghiệp hoạt động tốt là một doanh nghiệp có sự phân chia rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án mới hay xây dựng phòng ban mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề phát sinh như:
Trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc đơn vị.
Nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai làm.
Quy trình phê duyệt hoặc ra quyết định không rõ ràng.
Đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm.
Vậy làm thế nào để hạn chế các vấn đề phát sinh như trên?
Ma trận RACI là một kỹ thuật nhằm làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị.
Phương án tổ chức phân công này chia ra 4 “nhóm người” theo lần lượt các chữ cái:
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm chính đầu mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt các dự án, kế hoạch.
C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên A duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm.
Vậy sử dụng ma trận Raci như thế nào?
Bước 2: Xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào công việc/dự án, liệt kê danh sách dọc theo phía trên của ma trận.
Bước 3: Hoàn thành các ô của ma trận, xác định những người có trách nhiệm, người thực hiện, người cần được hỏi ý kiến, tư vấn và người phải được thông báo cho mỗi công việc.
Phương pháp lập ma trận vô cùng đơn giản nhưng khi lập, chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
Đảm bảo mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất 1 người thực hiện (R) và không có công việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm(A).
Với ma trận này bạn có thể tùy chỉnh thêm một số thông tin như yêu cầu kết quả công việc, các quy trình phải thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá KPI.
→ Bí mật cuối cùng của RACI sẽ được tiết lộ ở phần công việc cuối cùng, khi chúng ta tổng kết xem mỗi người có mấy chữ A, mấy chữ R. Nếu ai mà có nhiều chữ R quá thì thử kiểm tra lại xem họ có đang bị quá tải không. Nếu có ai đó mà ít chữ R quá thì xem xem họ có đang rảnh rang quá không. Nhưng đừng máy móc, đôi khi một chữ R phải làm hết ngày này qua ngày khác còn có chữ làm một thoáng là xong.
Nhìn chung lập ma trận Raci không quá phức tạp, tuy nhiên khi đặt vào hoàn cảnh của mỗi doanh nghiệp, để đưa ra ma trận phân chức vụ trách nhiệm của phòng ban thì không hề đơn giản, mà phải biết sử dụng RACI một cách hợp lý và chuẩn xác mới có thể đem đến hiệu quả hoạt động tốt cho doanh nghiệp.
Là một người quản lý nhân sự, anh chị không thể không nắm rõ ma trận RACI, anh chị không thể không biết lập ma trận này cho hợp lý với hoàn cảnh công ty. Và chính vì thế BCC sẽ hỗ trợ anh chị làm tốt việc này qua module “Thiết Kế Công Việc” trong toàn khóa học “Nghề Nhân Sự Nâng Cao”.
BCC xin giới thiệu anh chị Module “Thiết kế công việc” và khóa học “Nghề Nhân Sự Nâng Cao” với các kiến thức chuyên sâu về chuyên môn, hỗ trợ anh chị khi anh chị đang là chuyên viên nhân sự, trường phòng nhân sự hay thậm chí anh chị đang có ý muốn nâng cấp bản thân mình lên những vai trò lớn hơn trong nghề nhân sự.
Để biết thêm thông tin chi tiết về khóa học, tham khảo tại:
https://bcc.com.vn/nghe-nhan-su-nang-cao
https://bcc.com.vn/thiet-ke-cong-viec
Trách Nhiệm Của Người Quản Lý Dự Án
Trách nhiệm và nhiệm vụ của người quản lý dự án, người quản lý dự án mang lại cho công ty giá trị gì
Hiện nay ngành công nghiệp CNTT đang đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng với mục tiêu cải thiện chất lượng và hiệu suất của tất cả các dịch vụ. Mức độ phát triển cao của việc duy trì và thành công của các dự án thường là một chứng nhận của một chuyên gia như quản lý dự án.
Vậy Trách nhiệm và nhiệm vụ của người quản lý dự án là gì
Người quản lý dự án (Project Manager – PM) là người được chỉ định bởi các tổ chức, công ty để lãnh đạo một đội (team) ,người phải chịu trách nhiệm về việc hoành thành các mục tiêu của dự án. Vai trò của người quản trị dự án khác với vai trò của người quản trị chức năng hay người người quản lý hoạt động.
Thông thường người quản trị chức năng (functional manager) chỉ tập trung vào việc cung cấp và giám sát một chức năng của doanh nghiệp, trong khi đó người quản trị hoạt động (operation manager) là người có trách nhiệm phải đảm bảo rằng quá trình kinh doanh có hiệu quả.
Nhìn chung, các nhà quản lí dự án có trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu về: yêu cầu công việc, yêu cầu nhóm, yêu cầu cá nhân. Vì quản lý dự án là một chiến lược kỉ luật quan trọng, người quản lý dự án là người liên kết các chiến lược dự án và nhóm dự án. Các dự án rất cần thiết cho sự tăng trưởng và sự sống còn của các tổ chức. Các dự án tạo ra giá trị dưới hình thức các quy trình nghiệp vụ được cải thiện, không thể thiếu được trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới và làm cho các công ty dễ dàng đáp ứng với những thay đổi về môi trường, cạnh tranh và thị trường.
Ngày nay việc quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng mang tính chiến lược. Tuy nhiên việc hiểu và áp dụng những kiến thức, công cụ và kĩ thuật đó là rất tốt và cần thiết nhưng chưa đủ để quản lý một dự án có hiệu quả. Ngoài các kỹ năng chuyên môn về khu vực và nhu cầu quản lý chung cần thiết cho dự án, quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi người quản lý dự án phải có các năng lực sau:
Tri thức ( Knowledge): Đề cập tới những hiểu biết, kinh nghiệm của người quản lí dự án về việc quản trị dự án.
Hiệu quả( Perfomance): Là những gì mà người quản lý dự án có thể làm được để hoành thành mục tiêu của dự án dựa trên những kiến thức của họ.
Yếu tố cá nhân( Personal): Đề cập tới việc người quản lí dự án hành động như thế nào khi thực thi các hoạt động của dự án. Các yếu tố như thái độ làm việc, phẩm chất vốn có, khả năng lãnh đạo… những yếu tố mà có khả năng dẫn dắt đội dự án
Quản lý dự án mang lại cho công ty giá tri gì
Vai trò của người quản lý dự án mang lại cho công ty những lợi ích hữu hình như sau:
Là nhân viên có thể mang lại cho công ty doanh thu tài chính : nhờ công việc tuyệt vời của quản lý dự án và kỹ năng giao tiếp cao của họ, một khách hàng bình thường với một dự án duy nhất có thể trở thành khách hàng lâu dài thân thiện và được tiếp tục hợp tác thành công hơn nữa công việc
Là một loại nhà ngoại giao tuyệt vời trong công ty’ anh ấy luôn có khả năng giải quyết mâu thuẫn hoặc bất kỳ vấn đề có thể nghi vấn nào trong giai đoạn phát triển dự án. Người quản lý dự án co thể mang đến một bầu không khí thoải mái trong đội ngũ làm việc và trong toàn công ty giúp mọi người làm việc với năng suất cao và hiệu quả .
Ứng dụng MyXteam quản lý công việc, quản lý dự án tại công ty
_Công cụ chat với MyXteam sẽ giúp nhà quản lý dự án tai công ty dễ dàng trao đổi công việc, làm việc nhóm đôn đốc, tương tác với nhân sự tạo dựng mối quan hệ làm việc nhóm ,công việc dễ dàng hơn
_Với myXteam, quản lý dự án, quản lý nhân sự sẽ dễ dàng hơn, MyXteam sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc. Với MyXteam hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự, và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc
_Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý dự án myXteam thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình.
_Công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm myXteam sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của công ty, ai làm nhiều việc ai làm ít việc, việc nào đã xong, việc nào chưa xong, việc đã xong nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày.
_Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email – Họp- Quên việc, dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống .
Chúc quý công ty ứng dụng MyXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động quản lý
Cập nhật thông tin chi tiết về Ma Trận Raci – Công Cụ Hiệu Quả Để Phân Định Trách Nhiệm Trong Dự Án trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!