Xu Hướng 9/2023 # Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học # Top 11 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học được cập nhật mới nhất tháng 9 năm 2023 trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học

LỜI NÓI ĐẦU

Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò, vị trí công việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;

Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;

Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của của các cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý;

Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thưlưu trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ quan quan tâm và chú trọng nhất.

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài:

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ.Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.

Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vaitrò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan

trong.

Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.

II. Mục đích nghiên cứu:

Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.

III. Đối tượng nghiên cứu

Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học

Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và trường học nói riêng.

Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả công viêc của mỗi cơ quan, tổ chức.

IV. Phạm vi nghiên cứu:

Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ.

Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

V. Phương pháp nghiên cứu:

B. PHẦN NỘI DUNG

I.CƠ SỞ LÝ LUẬN

1. Công tác văn thư lưu trữ.

Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.

Đểphụcvụtốtcôngtácnghiêncứu,quảnlý,giảngdạyvàhọctậpthìviệc tìm kiếmvănbảnđãlưutrữđòihỏicầnphảinhanhchóng,chínhxác.

Mụcđích củađềtàinhằmgiúpnhânviênvănthưtháogỡnhữngkhókhăn vướng mắc nêutrên.

Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở các trường tiểu học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ.

* Nội dung và nhiệm vụ của công tác vănthư.

1.1.Nội dung của công tác vănthư

-Đánh máy và soạn thảo văn bản

Tiếp nhận và giải quyết văn bảnđến

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bảnđi

Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơquan

Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơquan

Tổ chức quản lý và sử dụng condấu

Đánh máy soạn thảo văn bản:

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình thực hiện:

Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán bộ công chức.

Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.

Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn.

* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng:

Tờ trình:

Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.

– Phần mở đầu:

+ Những căn cứ có tính pháp lý.

+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

– Phần nội dung:

+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng.

+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.

+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.

– Phần kết thúc:

+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết

* Mẫu của một loại Tờ trình:

PHÒNG GD&ĐT……..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS……………..

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TTR-THCS Hà Nội, ngày ……. Tháng …… năm 20…

TỜ TRÌNH

……………………………………….

Căn cứ ……………………………………………………………………

Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị.

Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực

hiện đề xuất.

Nơi nhận:THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Tên đơn vị nhận văn bản;

Lưu VT. Họ và tên

Báo cáo:

Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.

– Phần mở đầu:

+ Những căn cứ có tính pháp lý.

+ Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

– Phần nội dung:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

– Phần kết thúc:

+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng

* Mẫu của một loại báo cáo:

PHÒNG GD&ĐT……..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS……..

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BC-THCSHà Nội, ngày ……. Tháng …… năm 20…

BÁO CÁO

……………………………………..

Căn cứ: …………………………………………………………………………

I. Đặc điểm tình hình:

1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:

– Tổ chức về bộ máy, nhân sự.

– Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức.

– Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác.

2. Khó khăn và thuận lợi:

– Thuận lợi

– Khó khăn

* Lưu ý:

Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

II. Kết quả đạt được:

Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ).

Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

III. Kết luận:

Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được.

Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

Những kiến nghị với cấp trên.

Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

– Tên đơn vị nhận văn bản;

– …………………………

– Lưu VT.

Họ và tên

Công văn đến

Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê duyệt chuyển cho các bộ phận. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh.

Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.

Công văn đến bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo….. của các ban nhành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.

* Trình tự theo dõi

– Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.

– Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định)

Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

– Trang bìa của sổ trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: ……………….

ĐƠN VỊ………………………………………….

QUYỂN SỐ………………

Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .

Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . .

– Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 cột

Ngày

đến

Số đến

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận.

Công văn đi

Công văn đi bao gồm nhiều loại văn bản như: Báo cáo, thông báo, kế hoạch, tờ trình, quyết định… được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.

Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản: 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, có số ký hiệu riêng của cơ quan, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi.

Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.

Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định)

*Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:

Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn bản

Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản

Bước 3: Đăn ký văn bản

Bước 4: Chuyển giao văn bản

Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn bản

Bước 6: Sắp xếp các văn bản lưu vào sổ

*Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu

– Trang bìa của sổ trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: ……………….

ĐƠN VỊ………………………………………….

QUYỂN SỐ………………

Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .

Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . …

– Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Khi chuyển giao công văn đi cho cá nhân hoặc đơn vị nào nhận hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.

Trình tự lưu trữ

Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp .

Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.

1.2.Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển đi – đến (hồ sơ học sinh )

Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng .Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có.

– Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).

– Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).

– Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong từng tháng và mỗi năm học).

– Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.

a. Học bạ:

*Trang bìa của sổ trình bày như sau:

TRƯỜNG THCS………………………………….

Huyện/Quận/Thị xã…..Tỉnh/Thành phố…………

HỌC BẠ

TRUNG HỌC CƠ SỞ

Họ và tên học sinh

……………………………………..

Số…………………/THCS

– Cấu tạo bên trong của sổ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

(Ảnh 3x4cm)

HỌC BẠ

TRUNG HỌC CƠ SỞ

Họ và tên: …………………………………….. Giới tính ……………………

Ngày sinh: ……….. tháng ……… năm ………………………

Nơ i sinh: ……………………………………………………………………….

Dân tộc:………………………………………………………………………….

Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………………..

Họ và tên cha: ………………………………….Nghề nghiệp: …………………………..

Họ và tên mẹ: ………………………… Nghề nghiệp: ……………………………………

Họ và tên người giám hộ: ………………………………….Nghề nghiệp:……………..

……..,ngày…… tháng…….năm 20…….

HIỆU TRƯỞNG

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

Năm học

Lớp

Tên trường, huyện (quận, th xã, TP thuộc tỉnh), tỉnh (TP)

20….. – 20…..

Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.

Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.

Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời.

Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.

Sổ đăng bộ:

*Trang bìa của sổ trình bày như sau:

– Cấu tạo bên trong của sổ:

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

…………………………………………………….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ ĐĂNG BỘ BẬC THCS

(kèm theo công vănsố:)

Căn cứ theo Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết định số07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ và các văn bản hiện hành.

Sổ đăng bộ có giá trị pháp lý, dùng để ghi danh sách học sinh nhập học theo khoá học do Hiệu trưởng nhà trường lưu giữ không thời hạn.

Minh hoạ số cột của sổ đăng bộ

STT

Họ và tên HS

Nam nữ

Ngày tháng năm sinh

Nơi sinh

(theo đúng khai sinh)

Dân tộc, con liệt sĩ, con thương binh (hạng)

Chỗ ở hiện tại

(ghi rõ tổ, khu phố, xã (Phường))

Họ và tên cha, mẹ. nghề nghiệp (hay người giám hộ)

tiếp theo trang 1

Vào trường

Ra trường

Năng lực đặc biệt.

HS giỏi môn, cấp huyện (quận), tỉnh (hay quốc gia)

Được cấp bằng

Năm học

Lớp

Lý do

Năm học

Lớp

Lý do

Loại bằng

Số hiệu

Ngày cấp

Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và được phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).

Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.

c.Hồ sơ chuyển trường(chuyển đi – chuyển đến):

+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận.

Nếu chuyển trường ngoài huyện, ngoài tỉnh thì nhà trường phải có giấy giới thiệu chuyển trường qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT để xem xét chuyển đi.

Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ.

d. Quản lý sử dụng con dấu.

– Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

– Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.

– Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ, hoặc đóng dấu trước khi ký.

*.Nhiệm vụ của công tác vănthư

Nhận văn bảnđến

Ghi số, vào sổ đăngký

Phân loại và trình lãnhđạo

Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tàiliệu

Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày pháthành)

Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơquan

*. Yêu cầu của công tác vănthư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những

yêu cầu sau:

Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳhạn

Phải đảm bảo tính chính xáccao

Mức độ bí mật của vănbản

- Sử dụng trang thiết bị hiệnđại

2.Về công tác lưutrữ

Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồsơ,tàiliệuliênquanđềuphảiđượcchuyểnvàolưutrữquachọnlọc.

*Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưutrữ

Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụsau

Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tàiliệu

Thống kê tàiliệu

Bảo quản tàiliệu

Phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu

b. Nội dung của công tác lưutrữ

Thu thập tài liệu lưutrữ

Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tàiliệu;

Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưutrữ;

Chuẩn bị tốt các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu;

Bảo quản tài liệu lưutrữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện

nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn của nó.

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố

chủ quan của con người như: Do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý đến cách bố trí tủ đựng và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưutrữ.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân.

Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ

*Thời hạn nộp lưu tàiliệu

Tài liệu của các tổ chuyên môn, của các đoàn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp về cho các tổ chưởng chuyên môn, nộp về phòng văn thư lưu

II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TƯỜNG THCS

* Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn.

1. Đặc điểm tình hình chung

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.

Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:

Văn thư ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước.

– Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.

– Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.

– Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện.

2. Thuận lợi

Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo và Ban giám hiệu nhà trường.

Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.

Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác.

3. Khó khăn

Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp không khoa học.

Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng.

Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS.

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu tất yếu. Chính vì thế nhà trường đã xác định rõ:

Nâng cao nhận thức của Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;

Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện những mục tiêu chung của nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau:

*Chútrọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Trong quá trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một quá trình.Mọi hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.

Kế hoạch là xác định mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải đạt được trong một hay nhiều năm tới và các phương thức để đạt được mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường giống như việc tạo nên một cây cầu nối giữa mục tiêu mà trường đó đạt được với phương thức để thực hiện được các mục tiêuấy.

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ

trưởng cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, đơn vị.

Xác định được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường đã tiến hành xây dựng

kế hoạch theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường.

Để xây dựng được kế hoạch nhà trường đã dựa trên các văn bản chỉ đạo của các cấp, các ngành.

Về cơ bản các quy định đối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;

Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;

Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức;

– Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

Trên cơ sở các văn bản của nhà nước, hàng năm nhà trường đã xâydựngkếhoạch,banhành Quychếcôngtácvănthư,lưutrữphùhợpvớiđiềukiện thựctếcủanhàtrường.

*Nângcaonhậnthức,trìnhđộnghiệpvụcánbộ,viênchứctronghoạt

động của công tác văn thư, lưu trữ

Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi trong cuộc họp, hội nghị…Qua đó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư lưutrữ.

Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua

việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại huyện, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.

Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ.

* Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính.

C. KẾT LUẬN

I. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Qua hơn 9 năm làm công tác văn thư của Trường THCS, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:

– Khả năng soạn thảo văn bản có bước tiến bộ rõ rẹt về phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.

– Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.

– Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

– Việc lưu trữ văn bản đã dần đi vào nề nếp.

– Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.

Các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ được bổ sung kịp thời.

Làm tốt công tác kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.

Như vậy để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa.

II. KẾT LUẬN

Hiện nay công tác văn thư ở trường đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.

* Bài học kinh nghiệm:

Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn của mình.

Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác…

Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tỉnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.

Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy.

Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;

Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;

Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổchức;

Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm2012;

MỤC LỤC

Lời nói đầu………………………………………………………Trang 1

PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU

I. Đặt vấn đề…………………………………………………………………… Trang 2

II. Mục đích nghiên cứu………………………………………….Trang 3

III. Đối tượng nghiên cứu………………………………………………… Trang 3

IV.Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………. Trang 4

V. Phương pháp nghiên cứu…………………………………………….. Trang 4

PHẦN B: NỘI DUNG

I. Cơ sở lý luận …………………………………………………………… Trang 5

II. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS……… Trang 21

III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT ở trường THCS.. Trang 23

PHẦN C: KẾT LUẬN

I. Kết quả nghiên cứu……………………………………………………….. …Trang 26

II. Kết luận …………………………………………………………… ….Trang 26

Tài liệu tham khảo………………………………………………Trang

Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Tại Ubnd Xã

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, lưu trữ tại UBND xã

* LỜI NÓI ĐẦU

Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý;

Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động công việc của UBND xã càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong UBND xã” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thư lưu trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ quan quan tâm và chú trọng nhất.

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài:

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan UBND xã, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của UBND xã là rất quan trọng.

II. Mục đích nghiên cứu:

Hiện nay, hầu hết ở các UBND cán bộ làm công tác văn thư văn thư lưu trữ đều là cán bộ văn phòng kiêm nhiệm. Nên một số đơn vị người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, phục vụ tốt công tác tìm kiếm tra cứu văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của UBND xã.

III. Đối tượng nghiên cứu

Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong UBND xã là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học

IV. Phạm vi nghiên cứu:

Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng kiêm công tác văn thư trong tất cả các cơ quan UBND xã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

V. Phương pháp nghiên cứu:

B. PHẦN NỘI DUNG

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN

1. Công tác văn thư lưu trữ.

– Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.

– Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý và thực hiện tốt nhiệm vụ tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chínhxác.

Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên.

Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong UBND xã”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở các đơn vị bạn về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ.

* NỘI DUNG VÀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

1.1.Nội dung của công tác văn thư

– Đánh máy và soạn thảo văn bản

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

a) Đánh máy soạn thảo văn bản:

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình thực hiện:

Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.

Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn.

* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng.

– Tờ trình:

Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.

– Phần mở đầu:

+ Những căn cứ có tính pháp lý.

– Phần nội dung:

+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng.

+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.

+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.

– Phần kết thúc:

+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết

* Mẫu của một loại Tờ trình:

ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ……………………………

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TTr-UBND ……………, ngày ……. tháng …… năm 20…

TỜ TRÌNH

……………………………………………….

Căn cứ ……………………………………………………………………

Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị.

Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất.

Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

Tên đơn vị nhận văn bản; CHỦ TỊCH

Lưu: VTUB.

Họ và tên

– Báo cáo:

– Phần mở đầu:

+ Những căn cứ có tính pháp lý.

– Phần nội dung:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

– Phần kết thúc:

+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng

* Mẫu của một loại báo cáo:

ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ……………………………

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BC-UBND ……………, ngày ……tháng …… năm 20…

BÁO CÁO

……………………………………..

I. Đặc điểm tình hình:

1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:

– Tổ chức về bộ máy, nhân sự.

– Trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, chính trị của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức.

– Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác.

2. Khó khăn và thuận lợi:

– Thuận lợi

– Khó khăn

* Lưu ý:

Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị và trên địa bàn.

II. Kết quả đạt được:

Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

III. Kết luận:

Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được.

Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết điểm.

Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

Những kiến nghị với cấp trên.

Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

Tên đơn vị nhận văn bản; CHỦ TỊCH

Lưu: VTUB.

Họ và tên

c) Công văn đến

Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình lãnh đạo phê duyệt chuyển cho các bộ phận. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh.

Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý của UBND xã và phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.

Công văn đến bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo quản lý, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo….. của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.

* Trình tự theo dõi

– Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.

– Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định)

Chuyển giao cho lãnh đạo để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của lãnh đạo được ghi ở góc trái của văn bản.

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

– Trang bìa của sổ trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: ……………….

ĐƠN VỊ………………………………………….

QUYỂN SỐ………………

Từ số: . . . . . . . ……… đến số: . . …… . . . . .

Từ ngày: . . . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . . .

Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 cột

Ngày

đến

Số đến

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, lãnh đạo cơ quan cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận.

d) Công văn đi:

Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.

*Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:

– Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn bản

– Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản

– Bước 3: Đăn ký văn bản

– Bước 4: Chuyển giao văn bản

– Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn bản

– Bước 6: Sắp xếp các văn bản lưu vào sổ

*Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu

Trang bìa của sổ trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: ……………….

ĐƠN VỊ………………………………………….

QUYỂN SỐ………………

Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .

Từ số: . … . . . . . . . . đến số: . . . . . . . …

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Trình tự lưu trữ

Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.

d. Quản lý sử dụng con dấu.

– Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

– Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.

* Nhiệm vụ của công tác văn thư

– Nhận văn bản đến

– Ghi số, vào sổ đăng ký

– Phân loại và trình lãnh đạo

– Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

– Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)

– Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơquan

* Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn.

- Phải đảm bảo tính chính xác cao.

- Mức độ bí mật của văn bản.

- Sử dụng trang thiết bị hiện đại.

2.Về công tác lưu trữ.

*Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ:

– Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:

+ Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu

+ Thống kê tài liệu

+ Bảo quản tài liệu

+ Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.

- Nội dung của công tác lưu trữ

* Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưutrữ;

Chuẩn bị tốt các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

* Bảo quản tài liệu lưutrữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn của nó.

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… và còn do yếu tố chủ quan của con người như: Do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.

* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ

Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ

*Thời hạn nộp lưu tài liệu

Tài liệu của các tổ chuyên môn, của các đoàn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp về cho các tổ chưởng chuyên môn, nộp về phòng văn thư lưu

II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ

* Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn.

1. Đặc điểm tình hình chung

Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:

Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan… Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Tuy nhiên: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:

Văn thư ở các UBND xã nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước.

– Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.

– Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện.

– Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kho lưu trữ, giá, tủ đựng tài liệu, hệ thống máy móc….

2. Thuận lợi

3. Khó khăn

Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp không khoa học.

Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng.

Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND XÃ.

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu tất yếu. Chính vì thế UBND xã đã xác định rõ:

Nâng cao nhận thức của cán bộ , công chức về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;

Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: Trong quá trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một quá trình. Mọi hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.

Kế hoạch là xác định mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải đạt được trong một hay nhiều năm tới và các phương thức để đạt được mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch trong UBND xã giống như việc tạo nên một cây cầu nối giữa mục tiêu mà UBND xã đó đạt được với phương thức để thực hiện được các mục tiêu ấy.

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ trưởng cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, đơn vị.

Xác định được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, UBND xã đã tiến hành xây dựng kế hoạch theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong cơ quan.

Về cơ bản các quy định đối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;

- Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;

Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức;

- Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

Trên cơ sở các văn bản của nhà nước, hàng năm nhà trường đã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường.

* Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, công chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ

Đổi mới nhận thức cho cán bộ, công chức về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi trong cuộc họp, hội nghị…Qua đó giúp cán bộ, công chức hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư lưu trữ.

Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua

việc cử cán bộ, công chức dự các buổi tập huấn tại huyện, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.

Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ.

* Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

C. KẾT LUẬN

I. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Qua chín năm làm công tác văn thư của UBND xã, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:

– Khả năng soạn thảo văn bản có bước tiến bộ rõ rệt về phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.

– Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo cơ quan đề ra.

– Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

– Việc lưu trữ văn bản đã dần đi vào nề nếp.

– Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.

Các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ được bổ sung kịp thời.

Làm tốt công tác kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.

Như vậy để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong UBND xã là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa.

II. KẾT LUẬN

Hiện nay công tác văn thư ở UBND xã đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, thực hiện và hoạt động khác trong UBND xã nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ Văn thư cơ quan. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ của UBND xã nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo UBND xã hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.

* Bài học kinh nghiệm:

Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy.

Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;

2. Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;

3. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

4.Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổchức;

5. Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm2012;

MỤC LỤC

Lời nói đầu………………………………………………………Trang 1

PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU

I. Đặt vấn đề…………………………………………………………………… Trang 2

II. Mục đích nghiên cứu………………………………………….Trang 3

III. Đối tượng nghiên cứu………………………………………………… Trang 3

IV.Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………. Trang 4

V. Phương pháp nghiên cứu…………………………………………….. Trang 4

PHẦN B: NỘI DUNG

I. Cơ sở lý luận …………………………………………………………… Trang 4

II. Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã………………………Trang 16

III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT ở UBND xã. Trang 18

PHẦN C: KẾT LUẬN

I. Kết quả nghiên cứu…………………………………………………….….Trang 20

II. Kết luận ………………………………………………………………..……Trang 20

III.Tài liệu tham khảo…………………………………………….Trang 22

Skkn Van Thư Một Số Biện Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ Phần mở đầu I. Đặt vấn đề: Lý do chọn đề tài: Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường đ ư ợ c tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: +Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường. +Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. +Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. b) Nội dung: Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều năm trước đây chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ. Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường tiểu học An Bình 1, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên. c) Ý nghĩa nguyên tắc: Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư lưu trữ. Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu một cách thật nhanh chóng, soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký. Người làm công tác văn thư nếu có kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ. 2. Thực trạng vấn đề: Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường tiểu học An Bình 1 đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau: – Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dực và Đào tạo quận Ninh Kiều và Ban giám hiệu nhà trường. Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác. – Khó khăn: Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 3. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề: * Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký: Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: – Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. – Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. – Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường. – Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên. – Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo. * Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng: a. Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt. – Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

duyệt. – Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng. + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị. + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. – Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết. * Mẫu của một loại Tờ trình:

PHÒNG GD&ĐT QUẬN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NINH KIỀU TRƯỜNG TIỂU HỌC AN

NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

/TTR-THAB1

An Bình, ngày ……. Tháng ……

năm 20…

TỜ TRÌNH ………………………………………. Căn

cứ

……………………………………………………………………….. Căn

cứ

………………………………………………………………………… Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị. Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất. Trân trọng kính chào!

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Nơi nhận:

THỦ TRUƯỞNG ĐƠN

VỊ – Tên đơn vị nhận văn bản; – Lưu VT.

Họ và tên` b. Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo. – Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. – Phần nội dung: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. – Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng. * Mẫu của một loại báo cáo:

PHÒNG GD&ĐT QUẬN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NINH KIỀU TRƯỜNG TIỂU HỌC AN

NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

/BC-THAB1

An Bình, ngày ……. Tháng ……

năm 20… BÁO CÁO …………………………………….. Căn …………………………………………………………………………..

cứ:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Căn

cứ:

……………………………………………………………………………. I. Đặc điểm tình hình: 1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về: – Tổ chức về bộ máy, nhân sự. – Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức. – Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác. 2. Khó khăn và thuận lợi: – Thuận lợi – Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. II. Kết quả đạt được: Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ). Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. III. Kết luận:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. Những kiến nghị với cấp trên. Nơi nhận:

THỦ TRƯỞNG ĐƠN

VỊ – Tên đơn vị nhận văn bản; – ………………………… – Lưu VT. Họ và tên * Biện pháp 2: Các biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu).

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến đều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Ninh Kiều đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản. Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi sử dụng phương pháp đơn giản: – Tạo thư mục để chức các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử). – Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn bản đến 2013.xls)

–

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chức văn bản đã nhận. – Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốn tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào… – Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ văn bản đến 2013”, vào Edit, chọn (Find) –

Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm được

sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

tốt các chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.

Phần kết luận III. Kết luận, kiến nghị: 1. Kết luận: Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao. Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát. Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

An Bình, ngày ….

tháng …. năm

2013 Hội đồng chấm

Người viết

Một Số Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Tại Vksnd Tỉnh Sơn La

Trong 5 năm qua, việc triển khai và áp dụng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ tại VKSND tỉnh Sơn La được thực hiện đúng quy định; kịp thời phổ biến, quán triệt các quy định về công tác văn thư cho cán bộ, công chức, trong toàn đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ được kiện toàn, củng cố; trình độ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở VKSND tỉnh và các huyện, thành phố có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của các đơn vị; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên và đã được các đơn vị chú ý thực hiện nghiêm túc; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng.

VKSND tỉnh Sơn La đã kịp thời quán triệt đến các đơn vị thực hiện đúng quy định của Nhà nước, của VKSND tối cao về công tác văn thư, soạn thảo văn bản như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2023 của Viện trưởng VKSND tối cao về việc ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân; Quyết định số 381/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2023 của Viện trưởng VKSND tối cao về việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư hiện nay: Công tác văn thư của VKSND tỉnh Sơn La được bố trí tại Văn phòng tổng hợp VKSND tỉnh. Lãnh đạo Viện đã quan tâm, chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 biên chế làm công tác văn thư; 01 hợp đồng làm công tác lưu trữ kiêm văn thư. Đơn vị đã thực hiện chế độ phụ cấp độc hại hằng năm đối với cán bộ làm công tác lưu trữ.

Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ: Tình hình đầu tư kinh phí cho các hoạt động văn thư trong thời gian qua luôn được lãnh đạo Viện tỉnh quan tâm chú ý, như đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính…

Đơn vị đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ANA từ năm 2023 đến tháng 7/2023, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice 4.0 trong công tác văn thư và sử dụng trong toàn ngành Kiểm sát nhân dân tỉnh Sơn La.

Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Công tác xây dựng, ban hành văn bản ngày càng được nâng cao về chất lượng nội dung và thể thức; kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ; Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2023 của VKSND tối cao quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân. Qua kiểm tra và theo dõi, nhận thấy việc thực hiện về kỹ thuật trình bày văn bản và nội dung văn bản của Viện kiểm sát hai cấp được thực hiện đúng theo quy định, mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ công tác quản lý và điều hành của các cơ quan.

Công tác quản lý văn bản đi, đến: Năm 2023, VKSND tỉnh đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice 4.0 quản lý và đăng ký văn bản đi đến bằng sổ trên phần mềm giúp cho việc xử lý, cập nhật cơ sở dữ liệu trong công tác văn thư khoa học hơn, đạt được nhiều hiệu quả thiết thực. Đối với văn bản đến và đi hoàn toàn điện tử trong nội bộ VKSND 2 cấp, từ năm 2023 đến nay chiếm khoảng 70% tổng số văn bản đến, đi góp phần nâng cao chỉ số công nghệ thông tin của VKSND hai cấp.

Số lượng văn bản đến của Viện kiểm sát hai cấp, bình quân khoảng trên 8.000 văn bản/năm. Các văn bản khi tiếp nhận được chuyển cho người có thẩm quyền xử lý đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; lãnh đạo Viện luôn chú trọng đến việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. Số lượng văn bản đi của đơn vị bình quân khoảng 4.500 văn bản/năm; lưu văn bản đi (bản gốc) văn thư của đơn vị sắp xếp thứ tự theo quy định.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Khối tài liệu hồ sơ các vụ án đã được lập hồ sơ, sắp xếp có khoa học giúp các đơn vị tra tìm hồ sơ, tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng. Còn lại khối tài liệu cũ đã được chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp lên giá để bảo quản an toàn và thuận tiện trong khai thác hàng năm. Phần mềm quản lý hồ sơ đã được ứng dụng vào hơn 3.000 hồ sơ vụ án và sắp xếp lên giá di động nhằm phục vụ các đơn vị khai thác nhanh chóng, thuận tiện.

Quản lý và sử dụng con dấu: Đơn vị đã thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định hiện hành, chưa có trường hợp nào để xảy ra vi phạm trong việc quản lý và sử dụng con dấu; con dấu được sử dụng trong ngày, khi hết thời gian làm việc được nhân viên văn thư cất giữ trong phòng có khóa.

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:

Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị, cán bộ, Kiểm sát viên về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ có thời điểm chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một đơn vị chưa được quan tâm chú trọng đúng mức.

Còn một số tài liệu, hồ sơ chưa được chỉnh lý theo đúng quy định, do khó khăn về nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy định.

Từ những hạn chế trên, đưa ra một số giải pháp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới:

Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ:

Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo Viện, các lãnh đạo Phòng, nhất là Chánh Văn phòng và Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ đối với công tác này ở các đơn vị. Từ lãnh đạo Viện đến lãnh đạo Phòng phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Ngành. Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ của VKSND tối cao.

Bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc VKSND tỉnh phải bố trí lựa chọn công chức kiêm nhiệm công tác văn thư thực hiện các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Viện tỉnh có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách. Tạo điều kiện cho các công chức được tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ hoặc tham gia các lớp tập huấn do VKSND tối cao và Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Sơn La tổ chức.

Theo thực tế hiện nay, văn thư chuyên trách thuộc Văn phòng chỉ có 01 người. Khi công chức văn thư chuyên trách nghỉ phép, nghỉ việc riêng hoặc ốm đau sẽ không có công chức đủ tiêu chuẩn làm công tác văn thư, dẫn đến để bảo đảm công việc thường xuyên, liên tục, phải bố trí các công chức khác không có chuyên môn nghiệp vụ văn thư làm công tác này nên thường dẫn đến sai sót.

Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản phải bảo đảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn bản theo đúng quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể thức) của văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản.

Lãnh đạo cần nắm rõ được năng lực của từng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng người. Việc cử công chức đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm về tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có chính sách khuyến khích, động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ. Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin:

Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới.

Thực hiện chủ trương ” Số hóa hồ sơ vụ án hình sự ” theo Thông tư liên tịch số 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC-BQP ngày 01/02/2023 hướng dẫn về trình tự, thủ tục thực hiện ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh; sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết quả ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh trong quá trình điều tra, truy tố, xét xử. Kiểm sát viên tiến hành tố tụng có thể nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng tại phiên tòa; lưu trữ gọn gàng, được lâu, tránh mối mọt và phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo điều hành như việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn.

Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm mới và thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc sao in, nhân văn bản không bị gián đoạn

Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn:

Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột… tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho. Giải phóng không gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ:

Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Thực hiện chính sách khen thưởng những công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức vi phạm các quy định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo các tài liệu mật trong ngành Kiểm sát nhân dân./.

Vũ Thị Tố Nga, VKSND tỉnh Sơn La

(Theo Trang tin điện tử VKSND tỉnh Sơn La)

Ứng Dụng Cntt Trong Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ

Chi tiết Được đăng ngày Thứ năm, 26 Tháng 4 2023 15:15 Lượt xem: 10624

Trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác văn thư là rất cần thiết, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong công việc, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất khâu chuyển giao và lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy công tác văn thư trong cơ quan là một khâu trung tâm của quá trình diễn ra các hoạt động trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin hiện hành. Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày càng cao và cấp thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và triển khai hiện đại hóa, tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao được chất lượng công tác quản lý. Trưởng phòng Hành chính, tiếp dân – Văn phòng Thành ủy Hà Nội Nguyễn Hoài Nam cho biết: Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư và đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư phục vụ cấp ủy là cần thiết trong hoạt động của văn phòng; trong những năm qua, Phòng Hành chính, tiếp dân mà trọng tâm là bộ phận văn thư đã quan tâm nâng cao chất lượng, tăng cường ứng dụng các phần mềm hỗ trợ để nâng cao hiệu quả, chất lượng, tiến độ xử lý các khâu nghiệp vụ. Hiện nay, bộ phận văn thư của Phòng Hành chính, Tiếp dân – Văn phòng Thành ủy gồm 02 tổ: Tổ phát hành văn bản đi và Tổ tiếp nhận công văn đến, trung bình hàng năm phát hành hơn 5.000 văn bản; tiếp nhận và tham mưu xử lý hơn 14.000 văn bản gửi tới Thành ủy và Văn phòng Thành ủy. Để khai thác và phát huy hiệu quả hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT đã được đầu tư, phòng Hành chính, Tiếp dân đã tiếp nhận, triển khai và đưa vào sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng trên mạng nội bộ và mạng diện rộng như: Xử lý công văn đi, đến; Gửi nhận văn bản; hệ thống email công vụ; nhắn tin công việc… qua đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý, xử lý, trao đổi văn bản và công tác phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy và Văn phòng Thành ủy; thực hiện trao đổi, khai thác thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, góp phần phục vụ tốt công tác truyền tải thông tin điều hành của Thành ủy đến các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc. Cùng chung quan điểm với đồng chí Nguyễn Hoài Nam, đồng chí Vũ Lê Sơn, quyền Trưởng phòng CNTT Văn phòng Thành ủy nhận định: ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Việc triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Thành ủy đã được triển khai thông qua phần mềm nhằm giúp cho công tác văn thư, lưu trữ như lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Thành ủy ngày càng khoa học, hiện đại và hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử tạo thuận lợi cho việc tra tìm được kịp thời và nhanh chóng. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, tại buổi toạ đàm “Thực trạng, giải pháp công tác văn thư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội thành phố trong tình hình mới” mới đây do Văn phòng Thành ủy Hà Nội tổ chức, các chuyên gia cũng cho rằng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cũng nổi lên không ít khó khăn. Đó là: Một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này. Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở một bộ phận cán bộ, công chức chưa thực sự đầy đủ. Trong khí đó, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn khá thiếu và yếu, tình trạng cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn còn nhiều. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị. Để đưa công tác này chuyên nghiệp và đạt được những bước phát triển hơn nữa, các chuyên gia cho rằng, các đơn vị cần tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực cấp ủy; đề cao trách nhiệm của người đứng đầu cấp ủy, cơ quan đối với công tác ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có năng lực trình độ đáp ứng yêu cầu công việc. Đồng thời, làm tốt công tác đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ. Chú trọng đầu tư trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật theo những bước đi thích hợp, có kế hoạch theo năng lực và điều kiện thực tế của từng đơn vị. Triển khai đồng bộ các giải pháp về kỹ thuật, tổ chức, cán bộ trong đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông tin. Cùng với đó là tập trung xây dựng môi trường pháp lý, thúc đẩy ứng dụng CNTT bằng việc sớm xây dựng, ban hành các quy định về quy trình trao đổi, xử lý, phát hành văn bản điện tử, áp dụng chữ ký số cho văn bản điện tử phát hành chính thức và tài liệu lưu trữ điện tử để giảm văn bản giấy; xây dựng, ban hành các quy định về an toàn thông tin, về cơ chế tài chính phù hợp với thực tiễn triển khai ứng dụng CNTT ở từng cơ quan, đơn vị, qua đó làm thay đổi phong cách làm việc của cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống.

Đề Tài Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt Lê Hồng Phong

công việc từ chỉ đạo điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,

cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn

bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của

công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là

rất quan trọng thể hiện ở 4 điểm sau:

– Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp

những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin cũ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

– Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu xuất công việc và giải

quyết xử lý nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ

tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ

thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp

phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng xuất, chất lượng, hiệu quả và

đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở

nước ta hiện nay.

– Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ

quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

hi trên văn bản của hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó. Ví dụ: Văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trường tiểu học đóng trên xã Tam Hiệp (huyện Châu Thành, tỉnh Tiền Giang): Tam Hiệp + Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang thuộc phạm vi quản lý của Bộ công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của thể của Bộ công an, bộ Quốc phòng. + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ: các số ghi ngày, tháng, năm dùng chữ Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Không dùng dấu (/), dấu (-), dấu (.) thay cho chữ tháng, năm. Ví dụ: Bình Phước, ngày 05 tháng 01 năm 2023. Phường 4, ngày 28 tháng 10 năm 2014 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt cạnh giữa dưới Quốc hiệu. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại. tên loại văn bản là tên từng loại văn bản do cơ quan ban hành. Tên văn bản nói lên tính chất và tầm quan trọng của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản, giúp người đọc, người giải quyết văn bản xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản, tạo thuận lợi cho Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 25 dung văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ trên, đặt cân đối so với dòng chữ. Trích yếu nội dung công văn được trình bày canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Trích yếu nội dung công văn thường sau chữ "V/v" (về việc). - Nội dung văn bản. Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy định được đặt ra; các vấn đề sự việc được trình bày. Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tốt thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng. Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy'. Ví dụ: Căn cứ Ngh định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012; - Thẩm quyền ký văn bản. + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt "TM" vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chứ. + Trường hợp cấp phó ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ "KT" vào trước chức vụ người đứng dầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng. + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắ "TUQ" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 26 các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt cạnh so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người ký văn bản được trình bày tại khoảng giữa giữa quyền hạn, chức vụ và họ tên của người ký văn bản. - Dấu của cơ quan. Dấu của cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong giao dịch với các cơ quan khác và trước pháp luật. Dấu của cơ quan xác nhận tính hợp pháp của văn bản và chữ ký trên văn bản (thể hiện giá trị pháp lý của văn bản). Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều vả dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 2/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Nhà nước. - Nơi nhận văn bản. Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung. + Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. Phần thứ hai bao gồm từ "Nơi nhận", phía dưới là từ "Như trên", tiếp theo là Ví dụ: Kính gửi: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 27 - Phòng giáo dục trung học; - Các trường trung học phổ thông. Nơi nhận: - Như trên; - ; - Lưu: VT. bộ văn thư cần nắm vững. Giải pháp 4: Đưa nội dung kiểm tra chuyên đề " Công tác văn thư, thiết lập và bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách" vào kế hoạch kiểm tra nội bộ nhà trường hàng năm, nhằm phát hiện, chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. 4.1/Đầu năm học Hiệu trưởng nhà trường có kế hoạch kiểm tra thông báo cho cán bộ văn thư biết để cán bộ văn thư chủ động chuẩn bị các nội dung để kiểm tra nhằm mục đích đánh giá những mặt đạt được và chưa đạt của văn thư trong nhà trường. Muốn đạt được kết quả tốt, cán bộ văn thư phải xây dựng được kế hoạch công tác văn thư của mình trong một năm học có phê duyệt của lãnh đạo nhà trường làm căn cứ thực hiện. hoạch công tác văn thư của mình trong năm học: I. Mục đích, yêu cầu. Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời thống nhất quản lý công tác văn thư phù hợp với các yêu cầu của ngành giáo dục và của nhà trường; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tài liệu được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. II. Nội dung triển khai thực hiện. 1. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ. a/ Công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong nhà trường. b/ Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 28 Căn cứ vào Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước và văn bản chỉ đạo của tỉnh, của ngành về lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ cán bộ văn thư xây dựng các nội dung đồng thời hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường. Ví dụ: - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (căn cứ hướng dẫn tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ). - Hướng dẫn công chức, viên chức trong nhà trường lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan. - Xây dựng nội quy kho lưu trữ cơ quan và Quy định về tổ chức, sử dụng tài liệu. - Tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Triển khai và thực hiện nghiêm túc các khâu nghiệp vụ về công tác Lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản dưới Luật. - Rà soạt hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và thực hiện thủ tục thụ, nộp theo đúng quy định; - Tổ chức phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo vệ tài liệu; chỉnh lý tồn đọng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. III. Tổ chức thực hiện. - Cán bộ, công chức, viên chức trong trường thực hiện đúng các nội dung trong kế hoạch. Các tổ chức đoàn thể, tổ, nhóm trưởng chuyên môn tổ chức triển khai cho giáo viên được biết thông qua các buổi sinh hoạt tổ chuyên môn - Cán bộ văn thư tham gia đẩy đủ các lớp tập huấn do cấp trên tổ chức nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc được giao. - Tham mưu với lãnh đạo nhà trường bổ sung cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ. 4.2/ Ngoài ra nhà trường có kế hoạch kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ hàng năm hoặc hai đến ba năm một lần; nhằm đánh giá thực trạng việc triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường. Qua việc kiểm tra đánh giá ưu điểm, tồn tại của Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 29 cán bộ văn thư trong việc thực hiện công việc được giao đồng thời phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát của cấp trên. lưu trữ trong nhà trường: a/ Công tác văn thư. - Việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ. - Việc xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. - Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. - Tổ chức tiếp nhận và xử lý, quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, thực hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ đăng ký theo quy định. - Công tác quản lý và sử dụng con dấu. - Công tác quản lý tài liệu mật. b/ Công tác lưu trữ. - Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định. - Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ. - Tổ chức khai thác, sử dụng, công bố, sưu tầm tài liệu lưu trữ. - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ lưu trữ. - Mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu. - Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định. c/ Thời gian kiểm tra. (đưa ra thời gian cụ thể phù hợp với điều kiện nhà trường). d/ Thành phần đoàn kiểm tra. (do lãnh đạo nhà trường thành lập đoàn kiểm tra). VII. Đánh giá kết quả của đề tài. 1. Kết quả đạt được. - Từ những giải pháp nêu trên trong năm học qua công tác văn thư tại trường THPT Lê Hồng Phong có những chuyển biến theo chiều hướng tích cực; các công việc đã đi vào nề nếp và thực hiện tốt hơn giúp cho công tác quản lý của Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 30 nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đã đề ra. - Cán bộ văn thư nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và hiểu rõ trách nhiệm của mình, tích cực hơn trong công việc. Quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản được thống nhất chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ, văn bản, tra cứu tài liệu. - Trong công việc hàng ngày cán bộ văn thư hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lý công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ, lúng túng - Hầu hết cán bộ giáo viên, công nhân viên trong trường nắm được thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. tác văn thư thực hiện tốt nhiệm vụ và đạt hiệu quả cao. - Luôn có mối quan hệ chặt chẽ giữa cán bộ văn thư và thủ trưởng đơn vị trong việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết công văn đến. Đồng thời thủ trưởng cơ quan thường xuyên theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên văn thư giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác những công việc hàng ngày. - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư được bổ sung kịp thời đáp ứng yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư như: Máy tính, máy in, tủ, kệ và các thiết bị khác. - Việc bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật; con dấu luôn được giữ cẩn thận, chỉ có cán bộ văn thư phụ trách con dấu mới được đóng dấu. 2. Bài học kinh nghiệm. Qua những kết quả đạt được và một số những hạn chế trong công tác văn thư tại đơn vị rút ra được những bài học kinh nghiệm như sau: - Cần phải thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản. - Sổ lưu công văn phải được ghi chép một cách khoa học, trong đó có một quyển lưu công văn ngành, một quyển lưu công văn Đảng. Trong từng quyển sổ lưu của từng cấp có phân định rõ từng loại văn bản cho phù hợp ví dụ như công văn ngành thì có mục công văn về "Thông báo" riêng, công văn về "kế hoạch" riêng. Như thế sẽ có từng đề mục riêng biệt để vào sổ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm công văn khi cần thiết. - Tất cả các công văn đi, công văn đến đều phải lưu vào sổ lưu để tiện theo dõi công việc và tra tìm tài liệu sau này khi cần thiết. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 31 - Lãnh đạo nhà trường thường xuyên theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn thư thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, đảm bảo giờ giấc làm việc hàng ngày tránh tình trạng đi trễ về sớm. - Văn bản gửi đến cơ quan phải do bộ phận văn thư xem xét và bóc bì chuyển tới hiệu trưởng để xử lý, những người không có trách nhiệm thì không được xem công văn từ cơ quan khác gửi đến. Đôi khi công văn gửi đến cơ quan mà không thông qua bộ phận văn thư gây khó khăn cho công tác lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. 3. Kết luận. Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng và thiết thực; bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhà trường; là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đồng thời đảm bảo cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân. Nhờ có các giải pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên thời gian qua công tác văn thư của nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao. Đề tài cũng cho thấy làm tốt công tác quản lý văn thư là chỉ đạo, tổ chức thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Nhiệm vụ này phải trở thành nhiệm vụ thường xuyên của tất cả các thành viên trong nhà trường cùng phối hợp thực hiện. Đây mới chỉ là những giải pháp về công tác văn thư mà tôi đã tham mưu với lãnh đạo nhà trường trong năm học qua vì vậy nó sẽ có những thiếu sót nhất định (như trong phần chuyên môn nghiệp vụ của công tác văn thư), hoặc những nội dung công việc mà nó chỉ phù hợp tại trường tôi mà không phù hợp với trường khác vì nhiều yếu tố như: công tác tham mưu của cán bộ văn thư với lãnh đạo nhà trường; quan điểm của thủ trưởng cơ quan; điều kiện cơ sở vật chất của từng trường . VIII. Đề xuất. - Để người làm công tác văn thư an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn. - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vất chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo phương tiện đủ cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 32 - Cần cung cấp thêm trang thiết bị phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay. - Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức làm công tác văn thư. - Đối với nhà trường; có quy định rõ về trách nhiệm phối hợp của cán bộ, viên chức nhà trường về công tác thiết lập hồ sơ, bảo quản và lưu trữ tài liệu trong Điều lệ nhà trường. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 33 IX. Tài liệu tham khảo. 1. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phú về công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. 3. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước. 4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 5. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 6. thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Biên hòa, ngày 15 tháng 05 năm 2023 Người thực hiện Lê Thanh Hà

Cập nhật thông tin chi tiết về Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!