Bạn đang xem bài viết Cách Chuyển Định Dạng Văn Bản Thành Định Dạng Số Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Đôi khi chúng ta làm việc với một bảng tính Excel chứa nhiều con số, nhưng lại không thể thực hiện các hàm toán học như cộng, trừ, nhân hoặc chia trên các con số này.
Có một số nguyên nhân gây ra lỗi này nhưng có lẽ phổ biến nhất là các con số này định dạng dưới dạng văn bản thay vì định dạng số nên Excel sẽ không hiểu đây là số để thực hiện các phép tính.
Chuyển định dạng văn bản thành số trong Excel
1) Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi của Excel
Nếu các Cells chứa giá trị hiện thị ký hiệu cảnh báo lỗi ⚠ thì bạn có thể nhấp chuột vào ký hiệu đó và chọn Convert to Number để chuyển về định dạng số.
Định dạng mặc định của tất cả các Cells trong Excel là định dạng General, ở định dạng này Excel sẽ tự động hiểu được Cells chứa giá trị là số hay là văn bản. Tuy vậy, bạn vẫn có thể chọn Cells, cột hay hàng để chuyển các giá trị sang định dạng là số bằng cách chọn định dạng Number hoặc sử dụng định dạng tùy chỉnh để tùy biến cách hiển thị.
Khác với 2 cách trên, cách này bạn sẽ thực hiện lại việc sao chép và dán dữ liệu thông qua công cụ Paste Special:
Đầu tiên, bạn cần Copy Cells hoặc Range muốn chuyển sang số.
Tiếp theo, chọn một vị trí mới và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt +V để mở hộp thoại Paste Special.
Sau đó, chọn Values trong Paste và Add trong Operation.
Chọn OK để thực hiện chuyển đổi.
Text to Columns là công cụ chuyển đổi có sẵn trên Excel và được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau như tách văn bản, chuyển đổi giữa các định dạng khác nhau…
Để thực hiện, bạn cần chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi sau đó chuyển sang Tab Data và chọn công cụ Text to Columns.
Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard, bạn tích vào Delimited và chọn Next
5) Sử dụng hàm Excel để chuyển sang định dạng số
Cách cách trên chủ yếu thực hiện bằng các công cụ có sẵn trên Excel. Trong nhiều trường hợp bạn cũng có bạn thể sử dụng các hàm để chuyển đổi nhanh và tối ưu hơn.
Mô tả: Hàm VALUE là hàm được dùng để chuyển đổi một chuỗi định dạng văn bản thành một số.
Cú pháp: =VALUE(text)
Trong một số trường hợp, văn bản cần chuyển chứa cả ký tự thì lúc đó các cách trên sẽ không áp dụng được, lúc này bạn cần sử dụng thêm các hàm tách chuỗi như Right, Left, Mid… để thực hiện tách lấy số và sau đó sử dụng hàm VALUE để chuyển về định dạng số.
Đây là một cách khá đơn giản nhưng lại rất hữu ích mà cũng có thể giúp bạn chuyển sang định dạng số. Ví dụ: Để thực hiện chuyển giá trị trong Cells A2 sang định dạng số thì bạn có thể thực hiện phép toán như sau:
Kết luận
4 Cách Chuyển Đổi Định Dạng Từ Số Sang Text Trong Excel (Number To Text)
Bài hướng dẫn này chỉ ra cách làm thế nào để chuyển định dạng số sang text trong Excel 2016, 2013 và 2010. Xem cách thực hiện với hàm TEXT trong Microsoft Excel với chức năng chuyển đổi định dạng số thành chuỗi kí tự. Tìm hiểu cách làm sao để chuyển text thành số với tùy chọn Format Cells và Text to Columns.
Vì sao cần phải thống nhất định dạng trong Microsoft Excel?
Khi bạn cần tìm kiếm một phần chứ không phải toàn bộ số liệu. Lấy ví dụ, bạn có thể cần tìm các con số có chứa 50, giống như 501, 1500, 1950…
Cần phải khớp thông tin hai ô bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP hoặc hàm MATCH. Tuy nhiên, nếu như các ô này được định dạng khác nhau, Microsoft Excel sẽ không thể nào tìm thấy các giá trị giống hệt nhau để so sánh. Chẳng hạn, ô A1 được định dạng là chuỗi, còn ô B1 thì được định dạng là số. Bạn có thể nhìn thấy kết quả khi mà hàm IF trả về như hình ảnh bên dưới, lý do là hai ô này định dạng khác nhau nên Excel đã không thể cho ra kết quả chính xác. Đó là lý do vì sao định dạng của chúng cần được thống nhất với nhau.
Vấn đề tương tự cũng có thể xảy ra nếu các ô được định dạng là mã ZIP, số điện thoại, tiền tệ…
Ghi chú: Nếu bạn đang tìm cách chuyển đổi số thành chữ thì đó lại là một nhiệm vụ khác. chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn trong thời gian sắp tới.
Các chuyển định dạng số sang chuỗi trong Excel bằng hàm TEXT
Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để chuyển định dạng số sang text trong Excel đó là sử dụng chức năng của hàm TEXT. Nó có thể biến một giá trị số thành chuỗi và cho phép lựa chọn cách hiển thị giá trị này. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần hiển thị số ở định dạng dễ đọc hơn, hoặc nếu như bạn muốn ghép các chữ số với hai định dạng Text hoặc Symbol lại với nhau. Hàm TEXT cho phép bạn chuyển đổi một giá trị số thành định dạng chuỗi ký tự, và do đó nó không thể tính được kết quả của phép toán.
Nếu như bạn đã quá quen với việc sử dụng các công thức trong Excel, nó sẽ không là vấn đề gì khi bạn đang tìm hiểu cách sử dụng hàm TEXT.
Bước 1: Tạo thêm một cột phụ ở bên cạnh cột có các số cần định dạng. Trong ví dụ của tôi, đó là cột D.
Bước 2: Nhập công thức =TEXT(A2,0) vào ô B2. Trong công thức, A2 là địa chỉ ô đầu tiên có các số cần chuyển đổi.
Bước 3: Sao chép công thức xuống các ô bên dưới.
Bước 4: Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy cột phụ sẽ được định dạng căn chỉnh sang bên trái.
Bước 5: Bây giờ, bạn cần chuyển đổi công thức thành các giá trị trong cột mới. Hãy tô đậm tất cả các giá trị trong cột phụ.
Bước 6: Nhấn Ctrl + C để sao chép cột phụ. Sau đó sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V để hiển thị hộp thoại Paste Special.
Bước 7: Bên trong hộp thoại Paste Special, lựa chọn mục Values như trong hình ảnh bên dưới.
Bạn sẽ thấy một tam giác nhỏ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của mỗi ô trong cột trợ giúp của bạn, điều đó có nghĩa chúng chính là phiên bản Text của các số có trong cột dữ liệu chính của bạn.
Bây giờ bạn có thể xóa dữ liệu cột chính và đổi tên cột phụ cho khớp hoặc sao chép kết quả vào cột chính và xóa đi cột trợ giúp.
Chú ý: Tham số thứ 2 trong hàm TEXT của Excel cho biết số sẽ được định dạng như thế nào trước khi được chuyển đổi. Bạn có thể hiểu rõ hơn với các ví dụ bên dưới:
Kết quả của =TEXT(123.25,”0″) sẽ là 123. Kết quả của =TEXT(123.25,”0.0″) sẽ là 123.3. Kết quả của =TEXT(123.25,”0.00″) sẽ là 123.25.
Sử dụng tùy chọn Format Cells để chuyển số thành chuỗi
Nếu bạn muốn nhanh chóng chuyển định dạng số sang text trong Excel, hãy sử dụng tùy chọn Format Cells.
Bước 1: Chọn tất cả các giá trị số mà bạn muốn định dạng dưới dạng chuỗi.
Bước 2: Sau đó nhấp chuột phải vào chúng và chọn tùy chọn Format Cells từ danh sách các lựa chọn được hiển thị xổ xuống. Mẹo: Bạn cũng có thể hiển thị cửa sổ Format Cells bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + 1.
Bước 3: Trong cửa sổ Format Cells, lựa chọn Text trong tab Number và nhấn OK.
Thêm dấu nháy đơn để chuyển định dạng text sang số nhanh chóng
Nếu như bạn chỉ cần chuyển đổi 2 hoặc 3 ô trong Excel từ định dạng số sang chuỗi, hãy thử thêm dấu nháy đơn trước các con số. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng thay đổi định dạng số thành văn bản.
Đơn giản là bạn chỉ cần nhấp đúp vào một ô và nhập dấu nháy đơn trước con số.
Bạn sẽ nhìn thấy một hình tam giác ngược nhỏ được thêm vào ở trong góc của mỗi ô này. Đây tuy không phải là cách tốt nhất để thực hiển chuyển đổi số lượng lớn ô từ định dạng số sang chuỗi nhưng đây sẽ là cách làm nhanh nhất nếu bạn chỉ cần chuyển đổi định dạng từ số sang text của 2 hoặc 3 ô dữ liệu trong Excel.
Cách chuyển đổi định dạng text sang số với tùy chọn Text to Columns
Bạn có thể ngạc nhiên nhưng tùy chọn Text to Columns khá tốt trong việc chuyển text thành số trong Excel. Chỉ cần làm theo các bước bên dưới để xem tùy chọn này hoạt động như thế nào:
Bước 1: Chọn cột mà bạn đang muốn chuyển đổi từ số thành chuỗi trong Excel.
Bước 2: Điều hướng đến tab Data và nhấp vào biểu tượng Text to Columns.
Bước 3: Chỉ cần nhấn Next liên tục ở cho đến bước số 3. Tại đây, hãy chắc chắn bạn đã chọn nút Text như trong hình ảnh bên dưới.
Bước 4: Nhấn Finish để xem kết quả.
5
/
5
(
1
vote
)
Bài 4. Định Dạng Văn Bản
Định dạng phông chữ (Font)
Định dạng font chữ làm thay đổi các định dạng của ký tự trong văn bản như: font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc…
Để định dạng font chữ ta thực hiện:
Bước 1: Chọn vùng văn bản cần định dạng (bôi đen đoạn văn bản).
Bước 2: Thực hiện định dạng bằng 1 trong 3 cách sau:
Cách 1: Chọn ribbon Home và nhấn vào các nút tương ứng trên group Font
Kí hiệuChức năng
Kí hiệu
Chức năng
Chọn Font chữ Gạch chân (nhấn mũi tên chọn kiểu gạch chân) Chọn cỡ chữ Gạch xuyên qua chữ (Strike Through) Tăng cỡ chữ Chỉ số dưới Giảm cỡ chữ Chỉ số trên Chuyển đổi in HOA/thường Hiệu ứng chữ, chữ nghệ thuật (WordArt) Xóa bỏ mọi định dạng ký tự Màu nền chữ In đậm Màu chữ In nghiêng Mở hộp thoại Font
Cách 2: Nhấn nút góc phải dưới ở group Font ở hình trên hoặc nhấn Ctrl+D để mở hộp thoại Font
Kí hiệuChức năng Chọn Font chữ Chọn kiểu chữ: Thường (Regular), Nghiêng (Italic), Đậm (Bold), Đậm nghiêng (Bold Italic) Chọn cỡ chữ Chọn màu chữ Chọn kiểu gạch chân Chọn màu gạch chân Đường thẳng xuyên qua chữ Hai đường thẳng xuyên qua chữ Chỉ số trên Chỉ số dưới Vùng xem trước kết quả Chọn mặc định (văn bản mới sẽ áp dùng định dạng font chữ đang chọn) Thêm hiệu ứng chữ
Cách 3: Khi nhấn chọn văn bản sẽ thấy xuất hiện 1 menu cho phép định dạng văn bản.
Chọn các nút chức năng tương tự như cách 1.
Khoảng cách ký tự (Character Spacing)
Khi soạn thảo, giữa các kí tự có khoảng cách với nhau, Word gọi chúng là Character Spacing, được hiểu là khoảng cách ký tự hay cũng gọi là giãn chữ.
Chúng ta thường dùng khoảng cách ký tự mặc định là Normal nhưng đôi khi cũng cần chỉnh lại khoảng cách này để văn bản được gọn gàng và dễ nhìn hơn.
Trong ví dụ ở trên ta cần đẩy chữ Sidebar lên dòng trên sẽ phù hợp hơn.
Để điều chỉnh lại khoảng cách chữ ta làm như sau:
Bước 1: Chọn 1 (hoặc nhiều) đoạn văn cần chỉnh lại khoảng cách chữ.
Bước 2: Nhấn nút góc phải dưới ở group Font ở hình trên hoặc nhấn Ctrl+D để mở hộp thoại Font
Chọn tab Advanced, rồi chọn các mục mong muốn ở dưới:
Co giãn ký tự theo tỉ lệ %
Mục Spacing (hay dùng) chọn:
Expanded: giãn các ký tự ra
Condensed: co gần các ký tự lại cho gọn
Khoảng cách co hoặc giãn ký tự
Vị trí của ký tự so với dòng (có thể lên hoặc xuống)
Cự ly lên xuống của ký tự.
Excel Trong 60 Giây: Cách Định Dạng Cell Styles
Bảng tính Excel khá hoàn hảo để lưu trữ dữ liệu, nhưng trông khá buồn tẻ và nhạt nhẽo không phong cách. Đó là lý do tôi sẽ dạy bạn cách định dạng Cell Styles trên Excel trong bài hướng dẫn này
Cách định dạng nhanh Cell Styles trên Excel
Lưu ý: X em hướng dẫn ngắn này thông qua ảnh chụp màn hình hoặc làm nhanh theo các hướng dẫn bên dưới kèm theo video này.
1. Chọn nhiều Cell Styles trên Excel
Các tùy chọn cell style trên Excel
2. Áp dụng một Header Style trên Excel
Header Style trên Excel (áp dụng ở trên bên phải)
3. Áp dụng những Style trên Excel vào bảng tính
Nếu bạn muốn thống kê theo công thức cố định bạn có thể áp dụng style tính toán như tôi đang làm ở đây Calculation Style. Tôi cũng có thể áp dụng một trong những style này cho nhiều cell cùng một lúc. Hãy xem bên dưới với những cell tôi đã làm sáng mà tôi muốn áp dụng style riêng lẻ và chọn trình đơn thả xuống một lần nữa. Như đã chọn, nó hiển thị tất cả đối với các cell được chọn.
Calculation Styles trên Excel (áp dụng cho dữ liệu về thu nhập).
Hoàn thành!
Kết hợp những style khác nhau để giúp cho bảng tính của bạn được cải thiện và dễ đọc hơn. Nếu bạn giống như tôi và không biết cách nào để làm cho bảng tính trông tốt hơn. Những style này là cách tuyệt vời cho bạn bắt đầu trên Excel sheets.
Thêm những bài hướng dẫn về Excel thú vị trên Envato Tuts+
Tìm toàn bộ những bài hướng dẫn về Excel trên Envato Tuts+ để giúp bạn học cách làm việc với dữ liệu của bạn tốt hơn trong bảng tính. Chúng tôi cũng có loạt các video hướng dẫn nhanh về Excel trong 60 giây để giúp hiểu rõ hơn về những công cụ trên Excel một cách nhanh chóng.
Bên dưới là một vài bài hướng dẫn về Excel bạn có thể tìm hiểu ngay bây giờ:
Ghi nhớ: Mỗi công cụ Microsoft Excel mà bạn học và bạn nắm vững trong công việc càng làm cho bạn vững thêm trong thực hiện bảng tính.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Chuyển Định Dạng Văn Bản Thành Định Dạng Số Trong Excel trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!